2. Mơ tả cơng việc thực tập
2.3. Scan tài liệu
2.3.1. Thao tác
Máy scan cơng ty đang sử dụng là loại HP Scanjet G2410
Một số thao tác thơng dụng mà tơi đã thực hiện để scan tài liệu tại cơng ty. Vì chủ yếu file xuất ra là PDF nên tơi sẽ tập trung vào thao tác liên quan đến nĩ.
Bước 1: Bỏ giấy vào máy Scan, để úp mặt cần scan cho tiếp xúc với màn hình máy.
Bước 2: Trên máy vi tính, mở phần mềm “Shortcut to HP Scanjet G2410”. Sau đĩ hiện ơ “ HP Scanjet G2410”. Trong đĩ bao gồm các lựa chọn
Adobe Acrobat (file xuất ra là PDF)
Microsoft office (file xuất ra là văn bản word) Microsoft Scanner And Camera wizard
Giả sử chọn adobe acrobat, thấy hiện lên ơ “Acrobat Scan”. Trong ơ này cĩ các lựa chọn
Black and white document (scan trắng đen) Gray scale document
Color document (scan màu) Color image
Custom image
Giả sử chọn Black and White document, máy bắt đầu Scan
Bước 3: Sau khi Scan xong trang đầu tiên, màn hình vi tính hiện lên ơ “Arobat Scan”, bao gồm các lựa chọn
Scan is complete (hồn tất scan) Scan more page (sheet) (tiếp tục scan)
SV: Nguyễn Thị Quỳnh Nga 22 Scan leverse sites
Giả sử chọn scan more page, thay giấy rồi nhấn OK để máy tiếp tục Scan, từ đây chỉ cần nhấn OK (chú ý đổi giấy ) đề scan các trang sau này
Bước 4: Khi hồn tất scan, nhấn chọn “Scan is complete” trong ơ “Arobat Scan”. Sau đĩ nhấn save as để lưu file.
2.3.2. Kinh nghiệm
Máy scan được kết nối với máy chủ nên khi lưu file cần hỏi thư mục cá nhân của anh chị nhân viên cĩ tài liệu được scan. Việc lưu đúng chỗ sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Đặt giấy theo chiều nào cũng được miễn là mặt giấy cần scan tiếp xúc với màn hình máy. Khi máy xuất ra file PDF hay word thì nĩ sẽ tự động điều chỉnh hướng giấy theo chiều thích hợp.
Nếu scan nhiều giấy hai mặt thì cần tập trung để tránh scan thiếu hoặc thừa, đỡ mất thời gian phải chỉnh sửa sau này.
Lúc scan để giấy ngay ngắn, phải bỏ giấy trước khi nhấn OK để máy Scan Nếu scan nhiều giấy để sau đĩ nén thành một file gửi mail thì nên scan đen
trắng (chọn Black and white document). File nén khơng nặng nên dễ dàng gửi qua mail hơn.