- Căn cứ vào hóa đơn số 002292 ngày 19 tháng 8 năm2011 của công ty TNHH MTV Lê Thắng
007799 17/8 Nhập kho do mua của xí
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
không ảnh hưởng đến công tác kế toán ở công ty song nó lại gây khó khăn trong việc quản lý chứng từ. Chẳng hạn khi xảy ra trường hợp mất mát chứng từ thì công ty khó xác định được là do thủ kho giao thiếu hay kế toán làm thất lạc chứng từ, mất mát, từ đó không quy trách nhiệm thuộc về ai vì vậy công ty cần lập phiếu giao nhận. Phiếu giao nhận chứng từ được lập riêng cho từng loại chứng từ nhập, xuất và được lập vào thời điểm thủ kho giao cho kế toán thì thủ kho đính kèm luôn phiếu giao nhận chứng từ với phiếu nhập xuất tương ứng. Phiếu giao nhận chứng từ được lập làm 2 liên một liên thủ kho giữ, một liên giao cho kế toán vật tư giữ.
Phiếu giao nhận chứng từ gồm 4 cột: Cột 1: Ghi nhóm vật liệu
Côt 2: Ghi số lượng chứng từ Cột 3: Ghi số hiệu chứng từ
Cột 4: Để ghi phần thiếu sót, sửa chữa khi cần thiết,
Phiếu giao nhận trên phải có đủ chữ ký của thủ kho và chữ ký của kế toán.
Công ty TNHH MTV Lê Thắng Mẫu số 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/ 3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Từ ngày đến ngày
Tên nhóm vật
liệu Số lượng Số hiệu CT Ghi chú
……… …………
……
……………… ……
Thủ kho Kế toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Trong kỳ vật liệu được xuất dùng theo vật liệu đã đề ra có thể dùng hết hoặc có thể không dùng hết. Nhưng phần lớn các công trình vật liệu còn tồn lại là do chưa được sử dụng mặc dù lượng tồn lại này là không đáng kể, chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số vật liệu xuất dùng.
Ở công ty cứ đến cuối kỳ thì bộ phận kiểm kê cuối kỳ đã trực tiếp tiến hành kiểm kê vật liệu tồn ở phân xưởng và sản phẩm chưa hoàn thành làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm dở dang phản ánh lượng vật liệu còn tồn tại đó bao gồm cả vật liệu không cần dùng nữa thì lập phiếu nhập lại kho sử dụng vào việc khác. Còn số vật liệu để sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để theo dõi lượng vật liệu tồn lại cuối kỳ tiếp theo. Như vậy, chỉ căn cứ vào biên bản kiểm kê sản phẩm sẽ làm khó quản lý theo dõi vật liệu hơn và khó lập kế hoạch sử dụng vật liệu cho kỳ tiếp theo hơn. Do đó, theo em công ty cần lập thêm phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Phiếu này do bộ phận sử dụng lập phải ghi rõ họ tên bộ phận sử dụng và lập thành 2 liên:
- Một liên giao cho phòng kế toán - Một liên giao cho phòng vật tư
Phương pháp lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ như sau: - Cột 1: ghi số thứ tự.
- Cột 2: ghi tên, quy cách vật tư, nhãn hiệu của vật tư còn lại cuối tháng. - Cột 3: ghi mã số vật tư.
- Cột 4: ghi đơn vị tính của từng loại vật tư. - Cột 5: ghi số lượng của từng loại vật tư còn tồn. - Cột 6: ghi lý do sử dụng của từng loại vật tư tồn lại.
Công ty TNHH MTV Lê Thắng Mẫu số 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/ 3/2006 của Bộ trưởng BTC)