Nhập thông tin nhân viên: Có thể thao tác theo 2 cách là trực tiếp nhập bằng tay hoặc nhập từ file excel.
Để khai báo thông tin cá nhân của nhân viên, người sử dụng thực hiện:
Vào menu Quản lý/Hồ sơ, sau đó kích chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ. Thông tin được chia làm 4 phần chính:
+ Thông tin chung: cho phép khai báo các thông tin cá nhân như họ tên, năm sinh, giới tính, nguyên quán, số CMND, dân tộc, tôn giáo, trình độ văn hóa, chuyên ngành đào tạo …
+ Thông tin liên hệ: cho phép khai báo các thông tin như số điện thoại, địa chỉ, email liên hệ … và thông tin của người cần liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.
+ Thông tin công việc: cho phép khai báo thông tin về vị trí, phòng ban/ bộ phận làm việc, ngày tiếp nhận, mã số thuế cá nhân, tài khoản ngân hàng, trạng thái lao động,…
+ Thông tin khác: cho phép khai báo các thông tin về chính trị, tình hình sức khỏe và một số điểm mạnh, điểm yếu, sở thích của ứng viên
Tra cứu, tìm kiếm hồ sơ nhân viên: Phần mềm cung cấp chức năng cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo từng tiêu chí hoặc kết hợp nhiều tiêu chí lại với nhau. Từ kết quả tìm kiếm, người sử dụng có thể lập được danh sách trích ngang của nhân viên.
Ví dụ trên danh sách hồ sơ nhân viên, người sử dụng thực hiện lọc ra những nhân viên nữ có trình độ đại học:
- Tại màn hình danh sách nhân viên, trên thanh tiêu đề cột trình độ và giới tính, người sử dụng gõ điều kiện cần tìm kiếm vào dưới phần tiêu đề cột.
- Phần mềm sẽ tự động lọc ra những nhân viên nữ có trình độ đại học