- Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho: Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh, nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ hai nguồn mua ngoài và tự gia công trong đó chủ yếu là từ mua ngoài nhập kho.
* Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tình hình dự trữ nguyên vật liệu, CCDC phòng vật tư sẽ tính ra số lượng chủng loại, nguyên vật liệu, CCDC cần mua và tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp (gồm cả nhà cung cấp mới và nhà cung cấp cũ). Sau khi tìm kiếm và đạt được những thoả thuận chung về đơn giá, số lượng, chất lượng, hình thức thanh toán….phòng vật tư sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế mua bán.
- Khi mua vật tư, nhà cung cấp sẽ lập hoá đơn (GTGT) và giao cho Công ty, trong hoá đơn sẽ ghi rõ tên, địa chỉ… của nhà cung cấp cũng như số lượng, đơn giá, thuế GTGT, tổng thanh toán….của các loại nguyên vật liệu, CCDC. Nếu nhiều chủng loại nguyên vật liệu, CCDC thì kèm theo hoá đơn GTGT sẽ có “bảng kê thu mua hàng hoá”. Thông thường thì nguyên vật liệu, CCDC về nhập kho của Công ty cùng với hoá đơn GTGT của bên bán, đây là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Phòng vật tư của Công ty sẽ lập một biên bản kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư. Sau khi kiểm nghiệm thì nguyên vật liệu, CCDC sẽ được nhập kho nếu đạt yêu cầu hoặc sẽ trả lại bên bán nếu không đạt yêu cầu về mặt quy cách, phẩm chất….
Biểu số 1
Hoá đơn giá trị gia tăng
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 8 tháng 12 năm 2006
Mẫu số: 01GKKT-3LL Ký hiệu AA/02
Số 0056753
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương Địa chỉ: Minh Khai-Hoài Đức-Hà Tây
Số tài khoản:
Họ và tên người mua hàng: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh
Địa chỉ: 52 Trương Định-Hai Bà Trưng-Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Trả chậm
STT Tên hàng hoá Đ.V Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3)=(1)x(2)
1 Đường Glucose Kg 8000 3362 26.896.000
2 Sữa bột Kg 2500 29000 72.500.000
Cộng tiền hàng: 99.396.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 9.939.600
Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mươi năm nghìn sáu trăm đồng
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2
Biên bản kiểm nghiệm
(vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 8 tháng 12 năm 2006
Số: 195
Căn cứ vào hoá đơn số 004586 ngày 3 tháng 12 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Nguyễn Văn Thành (Trưởng ban-Phó phòng KCS) Ông: Nguyễn Mạnh Hùng (Cán bộ phòng KCS)-Uỷ viên Ông: Trần Văn Đức (Cán bộ phòng kỹ thuật)-Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư dưới đây:
T.T Tên nhãn hiệu Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đ.VT Số lượng theo chứng từ
kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú
Đúng
yêu cầu
Không đúng
yêu cầu
1 Đường Glucose Cân đo Kg 8000 8000
2 Sữa bột Cân đo Kg 2500 2500
ý kiến ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đúng về số lượng, quy cách, chủng loại như ghi trên hoá đơn của người bán
Thủ kho
(ghi rõ họ tên)
Trưởng ban
Biểu số 3
Phiếu nhập kho
Ngày 8 tháng 12 năm 2006 Số: 10
Nợ: TK 152.1 Có TK: 331
- Họ tên người nhập: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh - Địa chỉ: 52 Trương Định-Hai Bà Trưng-Hà Nội
Theo hoá đơn số 0056753 ngày 8/12/2006 Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu chính
STT Tên hàng hoá Đ.VT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Đường Glucose Kg 8000 3362 26.896.000
2 Sữa bột Kg 2500 29000 72.500.000
Cộng tiền hàng: 99.396.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 9.939.600
Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mươi năm nghìn sáu trăm đồng
Phụ trách cung tiêu (Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên)
Phiếu nhập kho lập thành 02 liên: Liên 1 lưu ở phòng vật tư
Liên 2 giao cho thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó chuyển lên cho kế toán ghi sổ
- Khi nhập kho nguyên vật liệu, CCDC căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và biên bản kiểm nghiệm, và phòng kinh doanh lập phiếu nhập
kho. Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh số lượng và giá trị của nguyên vật liệu, CCDC nhập kho.
- Phiếu nhập kho sẽ là căn cứ để ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán và thanh toán tiền hàng. Cụ thể: Cột “số lượng” được dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho, số liệu ba cột: “số liệu”, “đơn giá”, “thành tiền” được phòng kế toán sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán và “cộng thanh toán” sẽ làm căn cứ thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp.
* Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho do tự gia công:
Căn cứ vào bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành, phòng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho của nguyên vật liệu, CCDC mà Công ty gia công. Phiếu nhập kho trong trường hợp này được lập thành ba liên:
Liên 1: Lưu ở phòng vật tư Liên 2: Do bộ phận sản xuất giữ
Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để hạch toán
* Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho: Việc thu mua vật tư, nguyên vật liệu, CCDC do phòng vật tư của Công ty thực hiện theo kế hoạch của Công ty và các bộ phận sử dụng. Khi hàng về cùng với hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng mua hàng hoặc phiếu báo giá vật tư, thủ kho cùng bộ phận kiểm tra chất lượng của phòng vật tư sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại…của nguyên vật liệu, CCDC nếu đúng theo các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng mua hàng thì lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá”. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng hoặc theo hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành hai liên: 1 liên kế toán sử dụng làm chứng từ thanh toán rồi được lưu giữ, bảo quản. Thủ kho ký số lượng vật tư nhập kho vào phiếu và ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để lưu tại phòng kế toán, 1 liên lưu ở phòng vật tư.
Sơ đồ 1: Trình tự nhập kho vật tư mua ngoài