III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2.
1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài.
Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán...)lên phòng vật tư.
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho:
+Một liên do phòng vật tư giữ.
+ Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
+ Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán.
62
63
Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ.
Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải.
Hoá đơn GTGT như sau
HOÁ ĐƠN (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2006 ký hiệu:HC/01-B
63
64
Số 032977
64
64
Đơn vị bán hàng:Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải
Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:...MS:
Họ tên người mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Công ty xây dựng Sông Đà 2
Địa chỉ:Km 10 Nguyễn Trãi Hà Đông – Hà tây Tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt,...MS:0500236821 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Cát vàng M3 790 32.000 25.280.000
65
Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Công ty thuê xe ôtô, chủ xe là anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế toán thanh toán theo trình tự sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2006 ký hiệu:HC/01-B Số 033475
65
65
Đơn vị bán hàng:Anh Đỗ tuấn Đạt
Địa chỉ:...Số tài khoản: Điện thoại:...MS:
Họ tên người mua hàng:Lê duy Thọ Đơn vị: Công ty xây dựng Sông Đà 2
Địa chỉ:..Hà Đông Hà Tây Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt ...MS:0500236821-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vận chuyển cát vàng Chuyến 8 50.000 400.000
66
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư.
Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2006
Nợ TK: Có TK:
Họ tên người giao hàng: Nguyễn văn Nguyên
66
67
Theo...số...ngày...tháng...năm2...của doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2006.
Nhập tại kho: Lê Duy Thọ
ST T
Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vtư
Msố Đvt Slượng Đgiá Ttiền
Theo ct Thự c nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Cat vàng Thuế GTGT5% Cộng 790 790 32000 25.280.000 1.264.000 26.544.000
Người nhập Thủ kho Người viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai sáu triệu năm trăm bốn mươi ngàn. Phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị
67
68
Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ.
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.