1. Sơ đồ
2. Đặc tả nghiệp vụ
Bất kì công ty nào cũng vậy, sau tất cả những hoạt động nhƣ mua NVL, sản xuất, quản lý kho,…thì mục đích cuối cùng và quyết định nhất vẫn là bán đƣợc sản phẩm và thu lợi nhuận, chính vì vậy nghiệp vụ bán hàng phải đƣợc đặt ở vị trí hàng đầu trong mối quan tâm chung của công ty. Những nhà quản lý phải tổ chức hoạt động ra sao để hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi và mang lại hiệu quả. Ở đây, quy trình
Khách hàng Yêu cầu gia hàng Tiếp nhận khách hàng Tiền và giấy nhập kho Yêu cầu giao hàng Giao hàng Yêu cầu giao hàng Chuẩn bị hàng đem giao Thành phẩm Kho Thành phẩm Thành phẩm
Giao hàng Thanh toán tiền
Trong đó, tại giai đoạn giao hàng phải thực hiện đủ hai bƣớc đó là: Làm thủ tục giao hàng
Xử lý hàng sau khi giao
Nghiệp vụ bắt đầu khi ngày giao hàng đã tới và khách hàng yêu cầu công ty tiến hành giao đủ hàng theo đúng hợp đồng. Nhận đƣợc yêu cầu đó, bộ phận kinh doanh thông báo cho kho hàng của công ty biết để chuẩn bị hàng hóa sản phẩm đem giao. Bộ phận kinh doanh đến đếm đủ số lƣợng sản phẩm nhƣ trong đơn hàng yêu cầu sau đó chuyển lên xe và giao cho khách hàng cùng với danh sách thành phẩm và số lƣợng đem giao. Sau khi hàng hóa đƣợc chuyển đi thủ kho sẽ thống kê lại số lƣợng thành phẩm còn lại trong kho, cập nhật lại vào hệ thống kho của công ty. Bên cạnh đó, sau khi xe hàng từ công ty đến, bộ phận nhận hàng của khách hàng tiến hành bốc hàng xuống và kiểm tra lô hàng đƣợc giao. Nếu sau khi kiểm tra mà họ thấy rằng lô hàng không đáp ứng đúng yêu cầu của đơn hàng thì lô hàng sẽ bị trả về, điều đó đồng nghĩa với việc bộ phận kinh doanh không nhận đƣợc giấy nhập kho từ khách hàng mà thay vào đó khách hàng sẽ chuyển về công ty thông báo không nhận hàng cùng với lý do không nhận hàng là gì. Mặc khác nếu kiểm tra mà khách hàng thấy rằng lô hàng có một phần sản phẩm không đảm bảo về chất lƣợng thì đối với những sản phẩm đã đảm bảo về chất lƣợng thì sẽ đƣợc khách hàng nhập vào kho, đồng thời cũng giao giấy báo nhập kho cho bộ phận kinh doanh của công ty. Còn đối với những sản phẩm không đảm bảo về chất lƣợng thì khách hàng sẽ có thông báo trả về, yêu cầu công ty chỉnh sửa lại. Sau khi chỉnh sửa hàng hóa sẽ đƣợc bộ phận kinh doanh kiểm tra lại một lần nữa trƣớc khi giao lại, quá trình giao hàng lại còn phụ thuộc vào yêu cầu của đơn hàng là giao từng đợt hay giao toàn bộ. Nếu là từng đợt thì hàng hóa sau khi đƣợc chỉnh sửa và kiểm tra xong sẽ đƣợc nhập vào kho, và quá trình giao hàng sẽ diễn ra trong đợt giao hàng kế tiếp với số lƣợng hàng hóa đƣợc giao gồm số hàng đƣợc giao trong đợt đó và hàng hóa đã chỉnh sửa trong đợt trƣớc. Còn nếu đơn hàng yêu cầu
khách hàng. Khách hàng sau khi nhận hàng sẽ nhập kho hàng hóa và cấp giấy nhập kho cho bộ phận kinh doanh của công ty để giao lại cho kế toán ghi nhận.
Trong trƣờng hợp toàn bộ lô hàng của công ty bị trả về thì giấy thông báo giải thích lý do không nhận hàng sẽ đƣợc chuyển đến cho phòng kinh doanh để kiểm tra lại toàn bộ quy trình và xem xét coi sai sót xảy ra là do công ty hay là do bên khách hàng. Nếu sai sót là bên phía công ty thì số sản phẩm bị trả về sẽ đƣợc xem xét xem có thể chỉnh sửa lại đƣợc không. Nếu chỉnh sửa đƣợc thì tiến hành chỉnh sửa, còn nếu không thể chỉnh sửa đƣợc thì sẽ tiến hành sản xuất lại. Sau đó sản phẩm cũng trải qua quá trình kiểm tra và giao hàng nhƣ trên. Ngƣợc lại, nếu qua quá trình xem xét, phòng kinh doanh kiểm tra và thấy đƣợc rằng sai sót thực chất là do bên khách hàng thì bên công ty sẽ gửi thông báo xác nhận với khách hàng là công ty đã thực hiện đúng với đơn đặt hàng và yêu cầu khách hàng kiểm tra lại đơn hàng, sau đó nhận lại lô hàng. Điều quan trọng là mọi chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển sản phẩm sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm.
Sau khi quá trình giao hàng kết thúc, thì quá trình thanh toán tiền sẽ diễn ra. Hợp đồng đến ngày kết thúc, khi đó kế toán của công ty cũng đã nhận đƣợc giấy nhập kho của khách hàng với số lƣợng hàng hóa nhập kho bằng số lƣợng hàng hóa xuất đi. Kế đó, bộ phận kinh doanh của công ty sẽ gửi thông báo yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ số tiền. Tiền thanh toán đƣợc chuyển đi bằng hình thức chuyển khoản. Khi phòng kế toán nhận đƣợc giấy báo có thì cũng là quá trình thanh lý hợp đồng diễn ra. Ngƣợc lại nếu sau khi hợp đồng kết thúc mà khách hàng vẫn không thanh toán tiền cho công ty thì từ bộ phận kinh doanh sẽ gửi thông báo nhắc nhở tới khách hàng. Quá trình nhắc nhở này diễn ra trong ba lần, sau ba lần thì công ty sẽ tiến hành khởi kiện và mọi chi phí phát sinh nếu có sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm.
PHẦN 4. CÔNG VIỆC TỰ QUAN SÁT