Sơ đồ đàm phán:
a. Chuẩn bị giao dịch, tiến tới kí kết hợp đồng xuất khẩu.
Chuẩn bị giao dich, tiến tới hợp đồng xuất khẩu. Tiến h nh à đàm phán Ký kết hợp đồng Đánh giá HĐXK ký kết được của công ty
Vì tính chất phức tạp của hoạt động kinh doanh đối nhoại nên công ty luôn chú trọng khâu chuẩn bị trước khi tiến hành giao dịch. Công tác chuẩn bị giao dịch bao gồm các bước:
Thu thập thông tin.
Trước khi bước vào đàm phán giao dịch chính thức, công ty tiến hành thu thập các thông tin liên quan đến thương vụ này: lựa chọn thị trường xuất khẩu phức tạp hơn nhiều so với việc lựa chọn thị trường trong nước bởi vỡ các nước khác nhau có những nhu cầu, yêu cầu rất nhau về mỗi loại hàng hoá. Do vậy việc lựa chọn thị trường xuất khẩu đũi hỏi phải tốn nhiều thời gian và cụng sức mới đưa ra được quyết định đúng đắn. Khi nghiên cứu thị trường công ty cần chú ý đến các vấn đề:
- Thông tin về quy mô, cơ cấu, sự vận động của thị trường và các nhân tố làm thay đổi dung lượng của thị trường.
- Nắm vững thông tin về biến động giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới cũng như giá nguồn hàng cung cấp trong nước.
- Công việc nghiên cứu thị trường phải diễn ra thường xuyên liên tục vỡ thị trường luôn biến động.
Ví dụ như thị trường Hồng Kông là thị trường xuất khẩu truyền thốngvà chủ lực của công ty. Thị trường này có nhu cầu ổn định về mặt hàng thịt lợn. Tuy nhiên vào thời điểm công ty chuẩn bị cho đám phán chính quyền Hồng Kông lại có chính sách thắt chặt các yêu cầu về ATVS thực phẩm đối với thịt lợn nhập khẩu từ Việt Nam. Nguyên nhân là do từ cuối năm 2010 đến giữa năm 2011, một số lô hàng thịt lợn từ Việt Nam có hàm lượng tồn dư chất kháng sinh vượt quá mức cho phép. Điều này được công ty đánh giá là 1 yếu tố khiến cho vị thế đàm phán của công ty bị ảnh hưởng tiêu cực. Đối tác ở Hồng Kông có thể dựa vào lí do đó để ép giá sản phẩm.
-Thông tin về đối tác: Để lựa chọn đối tác kinh doanh c«ng ty thường dựa
vào những căn cứ sau:
+ Tỡnh hỡnh sản xuất, kinh doanh của đối tác để thấy được khả năng cung cấp lâu dài.
+ Quan điểm kinh doanh của đối tác trên thị trường trong nước cũng như trên thị trường quốc tế.
+ Lĩnh vực kinh doanh của đối tác.
+ Khả năng tài chính và cơ sở vật chất của đối tác. Khả năng thanh toán của đối tác trong ngắn hạn, dài hạn đảm bảo hợp đồng được thanh toán đúng thời hạn. Nghiên cứu sức mạnh về vốn, về công nghệ của đối tác cho thấy được những ưu thế trong thoả thuận về giá cả, điều kiện thanh toán.
+ Thụng tin và mối quan hệ trong kinh doanh.
- Thông tin về hàng hoá:
• Phẩm chất.
+ Trạng thái làm đông: bên ngoài, màu sắc. + Trạng thái giải đông: bên ngoài, màu sắc. + Trạng thái làm chín: mùi vị, nước luộc thịt.
• Số lượng.
Chuẩn bị nhân sự cho đàm phán.
Trách nhiệm đàm phàn được giao cho phòng kế hoạch tổng hợp. Tại đây có những nhân viên có trình độ chuyên môn về kinh doanh XNK và kinh nghiệm trong đàm phán và nắm vững pháp luật. Đội ngũ này sẽ tham mưu cho Ban giám đốc để có những quy địn chính xác.
Để chuẩn bị thương vụ cho những hợp đồng xuất khẩu đã kí kết, cán bộ chịu trách nhiệm về hợp đồng ngoài việc thành thạo tiếng anh, còn phải sử dụng tốt tiếng trung. Mặc dù theo tập quán giao dịch vẫn sử dụng tiếng anh nhưng để nhanh chóng nắm bắt thông tinvề diễn biến các thị trường đặc biệt là thị trường Châu Á thì tiếng trung là điều cần thiết. Theo tìm hiểu biêt được công ty chỉ có một cán bộ thoả mãn yêu cầu này. Đây là hạn chế về nhân lực làm công tác xuất khẩu của công ty.
Lập phương án kinh doanh.
Công tác lập phương án kinh doanh được thực hiện trên cơ sở những thông tin thu thập được. Tuy nhiên trên thực tế đối với những thương vụ này
cũng như các thương vụ khác , công ty không lập phương án kinh doanh cụ thể.
Khi nhận được thông tin từ đối tác, cán bộ chịu trách nhiệm báo cáo cho lãnh đạo phòng kế hoạch tổng hợp phụ trách xuất khẩu. Sau đó thông tin này được thành lập thành 1 bản báo cáo trình lên tổng giám đốc.
Chuẩn bị chiến lược đàm phán.
Để tạo mối quan hệ thân thiết và hoà bình với các đối tác. Nên chủ trương của công ty trong đàm phán là phải giữ gìn hoà khí giữa các bên. Để làm được điều này công ty chuẩn bị sẵn những vấn đề có thể gây ra bất đồng ý kiến và xây dựng phương án nhân nhượng có thể chấp nhận được bao gồm: giá cả, phương thức thanh toán, chứng tư thanh toán.
b. Tiến hành đàm phán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình đàm phán với các đối tác rút ngắn được thời gian và tiết kiệm chi phí do đã giao dịch nhiều lần trước đây.
Bên đối tác gửi 1 đơn đặt hàng cho cho công ty. Trong đó nói đến mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá. Nếu không đồng ý điều khoản nào thì công ty sẽ đàm phán thông qua điện thoại hoặc email.
Một số vấn đề đưa ra trong đàm phán:
- Số lượng hàng hoá: mà đối tác đưa ra có được chấp nhận hay không là tuỳ thuộc vào khả năng thu mua mặt hàng của công ty, trên cơ sở hình thành nguồn cung cấp mặt hàng của công ty mà lượng hàng trong phạm vi có thể cung cấp sẽ được chấp nhận.
- Bao bì, đóng gói, kí mã hiệu: với điều khoản này công ty đàm phán để xác định xem loại bao bì được sử dụng có chất lượng như thế nào, đóng gói theo cách thức nào, trên bao bì kể kí mã hiệu ra sao. Công ty cần làm rõ điều này vì nó là một phần quyết định đến giá cả của sản phẩm.
- Phương thức thanh toán. theo thoả thuận giữa 2 bên, nhưng hầu hết công ty đều thực hiên phương thức thanh toán TTR.
- Giá cả: khi đàm phán công ty không đưa ra mức giá mà mình mong muốn mà đưa ra một mức giá cao hơn một chút. Bỡi lẽ đối tác là một công ty
Châu á nên thường hay mặc cả để hạ thấp giá mua. Công ty sử dụng cách thức này nhằm tạo cho đối tác cảm giác la đã thu được nhiều lợi ích hơn.
c. Kí kết hợp đồng
Sau khi đàm phán được công ty sẽ gửi 1 bản hợp đồng cho đối tác đã có chữ kí của tổng giám đốc , đóng dấu của công ty sẵn thành 4 bản. Đối tác sẽ ký chấp nhận vào 4 bản hợp đồng đó. Họ giữ lại 2 bản, Gửi trả lại cho công ty 2 bản. Các bản hợp đồng có giá trị ngang nhau.
d. Đánh giá hợp đồng xuất khẩu ký kết được của công ty.
Ví dụ: đối với thương vụ này, công ty sử dụng hợp đồng mẫu sử dụng chung cho các hợp đồng xuất khẩu của công ty. Trong hợp đồng số
04/2011/KD-HK chỉ gồm các điều khoản:
- Tên hàng: FROZEN SUCKLING PIG - Số lượng: 12MTs
- Gía cả: USD 4,85 CIF HONGKONG
- Đóng gói, ký mã hiệu: ONE PIECE, FOUR PIECE/ CARTON, MARKING A6.
- Thời hạn giao hàng: not later than 15/05/2011 - Thanh toán: TRR
Nhìn chung 1 hợp đồng như vậy là khá đơn giảnvà để lộ một số sơ hở dễ nảy sinh tranh chấp.
Một là: điều khoản giá cả quy định sử dụng điều khoản cơ sở giao hàng (Incoterms) quy định thành phần giá cã nhưng lại không quy định đến phiên bản được dẫn chiếu la phiên bản nào. Bởi lẽ tất cả các phiên bản Incoterms đều còn nguyên giá trị nếu không quy định rõ ràng sẽ gây ra hiểu lầm không cần thiết .
Hai là, không có quy định điều khoản quy cách, phẩm chất. Khi không có điều khoản này thì không có cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu người mua cho rằng hàng hoá được giao hàng không đúng yêu cầu của họ
Ba là, không quy định dung sai trong hợp đồng mặc dù bán cho đối tác quen nhưng việc quy định dung sai là điều cần thiết để hạn chế bớt rủi ro cho công ty nếu giao hàng không đúng số lượng trong hợp đồng.
Bốn là thiếu điều khoản trọng tài nếu có tranh chấp giữa hai bên mà không thể tự thương lượng hoà giải thì tốt nhất là tìm đén sự phân sử của 1 toà án hay trọng tài. Bởi lẽ trọng tài có thủ tục đơn giản, xét sử kín giữ được bí mật kinh doanh. Quan điểm của trọng tài là hoàn toàn trung lập, thời gian xét xử ngắn...
Tuỳ theo từng hợp đồng với từng đối tác mà công ty có thể điều chỉnh mức độ nghiêm ngặt hay lới lỏng của từng điều khoản.