III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2.
1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất
hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất .
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.Thủ tục xuất kho.
Trong công ty xây dựng Sông Đà 2 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2
68
69
liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất .
Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng )
Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên
+ Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ.
+ Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lưu giữ.
Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất.
Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu.
Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ.
69
70
Ví dụ: Ngày 25/12/2006, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An
Mẫu phiếu xuất kho như sau:
70
71
Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2006
Nợ TK621 Có TK 152
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Xuất tại kho: Lê Duy Thọ
ST T Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566 71 71
72
Người nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trưởng Thủ trưởng
3.Kế toán chi tiết vật liệu.
Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty xây dựng Sông Đà 2 nói riêng. Qua thực tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu.
Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật tư ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật tư.
Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2 như sau:
Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính.
Kế toán chi tiết vật lệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT
_ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán như sau:
72
73
*Ở kho:
Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau:
73
74
Đơn vị: THẺ KHO Mẫu số 06 VT
Công ty xây dựng Sông Đà 2 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 1/12/2006
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Tờ số 1 Mã số 1522902 ST T Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số lượng Chữ ký của KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 1/12/2006 7 1 2 3 4 12 3 26 20 6/12 8/12 18/12 20/12 Anh Đăng nhập xi măng Anh Đức nhận xm thi công ct Anh Hải nhập xm Chị Lan nh/ận xm thi công ct ... 50 35 50 35 74 74
75Tổng Tổng 224,2 224,2 Tồn kho ngày 31/12/2006 7
Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc.
• Ở phòng kế toán:
Thông thường kế toán vật liệu nhận được các phiếu nhập kho, xuất kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Ngoài ra, kế toán chi tiết vật tư phải có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Song thực tế ở công ty không lập sổ chi tiết vật tư để theo dõi kế toán chỉ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư.
Mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư như sau:
4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
75
76
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau:
+TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu
+TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết.
+TK 141 dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng.
Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế
Ngoài các Tk sử dụng như trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như TK 133, TK 111,112, TK 311...
*Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản:
Nợ TK141 – Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng Có TK111
76
77
Ví dụ như trường hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2006. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 như sau:
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra:
+Mua vật tư về nhập kho
+ Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât.
*Trường hợp mua về nhập kho
Công ty xây dựng Sông Đà 2 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt thép...Vật liệu nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...
- Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK152 Nợ TK 133
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng)
-Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau:
77
78
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán)
*Trường hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình hạng mục công trình.
Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331 – nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng.
Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường hợp trên.
Nợ TK 627 Nợ TK 133
Có TK 331,141
78
79
Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền
+ Báo cáo thanh toán tạm ứng
+ Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cước phí vận chuyển ....
Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản:
Nợ TK 331
Có TK 141
Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay nhắn hạn thì được định khoản như sau:
Nợ TK 331
Có TK 311
Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật tư để thi công công trình hạng mục công trìnhđược kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi...Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ
79
80
kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại sau đó được in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141
Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331
+ Sổ chi tiết TK 331
Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan.
5.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng:
TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642... để phản ánh.
Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho.
*Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty.
Vật liệu xuất kho của công ty thường được sử dụng cho mục đích sau: +Phục vụ cho thi công trình thường là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho.
80
81
+ Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thường là vật liệu trong kho.
+Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội.
*Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình.
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật tư, bảng quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621
Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc :
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình)
*Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627(2)
Có TK 152
*Trường hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định konả như sau: Nợ TK 621
Có TK 152
81
82
Kế toán cũng tiến hành mã hoá, nhập số liệu vào máy như trường hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu, sau đó được in ra các mẫu sổ để tiên cho việc theo dõi. Các mẫu sổ được trích dẫn như sau:
CHƯƠNG III