5. Kết cấu của khóa luận
2.2.2 Hợp đồng lưu khoang (Booking note)
Công ty Flowserve Solutions nhận thông tin về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp.
- Thủ tục mượn cont rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), đóng hàng tại kho hay bãi. Sau đó nhân viên làm nhiệm vụ giao nhận của công ty liên hệ với hãng tàu để đăng kí cont gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặc nhân viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note.
Sau khi nhận được yêu cầu book cont, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ fax lại cho công ty một booking note trên đó ghi số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng cont, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu). Nhân viên làm nhiệm vụ giao nhận của công ty sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu chính xác sẽ cầm Booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc một nơi khác theo chỉ định để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng với cont đó. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên làm nhiệm vụ giao nhận của công ty sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân viên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong (cont lạnh). Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận xem số cont rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết. Trên lệnh này ghi địa chỉ cấp cont rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe cont đến chở cont về kho để đóng hàng. Người làm nhiệm vụ giao nhận của công ty Flowserve Solutions lúc này biết địa điểm mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container về làm hàng xuất.