Do kinh tế thị trờng hiện nay, các loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất hầu hết đều đợc bán sẵn trên thị trờng nên phơng pháp mà Công ty đang sử dụng là phơng pháp trực tiếp, tức là theo nhu cầu từng lúc của công việc in ấn. Nếu dự trữ thì thờng là dự trữ một số những nguyên vật liệu quý, khó có thể mua đợc mà thời gian dự trữ cũng không lâu lắm( chỉ khoảng 20 ngày, cùng lắm là một tháng ). Nhu cầu từng lúc của Công ty thờng là phụ thuộc vào hợp đồng. Khi có hợp đồng chuyển về phòng thị trờng ở Công ty thì phòng thị trờng lập tức chuyển thông báo đến phòng Kế hoạch Sản xuất Vật t để phát lệnh sản xuất đến các phòng, ban, phân xởng trong Công ty. Nhiệm vụ của phòng vật t là tính định mức vật t cụ thể cho từng hợp đồng để phát kèm theo lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất kèm theo bản định mức vật t cụ thể đợc chuyển lên phó phòng vật t kiểm tra lại và phó phòng sẽ có nhiệm vụ đa cho trởng phòng ký duyệt. Sau đó, đợc phát xuống các phân xởng để thực hiện theo đúng những gì ghi trong lệnh sản xuất. Phòng vật t có nhiệm vụ theo dõi thờng xuyên vật t cho hợp đồng để kịp thời bổ sung thêm vật t bảo đảm cho quá trình sản xuất, không để tình trạng gián đoạn trong sản xuất. Ngoài ra, ở phòng vật t trong quá trình theo dõi, luôn luôn phải để ý đến lợng nguyên vật liệu chính và phụ đã tiêu hao cho một sản phẩm cụ thể ở từng loại sản phẩm, từng loại máy làm ra loại sản phẩm đó để điều chỉnh định mức vật t cho hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả. Từng tháng, hoặc từng thời điểm cụ thể phải đa ra đợc định mức vật t để từ đó các phân xởng trong Công ty biết đ- ợc và theo dõi tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí nguồn nguyên vật liệu, một trong những nguyên nhân làm hiệu quả kinh doanh kém đi hoặc làm giảm doanh thu chung của Công ty. Ngoài ra, nhiệm vụ của phòng vật t hàng tháng còn phải soạn ra một số những yêu cầu chung của Công ty trong việc tiết kiệm nguyên vật liệu chính, phụ, có một số các chế độ khen thởng cũng nh kỷ luật đối với việc sử dụng vật t. Nh vậy, sẽ giúp cho Công
ty tiết kiệm đợc một lợng vật t không nhỏ nhờ việc tự giác của mọi ngời. Một số yêu cầu trong công tác theo dõi, quyết toán sử dụng vật t có định mức của Công ty Cổ phần In Diên Hồng:
- Đối với các nguyên vật liệu có định mức khi cấp phát đợc tính theo định mức đã quy định
- Trên phiếu cấp phát nguyên liệu, phải ghi rõ cấp cho tài liệu cụ thể. Có mở sổ sách theo dõi số lợng nguyên vật liệu đã cấp phát và số lợng sản phẩm hoàn thành
- Phòng Kế toán, Phòng Vật t và các đơn vị sử dụng vật t có trách nhiệm theo dõi và quyết toán sử dụng các vật t có định mức
- Thời điểm quyết toán đợc thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc quý tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Số liệu vật t cấp và sản phẩm thực hiện đợc chốt cùng một thời điểm
- Bản quyết toán phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của đơn vị thực hiện, các Phòng ban nghiệp vụ, Ban Giám Đốc.
Lệnh sản xuất và bản định mức vật t đợc Công ty làm theo một mẫu nhất định, có ghi các thông số đầy đủ các yếu tố cần thiết nh: khuôn khổ, khổ bát chữ, đầu, gáy trang sách, giá sách, chỉ định màu, makét tợng trng, vị trí các trang cùng với bài mẫu theo yêu cầu khách hàng để giao cho các tổ, phân xởng tiến hành sản xuất thuận lợi.
Lệnh sản xuất và bản định mức vật t đợc trình bày các thông số theo các mẫu có một số điểm chính nh sau:
BảnG tính định mức vật t theo từng tài liệu cụ thể
(Dùng để xuất, theo dõi, quyết toán vật t theo từng tài liệu ) ---