Thông qua chức năng nhiệm vụ của bộ phận Marketing có trình độ và luôn được quan tâm tăng cường mà Công ty sẽ điều chính hoạt động của mình đúng trọng điểm, có nghĩa là đúng vùng, đúng thị trường và đúng đối tượng, tránh phát triển thiếu định hướng làm phân tán và tiêu tốn nguồn lực mà mang lại lợi ích không cao, nhận biết được cơ hội cũng như nguy cơ để có biện pháp ứng phó kịp thời và hiệu quả.
- Tăng khả năng bao phủ thị trường từ 8 tỉnh thành (hiện nay) lên đến 25 tỉnh
3.3.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 trong xây lắp
Khái quát chung về hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000.
* Đây là một tổ chức phi Chính phủ thành lập năm 1947 có trụ sở chính ở Thuỵ Sỹ. Hiện nay, có 120 nước tham gia và Việt Nam tham gia năm 1987. Nhiệm vụ chính là thúc đẩy sự phát triển vấn đề về tiêu chuẩn hóa và những hoạt động có liên quan nhằm tạo điều kiện cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên thị trường quốc tế và sự hợp tác chặt chẽ trong lĩnh vực trí tuệ, kỹ thuật và các hoạt động kinh tế khác.
Năm 1955 bộ tiêu chuẩn của ISO9000 là các quy định về đảm bảo chất lượng của NATO.
Năm 1969 bộ tiêu chuẩn ISO9000 là sự kết hợp của các tiêu chuẩn của Anh và Mỹ và các thành viên của NATO.
Năm 1972 bộ tiêu chuẩn ISO9000 chính là hệ thống đảm bảo chất lượng của các công ty cung ứng thiết bị cho quốc phòng Anh.
Năm 1979 bộ tài chính quốc phòng Anh sử dụng hệ thống BS 5750 trong lĩnh vực quản lý tài chính.
Năm 1987 lần đầu tiên ISO 9000 được công chính thức công bố gồm 5 bộ tiêu chuẩn.
Năm 1994 người ta soát xét và hoàn chỉnh bộ tiêu chuẩn ISO9000. Và được 111 nước áp dụng và có khoảng gần 300 tổ chức trên thế giới có quyền cấp giấy chứng nhận.
Năm 2000 Soát xét lại lần 2 và chia thành 4 bộ tiêu chuẩn chính với nội dung được rút gọn lại.
* Cấu trúc ISO 9000.
Bộ tiêu chuẩn ISO9000 - 1994 được chia thành 4 nhóm chính và gồm 24 tiêu chuẩn là:
- Nhóm các tiêu chuẩn hướng dẫn về quản trị chất lượng - Nhóm các tiêu chuẩn hướng dẫn đảm bảo chất lượng - Nhóm các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng
- Nhóm các tiêu chuẩn kiểm soát đánh giá chất lượng và đào tạo.
Trong các nhóm tiêu chuẩn trên chúng ta chủ yếu quan tâm tới nhóm thứ 3 đây là các tiêu chuẩn được áp dụng nhiều, nó chính là:
+ ISO 9001: Hệ thống đảm bảo chất lượng trong thiết kế, sản xuất, lắp đặt, phát triển và dịch vụ.
+ ISO 9002: Hệ thống đảm bảo chất lượng trong, sản xuất, lắp đặt, và dịch vụ.
+ ISO 9003: Hệ thống đảm bảo chất lượng trong khâu kiểm tra cuối cùng và thử nghiệm.
a. Phương thức thực hiện
- Cam kết của lãnh đạo trong Công ty: Lãnh đạo trong Công ty phải thấy được sự cần thiết và quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 và quyết định, cam kết cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cho việc áp dụng thì khi đó quá trình thực hiện mới có kết quả.
- Đánh giá chuẩn đoán: Thuê các chuyên gia tư vấn đánh giá và viết báo cáo đầy đủ chi tiết về tình hình thực tại của hệ thống quản lý chất lượng trong Công ty và báo cáo này sẽ được gửi lên lãnh đạo doanh nghiệp xem xét và sẽ là cơ sở cho quá trình tư vấn tiếp theo.
- Thành lập ban chỉ đạo và chỉ định người đại diện lãnh đạo: Ban lãnh đạo sẽ cử một đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện. Ban thực hiện ISO 9000 gồm các thành viên đại diện các đơn vị trong doanh nghiệp tham gia vào việc điều hành và giải quyết các vấn đề.
- Đào tạo nhận thức và xây dựng văn bản: Mọi thành viên trong Công ty đều phải được đào tạo để hiểu biết về hệ thống ISO và có khả năng lập các văn bản về hệ thống chất lượng, quy trình, hướng dẫn công việc. Bên cạnh đó còn phải đào tạo các chuyên viên đánh giá nội bộ.
- Xây dựng văn bản và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng: Công ty xác định, lập chính sách chất lượng, kế hoạch chất lượng dưới sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn. Sau khi đã xây dựng song bắt tay vào thực hiện theo các văn bản đã xây dựng.
- Đánh giá trước chứng nhận: Các chuyên gia tư vấn và các chuyên viên đánh giá nội bộ sẽ tiến hành đánh giá để kiểm tra sự phù hợp của hệ thống chất lượng với các tiêu chuẩn của ISO để sau đó đưa ra những yêu cầu hành động khắc phục tới các đơn vị liên quan.
- Hành động khắc phục: Công ty hoàn thành các hành động khắc phục theo những yêu cầu của chuyên gia và gửi đơn xin đánh giá chứng nhận tới các cơ quan chứng nhận đã lựa chọn.
- Chứng nhận: các cơ quan chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá, nếu hệ thống chất lượng được thoả mãn cơ quan chứng nhận sẽ đề nghị việc chứng nhận và những kiến nghị các hành động khắc phục nếu có các điểm không phù hợp. Các chuyên gia tư vấn sẽ hỗ trợ cho Công ty xem xét các kết quả đánh giá và đề ra các hành động khắc phục.
b. Điều kiện thực hiện giải pháp
- Lãnh đạo Công ty phải cam kết, thống nhất mục tiêu và xây dựng một nội bộ tốt bên cạnh đó phải khuyến khích mọi người phát huy tinh thần sáng tạo và đoàn kết.
- Đào tạo CBCNV trong Công ty những kiến thức về hệ thống chất lượng ISO 9001.
- Phương pháp quản lý các hoạt động phải được thực hiện quản lý như một quá trình trong một hệ thống và được cải tiến liên tục.
- Viết tất những gì sẽ làm, làm tất cả những gì đã viết và nêu chứng cớ. Kiểm tra lại những việc đã làm so với những cái đã viết lưu trữ hồ sơ tài liệu về các hoạt động chất lượng, Xem xét đánh giá duyệt lại hệ thống một cách thường xuyên.
c. Hiệu quả của giải pháp
- Là phương tiện có hiệu quả giúp các doanh nghiệp tự xây dựng và áp dụng các hệ thống đảm bảo chất lượng.
- Tạo ra hệ thống buôn bán tin cậy nhanh chóng và thuận tiện, là cơ sở để bên mua căn cứ vào đó tiến hành kiểm tra người sản xuất trước khi ký kết hợp đồng.
- Tăng uy tín cho doanh nghiệp nhờ tạo ra các sản phẩm có chất lượng tốt và lòng tin đối với khách hàng. Bên cạnh đó làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế.
- Làm giảm chi phí về kiểm tra, kiểm định chất lượng. Thúc đẩy doanh nghiệp làm việc tốt hơn nhờ thay đổi văn hóa và phong cách làm việc
- Đảm bảo lợi ích cho người tiêu dùng.
3.3.3. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị theo nguyên tắc công bằng và bình đẳng theo tỷ lệ góp vốn
Các công ty liên doanh ở nước ta hiện nay được tổ chức theo cơ cấu công ty trách nhiệm hữu hạn đó là : Hội đồng quản trị, tổng giám đốc và các giám đốc điều hành, các cán bộ quản lý (tuỳ theo quy mô và loại hình hoạt động của Công ty).
Trên thực tế, cũng như một số Công ty liên doanh khách Công ty Vietsure star cho thấy có một số vấn đề nổi lên cần giải quyết.
- Phải lựa chọn mô hình tổ chức quản lý thích hợp
Mô hình tổ chức quản lý của Công ty liên doanh rất phong phú và đa dạng. Nhưng tựu trung lại có 2 loại mô hình tiêu biểu sau :
Một là : Công ty liên doanh là một tổ chức đơn lẻ, độc lập. Nó được tổ chức theo mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn, hoặc Công ty cổ phần. Loại Công ty này có thể được thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng, hoặc theo sản phẩm.
Hai là : Công ty liên doanh là một chi nhánh, một cứ điểm của Công ty
đa quốc gia. Xí nghiệp liên doanh loại này được tổ chức theo mô hình đa quốc gia đó là cơ cấu tổ chức quản lý theo đại lý có Công ty mẹ và các Công ty chi nhánh đặt ở các vùng và các nước khác nhau.
Công ty mẹ quản lý nhiều Công ty con bằng bộ máy quản lý thống nhất và chiến lược kinh doanh thống nhất.
Chọn mô hình quản lý và quyền của các bên tham gia liên doanh. Căn cứ để lựa chọn mô hình là : Quy mô của Công ty và triết lý quản lý, triết lý kinh doanh của các chủ sở hữu, hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Hiện nay do quy mô của Công ty Việt Sáng Tạo quá nhỏ triết lý kinh doanh không rõ ràng mà việc lựa chọn dứt khoát mô hình quản lý chưa được thực hiện. Đây là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến sự không ổn định về doanh thu của Công ty.
Trên thực tế Công ty Việt Sáng Tạo có mô hình quản lý theo kiểu thứ nhất, tuy nhiên về bản chất nó lại hoạt động theo mô hình thứ hai. Do đó đã có sự mẫu thuẫn làm kìm hãm sự phát triển của Công ty.
- Trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý Công ty, các cán bộ phía Việt Nam trước hết cần có tiếng nói và vị trí thích đáng trong lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức quản lý thích hợp theo hướng không chỉ thực hiện tốt mục tiêu chung của Công ty mà còn phải thực hiện tốt mục tiêu cụ thể và lợi ích của phía Việt Nam trong Công ty.
Nếu chọn mô hình gắn được với Công ty đa quốc gia chúng ta sẽ có nhiều khả năng để hoà nhập với thị trường quốc tế.
- Phải đấu tranh để tăng số cán bộ Việt Nam về số lượng cũng như chất lượng có trong cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty. Nếu số lượng và tỷ lệ các thành viên Việt Nam tham gia HĐQT phụ thuộc vào tỷ lệ góp vốn, thì số lượng và tỷ lệ người Việt Nam tham gia vào bộ máy quản trị lại không tỷ lệ thuận với tỷ lệ góp vốn mà tùy thuộc vào hiệu quả của sự lựa chọn cán bộ người Việt Nam hay người Hàn Quốc và năng lực, trình độ của cán bộ Việt Nam. Vấn đề cần phải hết sức quan tâm hiện nay là : cần khẩn trương, tích cực đào tạo một đội ngũ đông đảo cán bộ người Việt Nam có đủ trình độ ngoại ngữ, quản lý chuyên môn, nghiệp vụ để tham gia vào bộ máy quản lý Công ty ở tất cả các cương vị, trong đó có chức vụ cao nhất.
- Phải hoàn thiện cơ chế điều hành, cơ chế hoạt động của Công ty.
Một bộ máy chỉ hoạt động có hiệu quả khi có cơ chế hoạt động thích hợp. Cơ chế hoạt động của Công ty phải đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu của Công ty trên cơ sở sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp các khâu, các qúa trình sản xuất kinh doanh và quản lý. Để có cơ chế hoạt động và cơ chế điều hành có hiệu lực và hiệu quả cần :
+ Chuẩn xác hoá, khoa học hoá hợp đồng và điều lệ liên doanh. Từ hợp đồng và điều lệ cần cụ thể hoá thành các thoả ước, các quy chế, nội quy chế độ làm việc.
+ Đề cao tinh thần hợp tác, hiểu biết lẫn nhau. Cố gắng giải quết các mâu thuãn, bất đồng thông qua thương lượng.
+ Đào tạo và tuyển chọn cán bộ quản lý và tiếp tục đào tạo bồi dưỡng họ trong quá trình làm việc.
b. Điều kiện thực hiện giải pháp
- Hai bên cùng có quyền quyết định các chính sách phát triển của Công ty : Giá sản phẩm đổi mới công nghệ, tuyển dụng nhân lực, tìm kiếm thị trường…
- Có sự can thiệp của chính phủ Việt Nam để ngày càng hoàn thiện hơn luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam.
- Các cán bộ Việt Nam phải có trình độ cao tương ứng với các cán bộ nước ngoài về các lĩnh vực của hoạt động kinh tế trên thị trường trong cũng như ngoài nước.
c. Hiệu quả của giải pháp
Vai trò chức năng và nhiệm vụ của các cán bộ phía Việt Nam được nâng cao. Chính vì vậy lợi ích cũng được cải thiện. Bên nước ngaòi không thể khống chế quyền sản xuất kinh doanh bởi vì lúc này Việt Nam ở thế chủ động, phía Hàn Quốc sẽ không dễ dàng chuyển lợi nhuận về trước làm giảm phần lợi nhuận liên doanh mà đáng ra phía Việt Nam được hưởng, đồng thời phần thuế mà Nhà nước thu được tăng lên.
Trình độ và kinh nghiệm quản lý của các cán bộ Việt Nam được nâng cao do đó có nhiều thuận lợi trong việc thực hiện những mục tiêu chung của Công ty.
3.3.4. Tăng cường công tác xây dựng kế hoạch đầu tư dài hạn
a. Phương thức thực hiện
* Về công tác tổ chức
Việc xây dựng kế hoạch đầu tư dài hạn là một trong những nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà các quản trị cấp cao trong Công ty phải thực hiện. Nó phải do Giám đốc Công ty, các phí Giám đốc và một số trưởng phòng quan trọng cùng tham gia xây dựng. Chứ không nên giao cho một ban dự án đơn thuần như Công ty hiện nay vẫn làm. Giám đốc sẽ là người chỉ đạo phối hợp trực tiếp thực hiện xây dựng kế hoạch đầu tư, các phó giám đốc, các trưởng phòng tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực của mình và thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc giao phó. Sau khi xây dựng xong kế hoạch đầu tư dài hạn thì Công ty mới nên giao cho bạn dự án đầu tư tổ chức thực hiện theo kế hoạch đã đề ra dưới sự chỉ đạo trực tiếp của một phó Giám đốc nào đó theo như kiến nghị thì ban dự án đầu tư do phó giám đốc kinh doanh sẽ chỉ đạo trực tiếp.
* Các bước tiến hành
- Bước 1 : Xác định rõ mục tiêu của hoạt động đầu tư đó là đầu tư mở
rộng sản xuất nhằm nâng công suất của Công ty trong những năm tới đồng thời đảm bảo nâng cao được năng suất và chất lượng của sản phẩm. Công suất tăng thêm chủ yếu là công suất sản xuất.
- Bước 2 : Xác định rõ các phương án đầu tư có thể có của Công ty Thực trạng về dây chuyền công nghệ và máy móc thiết bị của Công ty hiện nay cho thấy Công ty có thể đề ra hai phương án đầu tư sau :
+ Phương án 1 : Đầu tư mở rộng công suất của công nghệ sản xuất Starter 40w bằng cách cơi nới, mở rộng thay thế và lắp đặt thêm các máy móc thiết bị và dây chuyền công nghệ mới trên cơ sở của công nghệ sản xuất hiện có nhưng theo một tổng thể đồng bộ từ đầu đến cuối.
+ Phương án 2 : Đầu tư đổi mới máy móc thiết bị nhằm đồng bộ hoá công nghệ sản xuất hiện có để duy trì công suất hiện đại. Đồng thời tiến hành lắp đặt thêm một quy trình công nghệ sản xuất Starter 40W.
- Bước 3 : Tiến hành xây dựng hai phương án đã xác định trên. Phó
Giám đốc kỹ thuật cùng với trưởng phòng kỹ thuật cơ điện và trưởng phòng kỹ thuật công nghệ KCS tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sản xuất. Thực hiện các nhiệm vụ sau :
+ Xác định xem xét những máy móc thiết bị nào cần thay thế sửa chữa những bộ phận nào phải mở rộng, cần mua mới bao nhiêu máy móc thiết bị và dây chuyền công nghệ, yêu cầu tính năng tác dụng của nó.
+ Xây dựng quy trình công nghệ sau khi thực hiện đầu tư trong đó phải mô tả chi tiết từng bộ phận, từng chi tiết của nó.