Nguồn: phòng hành chính NH TMCP Ngoại Thương chi nhánh Tây Đô, 2013
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Vietcombank Tây Đô
Vietcombank Tây Đô bao gồm: 05 phòng nghiệp vụ và 04 Phòng giao dịch trực thuộc được điều hành bởi 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc
Giám đốc có nhiệm vụ quản lý chung, điều hành các hoạt động của chi nhánh theo chức năng, phạm vi hoạt động của ngành và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật và cơ quan cấp trên. Ngoài ra, Giám đốc còn điều hành trực tiếp Phòng khách hàng, Phòng hành chánh nhân sự, Phòng giao dịch Thốt Nốt, Tổ kiểm tra nội bộ và Tổ tổng hơp.
Các Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp đỡ Giám đốc trong việc quản lý, và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được giao. Trong đó, Phó Giám đốc 1 quản lý Phòng ngân quỹ, Phòng giao dịch Ô Môn và Lê Hồng
GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC Phòng ngân quỹ Phòng giao dịch Ô Môn Lê Hồng Phong Phòng ngân quỹ Phòng toán quốc tế và KDDV Phòng giao dịch Bình Thủy Phòng khách hàng Phòng hành chánh nhân sự Phòng giao dịch Thốt Nốt Tổ kiểm tra nội bộ Tổ tổng hợp
33
Phong. Phó Giám đốc 2 quản lý Phòng kế toán, Phòng thanh toán và kinh doanh dịch vụ và Phòng giao dịch Bình Thuỷ.
Các phòng có chức năng là hỗ trợ cho ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành, mỗi phòng ban được phân công một nhiệm vụ cụ thể và có trách nhiệm hoàn thành công tác được giao.
+ Phòng khách hàng: chức năng chủ yếu của phòng thực hiện nghiệp vụ tín dụng, hiện tại nghiệp vụ tín dụng là bộ phận giử vị trí quan trọng trong hoạt động hành chánh vì nó là nguồn thu chủ yếu của các ngân hàng. Các nhiệm vụ chủ yếu phòng tín dụng như tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng, tổ chức thẩm định, ký kết hợp đồng vay vốn, có nhiệm vụ theo dõi và thu lãi, vốn gốc của khách hàng, lập các báo cáo sơ kết về công tác tín dụng…
+ Phòng kế toán: thực hiện các các nghiệp vụ thanh toán, quản lý tài sản của đơn vị, và thực hiện các báo cáo theo qui định của pháp luật. Nhiệm vụ chủ yếu như mở tài khoản, quản lý và xử lý tài khoản của khách hàng, có nhiệm vụ lưu trử và hoàn trả các chứng từ cho khách hàng, thực hiện các báo cáo tổng kết.
Ngoài ra Phòng kế toán quản lý toàn bộ hệ thống vi tính của chi nhánh, bao gồm các họat động quản lý, sửa chửa, nâng cao hệ thống mạng nội bộ của chi nhánh, tiếp nhận, chuyển giao công nghệ mới, phân quyền trong hệ thống mạng, cài đặt quyền và hạn mức cho thanh toán viên trong chi nhánh. Có trách nhiệm quản lý cơ sở dữ liệu của chi nhánh, khắc phục các sự cố trong hệ thống mạng nhằm đảm bảo cho quá trình giao dịch luôn diễn ra thuận lợi, an toàn.
+ Phòng hành chánh nhân sự: có chức năng quản lý hành chánh và phân bổ, điều chuyển nhân viên trong nội bộ chi nhánh, tổ chức kế hoạch đào tạo, nâng cao nghiệp vụ nhân viên ,làm tham mưu cho ban giám đốc trong việc tuyển dụng nhân sự, lập kế hoạch đào tạo, mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, tổ chức quản lý, điều động xe phục vụ công tác chi nhánh.
+ Phòng thanh toán và kinh doanh dịch vụ: thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, chi trả kiều hối, dịch vụ chuyển tiền nhanh Moneygram, phát hành và thanh toán các loại thẻ quốc tế, thẻ ATM...
34
+ Phòng ngân quỹ: có chức năng quản lý tiền Việt Nam đồng và các loại ngoại tệ khác, tại đây các khoản thu chi tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ và các loại giấy tờ có giá được thực hiện, làm tham mưu về biện pháp bảo đảm an toàn kho quỹ, lập các báo cáo chức năng của phòng.
+ Các Phòng giao dịch Bình Thuỷ, Ô Môn, Thốt Nốt, Lê Hồng Phong:
hoạt động kinh doanh theo sự phân công chỉ đạo của ban lãnh đạo chi nhánh Tây Đô. Có nhiệm vụ triển khai các nghiệp vụ kinh doanh của Vietcombank với khách hàng, thực hiện các báo cáo của phòng, huy động vốn từ khách hàng…hoạt động của phòng tạo sự thuận tiện cho khách hàng trên địa bàn, nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị phần của chi nhánh.
+ Tổ kiểm tra nội bộ: giúp ban giám đốc thực hiện kế hoạch kiểm soát, thực hiện kiểm toán nội bộ, nhằm giám sát việc thức hiện các qui trình nghiệp vụ, các hoạt động kinh doanh, quy chế an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngành. Rà soát các văn bản pháp luật của nhà nước nhằm phát hiện những sai sót, hạn chế trong kinh doanh để từ đó đưa ra những đề xuất, kiến nghị sữa đổi.
+ Tổ tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, các báo cáo, văn bản có nhiệm vụ phối hợp với phòng ban trong chi nhánh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chi nhánh.