Sơ đồ bộ máy của công ty:
THƯƠNG MẠI EU VIỆT NAM
Văn phòng có vai trò quan trọng tới hoạt động của toàn công ty. Chính vì thế Ban lanh đạo công ty ngày càng trú trọng hơn trong việc nâng cao hiệu quả văn phòng thông qua ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Nhưng bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn tồn tại một số bất cập như:
Thứ nhất: Lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức đúng đắn vai trò quan trọng
trong việc ứng dụng ISO trong hoạt động văn phòng thông qua các hoạt động như:
+ Mở các lớp tập huấn, đào tạo nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO + Chú trọng việc đầu tư cơ sở vật chất
+ Chỉ đạo hơn nữa trong việc xây dựng chủ trương, chính sách, ban hành hệ thống các văn bản.
Thứ hai: Văn phòng cần Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến,
tuyên truyền ứng dụng ISO trong công tác văn phòng
+Xây dựng văn bản hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng ứng dụng ISO một cách chi tiết.
+ Tổ chức các buổi hội họp về các vấn đề liên quan tới ISO, lắng nghe ý kiến của CBNV từ đó đưa ra phương hướng thay đổi sao cho phù hợp
Thứ ba:Cải tiến quy trình làm việc
Cải tiến quy trình xây dựng và thực hiện mục tiêu Quản lí chất lượng là công việc vô cùng quan trọng và cần thiết trong mỗi tổ chức, công ty.Đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất để tạo uy tín và thương hiệu lâu dài, mãi mãi. Nhằm đảm bảo các cam kết trong chính sách chất lượng của công ty được thực thi đồng thời tăng tính hiệu lực vầ hiệu quả của các mục tiêu chất lượng, quá trình xây dựng và triển khaithực hiện các mục tiêu được thực hiện theo quy trình
Thứ tư:Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị
Để thực hiện tốt công tác ứng dụng ISO trong thời gian tới và đem lại hiệu quả cao, thì cần phải trang bị thêm cơ sở vật chất trang thiết bị, tại văn phòng doanh nghiệp cần trang bị thêm máy hủy tài liệu, máy photocopy….
Thứ năm:Ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật vào công việc
Ngày nay công nghệ thông tin phát triển, để thực hiện tốt công tác ứng dụng ISO thì doanh nghiệp cần phải đầu tư tư ứng dụng các sản phẩm công
nghệ thông tin như phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân sự... giúp người thực hiện dễ dàng hơn trong công việc, tăng năng suất, hiệu quả công việc, tránh nhầm lẫn, sai sót.
Thứ sáu:Thường xuyên kiểm tra đánh giá tình hình ứng dụng ISO trong
công việc
Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lường: Một trong những yếu tố nhằm đảm bảo hệ thống quản lí chất lượng đạt hiệu quả cao chính là việc đưa ra những chỉ tiêu cần có và một hệ thống đánh giá mức độ đạt được các chỉ tiêu đó. Việc kiểm tra đánh giá chất lượng ứng dụng ISO một cách thường xuyên giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực hiện việc ứng dụng ISO, đồng thời giúp cho toàn thể CBCNV nâng cao tinh thần, trách nhiệm của mình trong công tác ứng dụng ISO để công tác ứng dụng này đạt kết quả cao hơn nữa trong thời gian tới.
Thứ bảy:Xây dựng chế độ khen thưởng công tác ứng dụng ISO
Công ty cần xây dựng chế độ khen thưởng cho các nhân viên xuất sắc.Việc xây dựng chế độ thưởng phạt ISO một cách hợp lý sẽ thu hút được sự quan tâm của các thành viên không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao mà còn phát huy được tính tự chủ, năng động, sáng tạo của CBCNV trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó cũng phải xử lý kỷ luật nghiêm khác đối với các CBCNV vi phạm.
Thứ tám:Nhà nước cần thể hiện rõ vai trò đối với việc ứng dụng ISO
trong cơ quan, doannh nghiệp. Đưa ra các chính sách nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp công ty ứng dụng ISO.Khuyến khích họ ứng dụng ISO vào công việc đặc biệt là văn phòng.
Thứ chín: Hoàn thiện hệ thống tài liệu
Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu
nhằm:
+ Loại bỏ những biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà, phức tạp, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
+ Thường xuyên, liên tục cập nhật các quy trình đang làm việc để kịp thời phát hiện những bước thừa, không hiệu quả. Đồng thời áp dụng các quy trình
sản xuất tinh gọn, đơn giản nhằm phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban để cải tiến, đổi mới công việc cho phù hợp với thời kì.
+Tổ chức huấn luyện đào tạo để đảm bảo mọi người trong công ty tuân thủ các quy trình, thủ tục này.
+Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu trên website nội bộ của công ty để phân phối cho tất cả phân xưởng vào đầu mỗi quý. Đồng thời thông báo những thay đổi trong hệ thống tài liệu trong các buổi họp giao ban đầu quý
+Lập kế hoạch hỗ trợ và giảm sát tình hình áp dụng tài liệu ở từng đơn vị đặc biệt là khối công xưởng.
Thứ mười: Hoàn thiện nguồn nhân lực, công tác huấn luyện đào tạo
Trong bất cứ một tổ chức, con người luôn luôn đóng vai trò quan trọng tạo nên sự thành công hay thất bại. Chính vì vậy công ty cần đạo tạo ra ban lãnh đạo xuất sắc, đội ngũ công nhân lành nghề, tận tâm trong công việc. Hiểu được tầm quan trọng này, nhóm chúng tôi xin đề xuất một số ý kiến để hoàn thiện nguồn nhân lực tại công ty cổ phần DVTM EU Việt Nam như sau:
+Tuyên truyền sâu rộng và mạnh mẽ về văn hoá công ty để truyền lửa và tinh thần cho ban lãnh đạo, đội ngũ công nhân.
+Thường xuyên nâng cao nhận thức trong toàn công ty về việc thiết lập và áp dụng hệ thống quản lí chất lượng này.
+Tổ chức các hoạt động đánh giá hiệu quả công việc, làm cơ sở cho các hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng, kỉ luật.
+Thường xuyên có các buổi trao đổi, thảo luận về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bằng các bảng biểu, băng rôn để mọi người trong công ty đều nắm rõ và thực hiện đúng mục tiêu, chính sách đề ra.
+Thực hiện đào tạo ngay từ đầu sẽ giúp nhân viên mới có ngay nhận thức về vấn đề quản lí chất lượng, giúp hạn chế rủi ro xảy ra và từ đó nâng cao được năng suất chất lượng công việc.
+ Quản lí trực tiếp việc tổ chức huấn luyện, hướng dẫn tại nơi làm việc: mô tả công việc cho nhân viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc, phân công người hướng dẫn trực tiếp công việc hàng ngày giúp nâng cao hiệu quả hoạt động
+ Văn phòng cần có cách thức đào tạo mỗi khi có quy định mới, đồng thời luôn giải đáp thắc mắc cho nhân viên vì mục tiêu chung. Sau mỗi lần đào
tạo cần đánh giá lại để sửa đổi và đào tạo lại.
Tiểu kết:
Việc ứng dụng ISO 9001:2008 đã và đang mang lại cho chúng ta những lợi ích nhất định.Vì vậy chúng ta cần phải quan tâm hơn nữa vấn đề này. Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của tôi về công tác ứng dụng ISO 9001:2008 tại công ty. Có thể thấy dù được đầu tư vẫn còn nhiều bất cập.Tôi rất mong những giải pháp tôi đưa ra ở trên sẽ được công ty xem xét và sớm đưa vào thực tiễn để khắc phục những hạn chế thiếu sót còn tồn tại, thúc đẩy sự phát triển của văn phòng cũng nhưcủa công ty.
KẾT LUẬN
Trong thời gian tại công ty, thời gian ngắn nhưng đủ để em nhìn nhận rõ hơn được tầm quan trọng của công tác Văn phòng nói chung cũng như việc ứng dụng ISO nói riêng. Mọi hoạt động từ việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đến – đi, công tác kiểm soát nếu như được ứng dụng ISO tốt sẽ giúp cơ quan hoàn thành các công việc một cách hiệu quả, khoa học nhất. Nhưng làm như thế nào để đạt được điều đó một cách tốt nhất thì đó lại là một nhiệm vụ rất khó đối với cơ quan nói chung và lãnh đạo văn phòng nói riêng.
Ứng dụng ISO có vai trò rất lớn đối với hoạt động của văn phòng, các nghiệp vụ của công tác văn phòng được thực hiện theo quy trình nhất định. Công tác văn phòng của công ty cổ phần Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam được cải thiện hơn, giảm thiểu tối đa sức người, chất lượng được nâng cao, tinh thần trách nhiện của CBCNV cũng được nâng nên, trong thời gian tới ban lãnh đạo doanh nghiệp cần triển khai chặt chẽ hơn nữa việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng nói riêng và trong hoạt động của doanh nghiệp nói chung.
Chính vì thế công ty cần đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng ISO trong không chỉ đối với văn phòng mà với cả toàn doanh nghiệp. Để đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động của công ty.