5. Cấu trúc đề tài
3.1. Phân tích hệ thống về chức năng
3.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Qua khảo sát quy trình hoạt động của hệ thống, nghiên cứu các nghiệp vụ, em thấy nổi bật 5 chức năng chính là: Hệ thống, quản lý danh mục, cập nhật hồ sơ, tìm kiếm, thống kê báo cáo.
Chức năng hệ thống có nhiệm vụ quản lý thông tin về nhân viên (thêm, sửa, xoá) các phòng ban và đơn vị cho công ty. Công việc này chỉ được sử dụng bởi người quản lý.
Chức năng quản lý danh mục chỉ được sử dụng bởi người quản lý hoặc nhân viên phòng hành chính. Chức năng này cho phép người quản lý cập nhập danh mục về trình độ học vấn, phòng ban, chức vụ, chuyên môn… khi có các danh mục mới.
Chức năng cập nhật được sử dụng bởi người quản lý hoặc nhân viên phòng hành chính. Người quản lý cập nhập thông tin của từng nhân viên đang làm việc trong công ty cũng như các nhân viên mới vào về quá trình công tác, quá trình đào tạo, quan hệ gia đình…và cập nhật các chế độ cho nhân viên như bảo hiểm xã hội, khen thưởng, kỉ luật…
Chức năng tìm kiếm có thể áp dụng cho quản lý (nhân viên phòng hành chính). Chức năng này phục vụ cho hoạt động tìm kiếm, tra cứu thông tin của nhân viên một cách nhanh nhất bằng cách tìm theo mã nhân viên, họ tên, quê quán, hệ số lương…
Chức năng thống kê báo cáo có nhiệm vụ truy vấn, thống kê và lập các báo cáo theo các tiêu chuẩn khác nhau như: Truy vấn quá trình công tác, truy
vấn quá trình đào tạo, truy vấn quá trình lương qua đó hỗ trợ công tác quản lý, lập kế hoạch đào tạo bổ sung nhân viên cho công ty.
Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 2. Biểu đồ phân cấp chức năng
3.1.2. Chức năng quản lý hệ thống
Đăng nhập: Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi sử dụng. Người quản lý hoặc nhân viên nhân sự muốn quản lý hay người dùng muốn xem sẽ đăng nhập mật khẩu tương ứng với quyền hạn của họ.
Đổi mật khẩu: Người đăng nhập đều có thể thay đổi mật khẩu của mình khi đăng nhập vào hệ thống, nhưng chỉ có người quản trị mới có thể thay đổi quyền truy nhập. Chức năng này để đảm bảo tính bảo mật cho phần mềm.
Phân quyền: Chức năng này chỉ có ở người quản trị, do yêu cầu công việc tại công ty, một người có thể đảm nhiệm nhiều công việc nên mục phân quyền này một tài khoản cũng có thể có nhiều quyền hạn tuỳ vào việc người quản trị phân cho. Ngoài ra, chỉ có người quản trị mới có quyền sao phục hồi/sao lưu dữ liệu chương trình.
Hình trang sau: QUẢN LÝ NHÂN SỰ Quản lý hệ thống Quản lý danh mục Cập nhật nhân sự Thống kê báo cáo Tìm kiếm Trợ giúp
Hình 3. Chức năng quản lý hệ thống
3.1.3. Chức năng quản lý danh mục
Chức năng quản lý danh mục chỉ được sử dụng bởi:
Người quản trị hoặc nhân viên phòng nhân sự sử dụng để nhập, sửa, xoá, thay đổi về thông tin nhân viên có các trường như trình độ, dân tộc, tôn giáo, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, chức vụ, đơn vị công tác, phòng ban, quan hệ gia đình, tỉnh/thành phố…
Mở cơ sở dữ liệu ra
Người nhân sự nhập thông tin trong danh mục và lưu vào cơ sở dữ liệu. Đóng cơ sở dữ liệu. Hình trang sau: Hệ thống Đăng nhập Đổi mật khẩu Người dùng
Phục hồi/sao lưu dữ liệu Nhóm người dùng
Hình 4. Chức năng cập nhật danh mục
3.1.4. Chức năng cập nhật nhân sự
Chức năng này người trực tiếp quản lý đó là nhân viên phòng tổ chức hành chính thực hiện được những yêu cầu sau:
+ Cập nhật tất cả các thông tin của nhân viên trong công ty như: mã nhân viên, họ tên, quê quán, năm sinh, điện thoại, email, chức vụ, lý lịch Đoàn viên, Đảng viên… bổ sung vào danh sách nhân viên mới trong công ty.
Quản lý danh mục Bằng cấp Trình độ ngoại ngữ Chức vụ Đơn vị công tác Chuyên môn Phòng ban Dân tộc Tôn giáo Tỉnh/Thành phố Quan hệ gia đình
+ Nhập quá trình công tác, quá trình đào tạo, quá trình lương, quan hệ gia đình, cập nhật các chế độ như khen thưởng, kỉ luật…của từng nhân viên cụ thể nào đó.
+ Sửa chi tiết thông tin nhân viên: thực hiện việc chỉnh sửa, cập nhật bổ sung thêm các thông tin chi tiết của từng nhân viên.
+ Lập phân loại, thực hiện việc cập nhật bổ sung, chỉnh sửa phân loại nhân viên vào từng phòng ban cụ thể.
+ Xoá thông tin: Chức năng này chỉ có người quản trị mới có quyền thực hiện việc xoá thông tin khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển đi nơi khác…
+ Báo cáo cấp trên.
Hình 5. Chức năng cập nhật hồ sơ
3.1.5. Chức năng tìm kiếm nhân viên
Chức năng cho phép người sử dụng tra cứu, tìm kiếm các thông tin về
nhân viên trong công ty. Chức năng này có thể phân rã thành các chức năng con như: tìm kiếm theo mã nhân viên, theo họ tên, theo ngày sinh, theo chức
Cập nhật nhân sự
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Cập nhật quá trình công tác
Cập nhật quá trình đào tạo
Cập nhật chế độ Cập nhật quá trình lương
vụ, theo phòng ban, theo quê quán, theo hệ số lương…Tại đây người sử dụng có thể truy vấn quá trình công tác, truy vấn quá trình đào tạo và truy vấn quá trình lương của từng nhân viên trong công ty.
Hình 6. Chức năng tìm kiếm nhân viên
3.1.6. Chức năng thống kê báo cáo
Chức năng này có nhiệm vụ in ra báo cáo thống kê khi người sử dụng có yêu cầu. Chức năng này cho in ra bảng lương của công ty, cho xem báo cáo quá trình công tác, quá trình đào tạo, quá trình lương của các nhân viên.
Hình trang sau:
Hình 7. Chức năng thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo
Thống kê lương nhân viên
Thống kê quá trình công tác
Thống kê quá trình đào tạo
Thống kê danh sách nhân viên Tìm kiếm
Tìm kiếm nhân viên
Truy vấn quá trình công tác
Truy vấn quá trình đào tạo
3.1.7. Chức năng trợ giúp
Chức năng này hướng dẫn cho người dùng hiểu và sử dụng được phần mềm một cách hiệu quả nhất. Khi chúng ta sử dụng phần mềm gặp khó khăn hay trục trặc thì một trong những biện pháp tốt nhất là cần đến sự giúp đỡ nào đó. Vì vậy chức năng trợ giúp là một phần không thể thiếu trong mỗi phần mềm.
3.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu
3.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Hình 8. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống
Giám đốc
Nhân sự
Yêu cầu thông tin Thông tin trả lời
Thông tin phản hồi Thông tin cá nhân
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống
Hình 9. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống
CSDL QLNS Cập nhật danh mục Cập nhật nhân sự Tìm kiếm Thống kê báo cáo Nhân viên phòng nhân sự Đăng nhập hệ thống Kết quả đăng nhập được/không Giám đốc Yêu cầu nhập danh mục Thực hiện chức năng Kết quả
yêu cầu Thực hiện chức năng CSDL QLNS Lưu vào CSDL Nhân viên phòng nhân sự Nhập danh mục Thực hiện chức năng Lưu vào CSDL Nhập nhân viên Thực hiện chức năng Thực hiện chức năng CSDL QLNS Nhân viên phòng nhân sự Giám đốc Yêu cầu thống kê, báo cáo Kết quả thống kê, báo cáo Tìm từ CSDL đưa ra kết quả Thống kê báo cáo
thống kê báo cáo Kết
quả
Yêu cầu tìm thông tin Kết quả tìm thông tin
Kết quả tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm QUẢN LÝ NHÂN SỰ Hệ thống đăng nhập Tìm từ CSDL đưa ra kết quả
3.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dƣới đỉnh
a) Chức năng đăng nhập hệ thống
Hình 10. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng đăng nhập
b) Chức năng quản lý danh mục
Hình 11. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý danh mục
Đăng nhập Đăng nhập hệ thống Giám đốc CSDL QLNS Tìm từ CSDL Nhân viên phòng nhân sự Kết quả đăng nhập Đăng nhập Kết quả đăng nhập Quản lý danh mục Nhân viên phòng nhân sự CSDL QLNS Giám đốc Lưu vào CSDL Nhập danh mục Yêu cầu nhập danh mục
c) Chức năng cập nhật nhân sự
Hình 12. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật nhân sự
d) Chức năng tìm kiếm
Hình 13. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm
Cập nhật nhân sự Nhân viên phòng nhân sự CSDL QLNS Giám đốc Nhập nhân viên công ty Yêu cầu nhập
nhân viên cho công ty
Lưu vào CSDL Tìm kiếm Nhân viên phòng nhân sự CSDL QLNS
Tìm kiếm thông tin
Tìm trong CSDL
Giám đốc
Yêu cầu tìm kiếm
e) Chức năng thống kê báo cáo
Hình 14. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thống kê báo cáo
3.3. Mô hình thực thể liên kết
NhanVien: Nhân viên MaNV: Mã nhân viên Ho: Họ
Ten: Tên
NgaySinh: Ngày sinh NoiSinh: Nơi sinh MaDanToc: Mã dân tộc GioiTinh: Giới tính
SoCMND: Số chứng minh thư nhân dân
NoiCapCMND: Nơi cấp chứng minh thư nhân dân NgayCapCMND: Ngày cấp chứng minh thư nhân dân DiaChi: Địa chỉ
SoDienThoai: Số điện thoại Email: Email
QueQuan: Quê quán
Thống kê báo cáo Nhân viên phòng nhân sự CSDL QLNS Tìm sách trong CSDL để kết xuất
Yêu cầu thống kê báo cáo
Giám đốc
Thực hiện thống kê báo cáo
Kết quả thống kê báo cáo
Kết quả thống kê báo cáo
NgayVaoCoQuan: Ngày vào cơ quan MaTonGiao: Mã tôn giáo
SoSoBHXH: Số sổ bảo hiểm xã hội NgayHieuLuc: Ngày hiệu lực
KhenThuong: Khen thưởng MaNV: Mã nhân viên
SoQuyetDinhKT: Số quyết định khen thưởng NgayQuyetDinhKT: Ngày quyết định khen thưởng LyDo: Lý do
LuongNhanVien: Lương nhân viên MaNV: Mã nhân viên
BacLuong: Bậc lương PhuCap: Phụ cấp
LyLichDangVien: Lý lịch Đảng viên MaNV: Mã nhân viên
NgayVaoDang: Ngày vào Đảng NoiKetNap: Nơi kết nạp
ChucVuDang: Chức vụ Đảng NgayNhanChuc: Ngày nhận chức
QuaTrinhLuong: Quá trình lương MaNV: Mã nhân viên
NgayQuyetDinh: Ngày quyết định BacLuong: Bậc lương
Với bài toán “Quản lý nhân sự” thì mô hình thực thể liên kết như sau:
Hình 15. Mô hình thực thể liên kết
3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Là mô hình của dữ liệu được cài đặt trên máy tính dưới một hệ quản trị cơ sở dữ liệu được cài đặt thành một tệp cơ sử dữ liệu gồm các cột, tên trường, kiểu dữ liệu, độ lớn và phần ràng buộc dữ liệu.
Với bài toán quản lý nhân sự thì mô hình hoá dữ liệu được cài đặt trên máy dưới hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003. Ứng với mỗi lược đồ quan hệ trong mô hình tổ chức dữ liệu, dữ liệu được cài đặt dưới dạng bảng Table như sau :
3.4.1. Bảng nhân viên
Hình 16. Bảng nhân viên
3.4.2. Bảng lý lịch Đảng viên
3.4.3. Bảng chức vụ
Hình 18. Bảng chức vụ
3.4.4. Bảng phòng ban
3.4.5. Bảng lƣơng nhân viên
Hình 20. Bảng lương nhân viên
3.4.6. Bảng quá trình công tác
3.5. Thiết kế giao diện
Có lẽ khâu quan trọng nhất trong lập trình là thiết kế. Sau khi thiết kế giao diện, bạn cần thiết kế cấu trúc chương trình. Cách thiết kế khác nhau sẽ dẫn đến các hoạt động khác nhau và bảo trì theo đó cũng khác nhau. Code trong Visual Basic 6.0 được tổ chức theo dạng cây phân nhánh. Một ứng dụng thông thường chứa một hoặc nhiều module. Mỗi biểu mẫu có một module, có thể có thêm những module chuẩn chứa những đoạn chương trình dùng chung và cũng có thể có thêm module lớp.
Có hai loại giao diện chính SDI (giao diện đơn tài liệu - Single Document Interface) và MDI (giao diện đa tài liệu - Multiple Document Interface).
3.5.1. Form giao diện chính
Đây là Form chủ của hệ thống. Form này hiển thị các chức năng chính của hệ thống. Giao diện chính của hệ thống gồm 6 chức năng chính:
- Hệ thống - Danh mục - Cập nhật - Tìm kiếm/Thống kê - Báo cáo - Trợ giúp Hình trang sau:
Hình 22. Form giao diện chính
3.5.2. Trình đơn hệ thống
Trình đơn này cho phép bạn có thể đăng nhập vào hệ thống hoặc thoát ra khỏi hệ thống. Để đảm bảo tính bảo mật, chương trình đã có sự phân quyền rõ ràng cho người sử dụng là người quản trị hay nhân viên. Nếu là người quản trị, bạn gõ mã đăng nhập và mật khẩu là admin, nếu là nhân viên bạn gõ mã đăng nhập và mật khẩu là huong. Sau khi đã gõ bạn nhấn nút lệnh Login để đăng nhập vào chương trình và gõ Exit nếu không muốn đăng nhập.
3.5.3. Trình đơn quản lý danh mục
Trình đơn này cho phép người quản trị cập nhật, thay đổi thông tin về mã và tên các trường như: Trình độ, dân tộc, tôn giáo, chức vụ, chuyên môn, đơn vị công tác, chuyên môn… của nhân viên.
- Giao diện Form danh mục trình độ:
Hình 24. Cập nhật danh mục trình độ
- Giao diện Form danh mục chức vụ:
- Giao diện Form danh mục phòng ban:
Hình 26. Cập nhật danh mục phòng ban
3.5.4. Trình đơn cập nhật hồ sơ
Trình đơn này cho phép người sử dụng cập nhật các thông tin cụ thể như:
- Cập nhật hồ sơ nhân viên: Đây là Form cho phép cập nhật tất cả các thông tin của nhân viên trong công ty như: Mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, địa chỉ, số điên thoại… Và các thông tin cụ thể về quá trình công tác, quá trình đào tạo, quan hệ gia đình, thông tin khen thưởng, kỷ luật, thông tin về Đảng viên, Đoàn viên…
Hình 27. Cập nhật hồ sơ nhân viên
- Cập nhật quá trình công tác của nhân viên: Đây là Form cho phép người quản trị cập nhật quá trình công tác của nhân viên trong công ty. Form này gồm ba chức năng chính là thêm mới, sửa, xoá.
- Cập nhật quá trình đào tạo của nhân viên: Đây là Form cho phép người quản trị cập nhật quá trình đào tạo của nhân viên trong công ty. Form này gồm ba chức năng chính là thêm mới, sửa, xoá.
Hình 29. Cập nhật quá trình đào tạo của nhân viên
- Cập nhật quá trình lương của nhân viên: Đây là Form cho phép người quản trị cập nhật quá trình lên lương của nhân viên. Để thay đổi thông tin về lương nhấn vào nút thêm mới, sửa, xoá và nhấn nút Thoát để trở về giao diện chính.
3.5.5. Trình đơn tìm kiếm/thống kê
Trình đơn này gồm các chức năng chính sau:
- Tìm kiếm nhân viên: Đây là Form cho phép người sử dụng tìm kiếm nhân viên và đưa ra thông tin theo yêu cầu, cụ thể là tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau như: tìm kiếm theo mã nhân viên, tìm kiếm theo họ tên, tìm kiếm theo quê quán, tìm kiếm theo chức vụ… Form này còn cho phép thống kê, in danh sách nhân viên theo: Đơn vị công tác, phòng ban, tôn giáo, Đảng viên, Đoàn viên…
- Truy vấn quá trình công tác của nhân viên: Đây là Form cho phép người sử dụng có thể truy vấn và xem báo cáo về quá trình công tác của một nhân viên nào đó trong công ty.
Hình 32. Form truy vấn quá trình công tác của nhân viên
3.5.6. Form trợ giúp chƣơng trình
3.6. Thiết kế báo cáo
3.6.1. Bảng báo cáo danh sách nhân viên công ty
- Danh sách toàn thể nhân viên công ty:
- Danh sách nhân viên thống kê theo phòng ban: Đây là danh sách nhân