4.2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nguồn: Phòng kế toán Chi nhánh Cần Thơ-Công ty cổ phần ôtô Trường Hải, 2013
Hình 4.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức chi nhánh năm 2013
4.2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận a) Ban Lãnh đạo
Giám đốc chi nhánh: là người lãnh đạo các phòng ban, chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động của chi nhánh và Tổng công ty, đại diện cho quyền,
Phòng TCHC Chuyên viên HCNS Tạp vụ Bảo vệ Phòng kinh doanh Bán hàng Bán hàng HCKD Quản lý kho xe HCKD Giám đốc chi nhánh Phòng dịch vụ phụ tùng DVTM DVDL Phụ tùng Quản đốc Kiểm soát viên Tổ Sửa chữa Phòng kế toán KT tổng hợp nghiệp vụ KT bán hàng KT dịch vụ KT phụ tùng KT hỗ trợ tín dụng và bảo hiểm, thủ quỹ
nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật, Nhà nước, cấp trên về hoạt động của chi nhánh.
b) Phòng kế toán - tài chính
Phòng kế toán– tài chính có tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, kiểm tra, giám sát các nhiệm vụ có liên quan công tác kế toán – tài chính.
Quản lý chi phí, tài sản, thu chi công nợ; dự báo nhu cầu thị trường. Tổ chức thực hiện quy định của Bộ tài chính.
Tổ chức tốt mối quan hệ các nhiệm vụ, công tác kế toán đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm: kế toán bán hàng, dịch vụ, phụ tùng,…theo đúng quy với cơ quan chức năng Nhà nước, chi cục thuế, kho bạc, ngân hàng, đơn vị cấp trên, phòng nghiệp vụ khác, đơn vị trực thuộc.
c) Phòng kinh doanh
Định hướng cho lãnh đạo về thị trường kinh doanh, xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu, tổ chức bán hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm.
Phân tích tổng hợp các thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, đồng thời tiếp xúc làm việc, giao dịch trực tiếp với khách hàng để có thể soạn thảo, chuẩn bị các thủ tục cho việc ký kết hợp đồng, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, nghiên cứu tiếp cận thị trường.
Điều tra, nghiên cứu tình hình thị trường và các chính sách của đối thủ cạnh tranh để tìm ra chiến lược kinh doanh của công ty.
Tổ chức tốt các mối quan hệ với các các cơ quan nhà nước, cơ quan chức năng cấp trên, phối hợp chặt chẽ với phòng nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc khác.
d) Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, kiểm tra, giám sát các nhiệm vụ sau:
Công tác tổ chức an toàn vệ sinh và bảo hộ lao động…
Tiến hành tổ chức quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính, con dấu và cơ sở vật chất của công ty; xây dựng và đề xuất mô hình tổ chức bộ máy nhân sự, thực hiện nhiệm vụ về lao động tiền lương, bảo hiểm và các chế độ quy định của nhà nước, tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đẩy mạnh phong trào thi đua.
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng lao động hàng kỳ.
Tổ chức tốt các mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên, phối hợp chặt chẽ với phòng ban khác, đơn vị trực thuộc khác.
e) Phòng dịch vụ – phụ tùng
Chịu trách nhiệm các chỉ tiêu kinh doanh dịch vụ, phụ tùng được giao. Nhận sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng các loại xe, thay thế phụ tùng. Hỗ trợ công tác bán hàng, báo cáo phản hồi lỗi kỹ thuật với nhà cung cấp.
Bán phụ tùng, phụ kiện (cung cấp qua dịch vụ và bán lẻ); Dự báo đến khách hàng phụ tùng sắp hết hạn bảo hành, bảo dưỡng.
Tổ chức hoạt động dịch vụ hậu mãi đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Tổ chức tốt các mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác, đơn vị trực thuộc khác.
4.2.3.3. Sơ lược bộ máy kế toán chi nhánh a) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán Chi nhánh Cần Thơ-Công ty cổ phần ôtô Trường Hải, 2013
Hình 4.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chi nhánh năm 2013
b) Nhiệm vụ, chức năng của bộ phận kế toán
Kế toán trưởng: đứng đầu và chịu trách nhiệm điều hành bộ phận kế toán, trực tiếp giám sát tình hình tài chính tại công ty, tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong công ty, trước hết là hoạt động tài chính, làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện chức năng vốn có của kế toán. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp nghiệp vụ Kế toán bán hàng Kế toán hỗ trợ tín dụng và bảo hiểm, thủ quỹ Kế toán dịch vụ Kế toán phụ tùng
Kế toán bán hàng: Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp về tổng giá tính toán của hàng bán ra, giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ), cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác đinh kết quả kinh doanh, kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ,…
Kế toán tổng hợp nghiệp vụ: tổng hợp các số liệu của kế toán viên, từ đó lập sổ chi tiết từng tài khoản, báo cáo tài chính, khai thuế, làm quyết toán thuế theo quy định của bộ phận tài chính và báo cáo thống kê theo yêu cầu của cơ quan quản lý, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm các nguồn vốn kinh doanh của công ty.
Kế toán hỗ trợ tín dụng và bảo hiểm, thủ quỹ: thu và chi tiền theo đúng các thủ tục quy định của công ty, bảo quản an toàn tiền của công ty và báo cáo tình hình thu chi, tồn quỹ hàng ngày.
Kế toán dịch vụ: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến dịch vụ bảo trì, sửa chữa và tân trang các loại xe.
Kế toán phụ tùng: theo dõi vật tư, phụ tùng, tập hợp chi phí phát sinh tại xưởng, lên giá thành đóng thùng.