Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ – CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong Chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Các chứng từ được lập kịp thời và theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không có hiện tượng một nghiệp vụ kinh tế được lập chứng từ nhiều lần hoặc nội dung chứng từ phản ánh sai bản chất kinh tế của nghiệp vụ, không có hiện tượng xuất hoá đơn giả nhằm kiếm lời.
Các chứng từ được lập đều có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, mọi chứng từ đều được kiểm tra nghiêm ngặt và được luân chuyển theo quy định, thường xuyên có sự đối chiếu giữa phòng kế toán và các phòng khác có liên quan.
Tại Công ty có phòng bảo quản lưu trữ chứng từ theo đúng yêu cầu về bảo quản lưu trữ chứng từ của Nhà nước. Tuỳ từng loại chứng từ có thời gian lưu trữ riêng, sau thời hạn lưu trữ chứng từ sẽ được đem đi huỷ với sự chứng kiến của những cá nhân có trách nhiệm theo quy định. Việc lưu trữ chứng từ một cách khoa học đảm bảo cho những sai sót chưa phát hiện kịp thời trong hiện tại thì vẫn sẽ có đủ căn cứ để phát hiện trong tương lai.
