3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
3.2.1.1. Số liệu thứ cấp
Thu thập số liệu thứ cấp thông qua:
- Các báo cáo tài chính trong 3 năm 2010 – 2012 và 6 tháng đầu năm 2013: bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo KQHĐKD, báo cáo bán hàng, các chứng từ và thông tin có liên quan đến việc xác định kết quả kinh doanh do phòng kế toán cung cấp. Sau đó tổng hợp số liệu phân tích phù hợp với mục tiêu nghiên cứu.
- Thông tin trên website của công ty, Bộ tài chính, các thông tin trên báo, tạp chí, internet,...
- Tham khảo giáo trình để chọn lọc các chỉ tiêu cần thiết phục vụ cho việc phân tích.
3.2.1.2. Số liệu sơ cấp
Thu thập số liệu sơ cấp nhờ vào việc: - Quan sát, tiếp cận và tìm hiểu thực tế.
- Điều tra, phỏng vấn trực tiếp các nhân viên tại công ty thực tập. 3.2.2. Phương pháp phân tích số liệu
Đối với mục tiêu hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định KQKD: thực hiện bằng cách sử dụng phương pháp kế toán trên máy vi tính theo hình thức sổ nhật ký chung.
Đối với mục tiêu đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Trên cơ sở hệ thống số liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp thống kê mô tả, so sánh số liệu và phương pháp suy luận để có được cái nhìn trực quan về sự thay đổi của tổng doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua 3 năm từ 2010 – 2012 và 6 tháng đầu năm 2013. Đồng thời, sử dụng một số chỉ tiêu tài chính để phân tích khả năng sinh lợi của công ty. Ngoài ra, đề tài còn kết hợp dùng đồ thị và biểu bảng để đơn giản hóa công tác tập hợp dữ liệu và giúp người đọc dễ theo dõi sự biến động của số liệu nghiên cứu qua các năm.
Từ đó, đưa ra những đề xuất hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ, xác định kết quả hoạt động kinh doanh và giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
3.2.2.1. Phương pháp so sánh
a) Phương pháp so sánh số tuyệt đối: là kết quả của hiệu số giữa trị số
kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện khối lượng quy mô của các hiện tượng kinh tế.
* Công thức tính như sau :
(2.1) Trong đó:
y0: chỉ tiêu năm trước ; y1: chỉ tiêu năm sau ;
∆y: là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế.
Phương pháp này sử dụng để so sánh số liệu năm tính với số liệu năm trước của các chỉ tiêu xem có biến động không và tìm ra nguyên nhân biến động của các chỉ tiêu kinh tế, từ đó đề ra biện pháp khắc phục.
b) Phương pháp so sánh số tương đối: là kết quả của thương số giữa trị
số kỳ phân tích với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, mức phổ biến của các hiện tượng kinh tế.
* Công thức tính như sau:
(2.2)
Trong đó:
y0: chỉ tiêu năm trước ; y1: chỉ tiêu năm sau;
∆y: biểu hiện tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu kinh tế.
Phương pháp này dùng để làm rõ tình hình biến động của các chỉ tiêu kinh tế trong thời gian nào đó. So sánh tốc độ tăng trưởng của chỉ tiêu giữa các năm và so sánh tốc độ tăng trưởng giữa các chỉ tiêu để tìm ra nguyên nhân.
3.2.2.2. Phương pháp thống kê mô tả
Thống kê mô tả là tập hợp các phương pháp đo lường, mô tả và trình bày số liệu được ứng dụng vào lĩnh vực kinh tế và kinh doanh bằng cách rút ra những kết luận dựa trên những số liệu và thông tin được thu thập. Thống kê
mô tả sử dụng các phương pháp lập bảng, biểu đồ và các phương pháp số nhằm tóm tắt dữ liệu nêu bật những thông tin cần tìm hiểu.
CHƯƠNG 4
TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CẦN THƠ- CÔNG TY CỔ PHẦN ÔTÔ TRƯỜNG HẢI
4.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ÔTÔ TRƯỜNG HẢI
4.1.1. Lịch sử hình thành
Công ty cổ phần ôtô Trường Hải tiền thân là công ty TNHH ôtô Trường Hải, được thành lập vào ngày 29/04/1997 theo quyết định số 003433/GP- TLDN-N02 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, trụ sở chính đặt tại số 19 đường 2A Khu Công nghiệp Biên Hòa 2-Đồng Nai, với tổng vốn ban đầu là 800 triệu đồng. Ngày đầu thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn; máy móc thiết bị, công nghệ còn lạc hậu; cán bộ, công nhân viên chỉ có 120 người. Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu xe đã qua sử dụng về tân trang lại để cung cấp ra thị trường, đồng thời cung cấp các vật tư phụ tùng (VTPT) cho việc sửa chữa ôtô. Đến nay, sau gần 15 năm hình thành và phát triển, ngoài văn phòng quản trị số 80 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Quận Phú Nhuận- Thành phố Hồ Chí Minh, công ty còn có văn phòng đại diện tại Nam Bộ, Trung Bộ, Bắc Bộ và khu phức hợp sản xuất và lắp ráp ôtô Chu Lai- Trường Hải, với gần 7.000 cán bộ công nhân viên. Vốn điều lệ là 2.500 tỷ đồng.
4.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh
4.1.2.1. Tầm nhìn
Trở thành tập đoàn công nghiệp đa ngành có tốc độ tăng trưởng cao và bền vững với vị trí hàng đầu trong khu vực, mang lại hiệu quả tối đa cho nhà
đầu tư và niềm tự hào về sản phẩm thương hiệu Việt.
4.1.2.2. Sứ mệnh
- Tạo ra những sản phẩm nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống người sử dụng để trở thành thương hiệu Việt Nam được biết đến trong khu vực AFTA và thế giới.
- Phát triển bền vững mang lại lợi ích cao nhất cho cổ đông và đối tác đồng thời tạo môi trường thuận lợi nhất để nhân viên phát triển về cá nhân cũng như nghề nghiệp đáp ứng nhu cầu thời đại.
- Tạo ra nguồn nhân lực và vật lực góp phần vào quá trình phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và nền công nghiệp cơ khí ôtô Việt Nam.
Hình 4.1: Sơ đồ tổ chức công ty năm 2013
Khối TC-KT Đại hội cổ đông
Hội đồng quản trị Ban điều hành
Ban kiểm soát
Ban KTNB & TT Khối KD ĐT-XDCB Khối QTC Khối DV-PT Khối KD xe DL Khối GN-VC Khối sản xuất Khối ĐT-PT-XD KCN Khối KD xe TM Ban ĐT-XD-KD KCN Ban Dịch vụ KCN Công ty Cảng Ban Lắp ráp ôtô Ban Linh kiện-PT Ban Hỗ trợ Phòng DV-PT VPQT Khu Liên hợp VPQT Hà Nội VPQT Đà Nẵng VPQT Biên Hòa Phòng TC-KT Phòng TC-KT Phòng TC-KT Phòng TC-KT VPQT TPHCM Công ty PP xe DL Phòng Tài chính Phòng Kế toán Khối ĐT-PT-XD KCN Khối ĐT-PT-XD KCN Khối ĐT-PT-XD KCN Công ty PP xe TM Phòng DV-PT Phòng DV-PT Văn phòng PP xe TM Văn phòng PP xe TM Văn phòng PP xe TM Văn phòng PP xe TM Văn phòng PP xe DL Văn phòng PP xe DL Văn phòng PP xe DL Văn phòng PP xe DL Công ty Vận tải biển Phòng GN-VC Khu liên hợp Chu Lai CNKV Bắc Bộ CNKV Bắc Bộ CNKV Bắc Bộ Phòng GN-VC Phòng GN-VC Phòng ĐT-XD Phòng ĐT-XD
4.2. SƠ LƯỢC VỀ CHI NHÁNH SHOWROOM CẦN THƠ 4.2.1. Quá trình hình thành và phát triển 4.2.1. Quá trình hình thành và phát triển
Với mục đích tăng cường phân phối tại miền Tây, chi nhánh Cần Thơ được thành lập và hoạt động theo giấy phép thành lập số 512000259 do phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch đầu tư tỉnh Cần Thơ cấp ngày 21/05/2004.
Tên công ty: Chi nhánh Cần Thơ-Công ty cổ phần ô tô Trường Hải; Địa chỉ: 340 CMT8, P.Bùi Hữu Nghĩa, Quận Bình Thủy, TP.Cần Thơ; Mã số thuế: 3600252847003; Điện thoại: 0710.3887956; Fax: 0710.3887957;
Ngành nghề kinh doanh: phân phối, sữa chữa, bảo hành ô tô, xe tải các loại,…
Chi nhánh Cần Thơ-Công ty cổ phần ôtô Trường Hải là một đơn vị kinh doanh, công ty được quyền hạch toán kinh doanh độc lập, mở tài khoản ngân hàng sử dụng dấu riêng thực hiện ký kết hợp đồng, công ty được quyền mở rộng hệ thống thông qua đại lý cấp 2 và các cửa hàng trực thuộc các điểm cần thiết, chủ động tuyển người và sử dụng nhân sự khi có nhu cầu, lựa chọn hình thức trả lương phù hợp cho cán bộ công nhân viên của công ty theo đúng quy định của pháp luật.
4.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và mạng lưới kinh doanh
4.2.2.1. Chức năng
- Phân phối các sản phẩm xe và phụ tùng chính hiệu. - Dịch vụ đóng thùng, bảo hành và sữa chữa.
Ngoài việc sữa chữa tại chỗ, công ty còn cung cấp dịch vụ sữa chữa lưu
động nhằm chăm sóc bảo dưỡng xe cho khách hàng.
4.2.2.2. Nhiệm vụ
- Làm thủ tục đăng ký kinh doanh và hoạt động theo quy định pháp luật; chấp hành đúng các chính sách, chế độ của Nhà nước.
- Thực hiện nghiêm chỉnh trong việc ký kết các hợp đồng mua bán với các đơn vị khác cũng như khách hàng.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực lao động, tài sản, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo thu nhập cho người lao động và thực hiện nghĩa vụ công dân đối với cộng đồng,…
- Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với người lao động hiện hành về thời gian làm việc, nghỉ ngơi, tiền lương, tiền thưởng, chăm sóc sức khỏe, đời sống tinh thần vật chất, cải thiện điều kiện và môi trường làm việc.
4.2.2.3. Mạng lưới kinh doanh
Chi nhánh Cần Thơ phân phối chủ yếu trên hai địa bàn thành phố Cần Thơ và tỉnh Hậu Giang vì đây là hai tuyến đường nằm liền nhau nên quá trình giao dịch cũng thuận lợi hơn, còn địa bàn ngoài hai tỉnh này có các đại lý và showroom khác phân phối ở từng nơi nhằm đáp ứng tốt hơn. Nếu các tỉnh ngoài hai địa bàn trên có nhu cầu và đến showroom thì bộ phận bán hàng cũng thực hiện ký kết hợp đồng cho các tỉnh này.
4.2.3. Cơ cấu tổ chức chi nhánh
4.2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nguồn: Phòng kế toán Chi nhánh Cần Thơ-Công ty cổ phần ôtô Trường Hải, 2013
Hình 4.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức chi nhánh năm 2013
4.2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận a) Ban Lãnh đạo
Giám đốc chi nhánh: là người lãnh đạo các phòng ban, chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động của chi nhánh và Tổng công ty, đại diện cho quyền,
Phòng TCHC Chuyên viên HCNS Tạp vụ Bảo vệ Phòng kinh doanh Bán hàng Bán hàng HCKD Quản lý kho xe HCKD Giám đốc chi nhánh Phòng dịch vụ phụ tùng DVTM DVDL Phụ tùng Quản đốc Kiểm soát viên Tổ Sửa chữa Phòng kế toán KT tổng hợp nghiệp vụ KT bán hàng KT dịch vụ KT phụ tùng KT hỗ trợ tín dụng và bảo hiểm, thủ quỹ
nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật, Nhà nước, cấp trên về hoạt động của chi nhánh.
b) Phòng kế toán - tài chính
Phòng kế toán– tài chính có tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, kiểm tra, giám sát các nhiệm vụ có liên quan công tác kế toán – tài chính.
Quản lý chi phí, tài sản, thu chi công nợ; dự báo nhu cầu thị trường. Tổ chức thực hiện quy định của Bộ tài chính.
Tổ chức tốt mối quan hệ các nhiệm vụ, công tác kế toán đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm: kế toán bán hàng, dịch vụ, phụ tùng,…theo đúng quy với cơ quan chức năng Nhà nước, chi cục thuế, kho bạc, ngân hàng, đơn vị cấp trên, phòng nghiệp vụ khác, đơn vị trực thuộc.
c) Phòng kinh doanh
Định hướng cho lãnh đạo về thị trường kinh doanh, xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu, tổ chức bán hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm.
Phân tích tổng hợp các thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, đồng thời tiếp xúc làm việc, giao dịch trực tiếp với khách hàng để có thể soạn thảo, chuẩn bị các thủ tục cho việc ký kết hợp đồng, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, nghiên cứu tiếp cận thị trường.
Điều tra, nghiên cứu tình hình thị trường và các chính sách của đối thủ cạnh tranh để tìm ra chiến lược kinh doanh của công ty.
Tổ chức tốt các mối quan hệ với các các cơ quan nhà nước, cơ quan chức năng cấp trên, phối hợp chặt chẽ với phòng nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc khác.
d) Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, kiểm tra, giám sát các nhiệm vụ sau:
Công tác tổ chức an toàn vệ sinh và bảo hộ lao động…
Tiến hành tổ chức quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính, con dấu và cơ sở vật chất của công ty; xây dựng và đề xuất mô hình tổ chức bộ máy nhân sự, thực hiện nhiệm vụ về lao động tiền lương, bảo hiểm và các chế độ quy định của nhà nước, tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đẩy mạnh phong trào thi đua.
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng lao động hàng kỳ.
Tổ chức tốt các mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên, phối hợp chặt chẽ với phòng ban khác, đơn vị trực thuộc khác.
e) Phòng dịch vụ – phụ tùng
Chịu trách nhiệm các chỉ tiêu kinh doanh dịch vụ, phụ tùng được giao. Nhận sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng các loại xe, thay thế phụ tùng. Hỗ trợ công tác bán hàng, báo cáo phản hồi lỗi kỹ thuật với nhà cung cấp.
Bán phụ tùng, phụ kiện (cung cấp qua dịch vụ và bán lẻ); Dự báo đến khách hàng phụ tùng sắp hết hạn bảo hành, bảo dưỡng.
Tổ chức hoạt động dịch vụ hậu mãi đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Tổ chức tốt các mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác, đơn vị trực thuộc khác.
4.2.3.3. Sơ lược bộ máy kế toán chi nhánh a) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán Chi nhánh Cần Thơ-Công ty cổ phần ôtô Trường Hải, 2013
Hình 4.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chi nhánh năm 2013
b) Nhiệm vụ, chức năng của bộ phận kế toán
Kế toán trưởng: đứng đầu và chịu trách nhiệm điều hành bộ phận kế toán, trực tiếp giám sát tình hình tài chính tại công ty, tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong công ty, trước hết là hoạt động tài chính, làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện chức năng vốn có của kế toán. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp nghiệp vụ Kế toán bán hàng Kế toán hỗ trợ tín dụng và bảo hiểm, thủ quỹ Kế toán dịch vụ Kế toán phụ tùng
Kế toán bán hàng: Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp về tổng giá tính toán của hàng bán ra, giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ), cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác đinh kết quả kinh doanh, kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ,…
Kế toán tổng hợp nghiệp vụ: tổng hợp các số liệu của kế toán viên, từ đó lập sổ chi tiết từng tài khoản, báo cáo tài chính, khai thuế, làm quyết toán thuế theo quy định của bộ phận tài chính và báo cáo thống kê theo yêu cầu của cơ quan quản lý, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm các nguồn vốn kinh