3. Nội dung công việc thực tập:
3.3. Chuẩn bị và tham gia buổi họp báo ra mắt phim:
Đây là một hoạt động cần thiết trước khi phim được trình chiếu tại các rạp trên toàn quốc. Với mục tiêu nhấn mạnh một lần nữa về thời gian khởi chiếu của phim và đồng thời gây sự chú ý, quan tâm hơn của mọi người về thông tin phim. Chương trình được tổ chức với những quy mô lớn nhỏ khác nhau tùy theo mức độ thu hút và chất lượng của phim.
Mỗi buổi họp báo ra mắt phim thường diễn ra trước 1-2 tuần trước khi phim được công chiếu.
Để có được một buổi họp báo thành công cần chuẩn bị mọi thứ theo từng bước thật chu toàn.
Dù không được tham gia trực tiếp nhiều vào quá trình chuẩn bị cho sự kiện họp báo, nhưng theo sự quan sát đã giúp cho tôi hiểu được quy trình tổ chức cho sự kiện đó:
Chuẩn bị chương trình:
Đầu tiên là buổi họp tất cả nhân viên phòng phát hành để đưa ra ý tưởng cho ngày hôm đó. Xác định thời gian, địa điểm cần tổ chức.
Chuẩn bị chương trình Diễn ra chương trình Sau chương trình
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 15 Tiếp theo, làm việc với bên agency bàn bạc, thống nhất lại những ý tưởng được đề xuất xem mức độ khả thi của nó. Và công ty agency có 3 nơi khác nhau: bên thiết kế, trang trí rạp và bên chuẩn bị tiệc cho chương trình và bên tuyển, huấn luyện PG-PB theo yêu cầu của chương trình.
Sau đó ,lập danh sách khách mời là những nhà báo, phóng viên chính của công ty. Bên cạnh đó, công ty hân hạnh mời thêm những diễn viên, người mẫu, đạo diễn…những người nổi tiếng (celeb) nhằm thu hút giới truyền thông chú ý đến sự kiện này. Và chị Trang (quản lý) là người chịu trách nhiệm lên danh sách, sắp xếp chỗ ngồi xem phim của khách mời và chuẩn bị tư liệu thông cáo báo chí cũng như hình ảnh phim cho báo đài.
Anh Nguyên (thiết kế) chịu trách nhiệm thiết kế thư mời. Và sau đây là hình ảnh một số thư mời tham dự ra mắt phim mà tôi có được:
Hình 6: Hình thư mời tham gia họp báo ra mắt phim (Nguồn: Tư liệu cá nhân)
Sau khi thư mời hoàn thành, công việc của tôi viết số ghế, rạp xem phim lên thư mời dựa trên sơ đồ bên bộ phận rạp chiếu phim gửi và phụ chị Trang sắp xếp thư mời gửi đi.
Ngoài ra, tôi còn gọi điện xác nhận thông tin và sự có mặt của khách mời vào ngày hôm đó. Đây là một kĩ năng mềm mà tôi đã có sẵn. Do đó tôi hoàn thành khá tốt.
Diễn ra chương trình:
Trước khi diễn ra chương trình, toàn nhân viên của phòng phát hành họp lại với nhau và phân chia công việc của mỗi người theo kịch bản hoạt động (Event Flow). Và trước khi chương trình diễn ra vài giờ, mọi người trong phòng phát hành sẽ khảo sát tiến độ của bên agency làm việc. Xem xét và xử lí những tình huống bất ngờ xảy ra.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 16 Tôi được chị Trang giao cho công việc đứng bàn báo chí để check-in cùng chị Giang trong phòng phát hành. Dựa vào danh sách khách mời có sẵn, tôi chỉ cần đánh dấu tên những người tham dự buổi tiệc đó.
Sau chương trình:
Tổng kết đánh giá chương trình diễn ra.
Những hình ảnh, video clip của buổi họp báo ra mắt phim sẽ được tung lên các trang báo và mạng xã hội. Nhiệm vụ của tôi là theo dõi và clipping lại những tin đó. Dựa vào đó xem xét mức độ ảnh hưởng, thu hút mọi người đi xem phim.