2.3.1 Một số vấn đề chung về giao tiếp công sở
-Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người với người, nhằm thực hện hóa giữa các quan hệ xã hội giữ chủ thể này với chủ thể khác.
-Giao tiếp là sự chia sẻ ý nghĩ, tình cảm thông tin với một người hoặc nhiều người. Trong giao tiếp chúng ta thường sử dụng lời nói để biểu đạt ý nghĩ của mình và để trao đổi thông tin với người khác.
Tại mỗi cơ quan, đơn vị đều có cách giao tiếp riêng của mình. Công tác giao tiếp của người thư ký tại Báo Thanh Niên được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, từ công việc tiếp xúc với bạn đọc, nghe một cuộc điện thoại hay một cuộc gặp gỡ đầy sẻ chia, qua đó nhiều số phận nhiều tấm lòng đã được kết nối.
Hàng ngày tại Báo Thanh Niên, thư ký tiếp rất nhiều bạn đọc đến với Tòa soạn hoặc bạn đọc gọi điện thoại đến vì mục đích chỉ là để góp ý cho tờ báo, một số bài báo hay, một số bài báo bạn đọc chưa vừa ý, cũng có thể họ đến Tòa soạn để trình bày một nỗi niềm riêng tư và thậm chí còn có cả những người mang đơn thư đến khiếu tố những chuyện mà người ta bức xúc trong cuộc sống.
2.3.2 Các loại hình giao tiếp mà thư ký Báo Thanh Niên thực hiện
a.Giao tiếp trực tiếp: Là một loại hình giao tiếp mà các chủ thể gặp gỡ trao đổi trực tiếp với nhau, tại Báo Thanh Niên thư ký sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ, lời nói để giao
tiếp với mọi người. Bao gồm lãnh đạo, bạn bè, đồng nghiệp, bạn đọc và đối tác khi gặp gỡ trực tiếp…
b. Giao tiếp gián tiếp: Là loại hình giao tiếp tại Báo Thanh niênthực hiện khi không có điều kiện gặp gỡ trực tiếp, thông qua các hình thức như: điện thoại, E-mail, fax,
12. 14:26:00 4’ Clíp Nội dung về 3 trường: ĐH Quốc tế Sài Gòn, ĐH Lạc Hồng và CĐ Bách Việt
thư, yahoo…Trong đó giao tiếp qua điện thoại là một nét văn hóa không thể thiếu và là công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho công việc thường nhật tại tòa soạn.
Một ngày tại Báo Thanh Niên có hàng trăm gọi đến từ các văn phòng đại diện của Báo, cuộc gọi đến từ bạn đọc để phản ánh các vấn đề trong cuộc sống hay các lời nhận xét góp ý, các cuộc gọi đến từ đối tác…Với những tình huống khác nhau thì khi nghe điện thoạiđã giúp em linh hoạt và khôn khéo để xử lý và làm hài lòng người đối thoại.
Một cuộc gọi đến tòa soạn Báo Thanh Niên
- Chuông reo
- Ban Giáo Dục Báo Thanh niên xin nghe
- Sáng nay, tôi có đọc bài báo về mô hình chăn nuôi lươn của anh Phú ở Củ Chi,tôi rất thích mô hình này và muốn trao đổi thêm thông tin với chủ mô hình.
- Vâng! Đây là bài báo do phóng viên Lê Thanh thực hiện. Hiện anh Lê Thanh đang ra ngoài viết tin.Anh có thể để lại số điện thoại.Khi có địa chỉ của chủ mô hình, em sẽ liên lạc ngay với anh.
- Cảm ơn cô, số điện thoại cả tôi là 090…. - Vâng, số anh là 090…..
- Đúng.
- Khi có thông tin em sẽ liên lạc ngay với anh. Chào anh.
Kinh nghiệm đạt được:
Trong quá trình thực tập tại báo Thanh Niên, em đã có cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp. Môi trường đó đã tạo ra những thuận lợi không chỉ trong công tác văn phòng mà còn nâng cao kỹ năng giao tiếp và ứng xử cùng đồng nghiệp cùng một lượng lớn bạn đọc. Nhờ vậy, em đã cải thiện rất nhiều trong lời nói, cử chỉ và thái độ giao tiếp.Việc tham gia vào bộ phận tuyển sinh, em học hỏi từ anh chị các tiêu chí khi làm việc nhóm đó là, một tập thể thống nhất, một hệ thống đồng nhất tạo nên sự thành công nhất cho công việc.
CHƯƠNG 3
NHẬN XÉT
3.1 Nhận xétchung
Báo Thanh Niên cơ quan ngôn luận của Hội Liên Hiệp Thanh Niên Việt nam, đã trải qua chặng đường 25 nămtừ khi hình thành và phát triển đến nay Báo Thanh Niên đã tạo nên chỗ đứng vững chắc trong lòng độc giả.
Sau hai tháng đi thực tập tại báo Thanh Niên đó không phải là một thời gian dài nhưng thông qua những công việc em đã được trực tiếp thực hiện,em đã phần nào nắm được nền tảng kiến thức văn phòng, những kinh nghiệm làm việc quý báu trong việc lập danh sách và viết nên kịch bản của các đợt tư vấn. Từ đó em cũng đã có cơ hội so sánh được thực tế công việc tại nơi thực tập với những kiến thức sách vở đã được học. Đó là hành trang mà em có được trong quá trình chinh phục con đường học tập.
Báo Thanh Niên hoạt động trong lĩnh vực nhiều cạnh tranh và truyền tải thông tin mang tính thời sự, mang đậm hơi thở của cuộc sống thường nhật, với đội ngũ phóng viên, nhân viên trẻ, nhiệt huyết, mang tình yêu nghề và trách nhiệm phục vụ cho độc giả và cùng chung tay xây dựng một đơn vị vững mạnh.Tinh thần kết nối giữa các phòng ban và sự hợp tác giữa các phóng viên đã tạo nên một thực thể: Báo Thanh Niên vững chắc như ngày hôm nay.
3.1.1 Đối với công tác tổ chức cuộc họp, hội nghịa. Ưu điểm a. Ưu điểm
. Để tổ chức cho các chương trình, hoạt động được diễn ra liên tục và kịp thời thì trước đó em đã có những kế hoạch, và những phương án dự trù cụ thể nhằm đảm bảo cho chương trình, hoạt động đạt được hiệu quả cao nhất.
-Việc tổ chức cuộc họp diễn ra đúng mục đích, nội dung và đúng giờ đã định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý các hoạt động của tòa soạn Báo và các văn phòng đại diện.
-Mỗi chương trình, kế hoạch được thiết kế, chuẩn bịchu đáo và chi tiết. -Xây dựng quy trình tổ chức một cách khoa học, hiệu quả và tiết kiệm.
-Công tác chuẩn bị các cuộc họp được chuẩn bị tốt từ việc lập kế hoạch, xác định thành phần tham dự, chuẩn bị tài liệu văn bản.
b. Hạn chế
Hằng ngày có rất nhiều văn bản, kế hoạch được gửi đến tòa soạn, nhưng đôi lúc không gửi đích danh trực tiếp đến các phòng, ban hay cá nhân. Gây ra khó khăn cho việc cấp nhật và tổng kết lại, làm chậm quá trình nhận ra những thiếu sót để khắc phục, sửa chữa.
3.1.2 Đối với công tác tổ chức tuyển sinh mùa thi 2013a.-Ưu điểm a.-Ưu điểm
- Là một cơ quan truyền thông báo chí cùng với sự hỗ trợ của Bộ Giáo dục và Đào Tạo, nên công tác tổ chức mùa thi đã trở thành một truyền thống hàng năm của Báo, nhằm cung cấp những thông tin và qui chế mới nhất cho học sinh và phụ huynh. Hỗ trợ cho nên giáo dục nước nhà đi theo qui cách trọn vẹn nhất.
-Công tác chuẩn bị được thực hiện chu đáo từ việc xây dựng lịch trình chuyến đi cụ thể, xác định thời gian chuyến đi, thời gian tiến hành công việc, thời gian dự trù, những thủ tục cần thiết như giấy giới thiệu, giấy công lệnh, quyết định công tác…đến những khoản dự trù kinh phí và công tác tổng kết sau chuyến đi.
- Các chuyến đi được chuẩn bị một cách công phu, tỉ mỉ và thật chi tiết. Hạn chế được thấp nhất những sai sót và rủi ro, đảm bảo công việc tiến hành đúng lịch trình và yêu cầu đề ra.
-Việc giao nhiệm vụ trong kế hoạch, chương trình đáp ứng đúng với năng lực, phân công công việc rõ rang.
b. Hạn chế
- Khi tổ chức một chuyến đi công tác gồm nhiều người, giống như chương trình tư vấn mùa thi năm 2013, công tác chuẩn bị cho chuyến đi còn một số yếu tố chưa được rà soát, kiểm tra kỹ nên tiến độ công việc diễn ra chưa đạt đúng theo yêu cầu. - Chưa dự đoán được hết những thay đổi ở địa phương nơi đến công tác, nên khi có trường hợp phát sinh bị rơi vào thế bị động, rất vất vả để xử lý tình huống.
3.1.3 Đối với công tác giao tiếpa.Ưu điểm a.Ưu điểm
- Tuỳ theo khách hàng và từng trường hợp khác nhau, mà em đã áp dụng những hình thức giao tiếp khác nhau.Cùng với cách ứng xử khéo léo, tế nhị, thông minh là một điểm mạnh của người làm công việc văn phòng của Báo Thanh Niên.
-Môi trường làm việc đa đạng cả về cơ cấu tổ chức và độ tuổi hoạt động, tạo điều kiện học hỏi và thực hành những kỹ năng nhằm trau dồi và nâng cao chuyên môn giao tiếp.
b.Hạn chế
Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số chi tiết nhỏ gây ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình giao tiếp như: công việc văn phòng và nghề báo đôi lúc quá tải, ảnh hưởng lên cảm xúc nhất thời và quá trình giao tiếp đối với các đối tượng trong hoàn cảnh đó.
PHẦN KẾT LUẬN
Chuyên ngành kinh tế không chỉ dừng ở việc tiếp nhận những kiến thức chuyên môn về kinh doanh mà còn phải trau dồi cho bản thân mình những kỹ năng văn phòng và khả năng hoạch định kế hoạch.Đó chính là nền tảng cho mỗi sinh viên tài chính doanh nghiệp bước vào môi trường làm việc chuyên nghiệp trong tương lai.Chính vì vậy, em thật sự trân trọng khoảng thời gian thực tập tại Báo Thanh Niên vì đã cho em những cơ hội để học hỏi và cải thiện bản thân lên một nấc thang mới.
Bên cạnh những thành công đạt được trong đợt thực tập này, em nhận thấy nguồn kiến thức và kinh nghiệm công việc trang bị cho bản thân vẫn còn nhiều hạn chế, trải qua quá trình thực tập nhờ sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của Ban Giáo dục và các anh chị phóng viên em đã phần nào hoàn thiện được những lỗ hổng kiến thức, hạn chế phần nào những khiếm khuyết và làm phong phú thêm vốn hiểu biết của mình.
Qua đợt thực tập tại Báo Thanh Niên tôi nhận thấy công việc còn phức tạp hơn những gì đã học. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, lo các vấn đề liên quan về nhân sự, thư ký còn phải biết cách dung hoà các mối quan hệ giữa tất cả các thành viên để phục vụ cho mục đích chung của toàn cơ quan. Để hoàn thành tốt những yêu cầu đó là người thư ký phải thành thạo các nghiệp vụ văn phòng và thường xuyên trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản như tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, tổ chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với đối tác theo những yêu cầu đột xuất không định trước...
Đợt thực tập này giúp em tiếp cận được với những công việc văn phòng là như thế nào, em nhận ra được một điều con đường học vấn và học đời không thể thiếu vắng niềm đam mê của bản thân mình, vì đó chính là nguồn động lực để bản thân vượt qua tất cả những trở ngại và khó khăn trong quá trình công tác.
Để bày tỏ lòng tri ân sâu sắc, một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Thầy cô, Ban lãnh đạo Báo Thanh Niên, cùng các anh chị phóng viên đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ cho tôi trong suốt quá thời gian qua. Ngày hôm nay em không có gì để đến đáp cho công ơn ấy,em nguyện xin hứa sẽ cố gắng học hỏivà phấn đấu không ngừng khẳng định năng lực và vốn kiến thức đã được thầy cô
truyền đạt, để không phụ những tình cảm yêu quý mà mọi người đã dành cho em. Kính chúc Thầy cô, Ban lãnh đạo và các anh chị phóng viên Báo Thanh Niên dồi dào sức khỏe, may mắn và thành công.