Hệ thống được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ các chủ thể tham gia công tác quản lý sinh viên thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình, đặc biệt là công tác cố vấn học tập. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng chủ thể được xác định như sau:
Phân hệ 1: sẽ cung cấp các chức năng để Phòng công tác sinh viên thực hiện các công việc sau:
- Quản lý danh mục: dùng để quản lý các danh mục hệ thống như: căn cứ quyết định khen thưởng, căn cứ quyết định kỷ luật, hình thức khen thưởng, hình thức kỷ luật, khoa, năm học.
- Quản lý các quyết định khen thưởng, kỷ luật sinh viên cấp trường
Lập quyết định khen thưởng/ kỷ luật sinh viên
In quyết định khen thưởng danh sách sinh viên được khen thưởng
In quyết định kỷ luật danh sách sinh viên bị kỷ luật
Thống kê khen thưởng sinh viên theo hình thức khen thưởng tại một thời điểm và cả quá trình
Thống kê kỷ luật sinh viên theo hình thức kỷ luật tại một thời điểm và cả quá trình
Cập nhật các mẫu quyết định khen thưởng/ kỷ luật sinh viên
Cập nhật các đơn vị phụ trách thi hành quyết định - Quản lý các hoạt động do Đoàn – Hội cấp trường tổ chức
Điểm danh sinh viên tham gia các hoạt động do Đoàn – Hội cấp trường tổ chức (bắt buộc hoặc đề nghị cộng điểm rèn luyện)
In danh sách sinh viên tham gia hoạt động, phong trào theo từng lớp chuyên ngành
Thống kê số lượng sinh viên tham gia hoạt động (Tất cả các khoa hay chi tiết các ngành thuộc từng khoa)
- Quản lý kết quả rèn luyện sinh viên
Xem kết quả rèn luyện của sinh viên thuộc các lớp chuyên ngành theo từng năm học, học kỳ
Thống kê kết quả rèn luyện của sinh viên (tất cả các khoa hay chi tiết các ngành thuộc từng khoa)
Phân hệ 2: sẽ cung cấp các chức năng để Đoàn khoa thực hiện các công việc như: - Quản lý danh mục: bao gồm các danh mục điểm cộng và điểm trừ dành cho các hoạt động của Đoàn Thanh Niên do khoa hay trường tổ chức.
Quản lý cộng – trừ điểm rèn luyện:
Nhập danh sách sinh viên được cộng điểm rèn luyện theo quy định
Nhập danh sách sinh viên vi phạm, bị trừ điểm rèn luyện theo quy định
In danh sách sinh viên đề nghị cộng điểm rèn luyện
In danh sách sinh viên đề nghị trừ điểm rèn luyện
Thống kê số lượng sinh viên tham gia các phong trào, hoạt động do Đoàn Khoa tổ chức
Thống kê số lượng sinh viên vi phạm trong năm học, học kỳ cụ thể - Quản lý khen thưởng, kỷ luật (cấp Khoa):
Lập quyết định khen thưởng/ kỷ luật sinh viên
In quyết định khen thưởng sinh viên và danh sách sinh viên được khen thưởng
In quyết định kỷ luật sinh viên và danh sách sinh viên bị kỷ luật
Thống kê khen thưởng sinh viên theo hình thức khen thưởng
Thống kê kỷ luật sinh viên theo hình thức kỷ luật
Cập nhật các mẫu quyết định khen thưởng/ kỷ luật theo quy định
Cập nhật các đơn vị chịu trách nhiệm thi hành quyết định - Quản lý kết quả rèn luyện sinh viên
Xem kết quả rèn luyện của sinh viên thuộc các lớp chuyên ngành theo từng năm học, học kỳ.
Thống kê kết quả rèn luyện của sinh viên (tất cả các ngành hay chi tiết các lớp chuyên ngành).
Kết xuất thông tin tổng hợp của mỗi sinh viên (kết quả học tập và rèn luyện) tại mỗi thời điểm và cả quá trình
Kết xuất thông tin tổng hợp của lớp (kết quả học tập và rèn luyện) tại mỗi thời điểm và cả quá trình
Thống kê khen thưởng/ kỷ luật sinh viên của lớp
Phân nhóm sinh viên tương đồng về kết quả học tập, nhằm mục đích là:
Xác định nhóm sinh viên tương đồng về kết quả học tập
Xác định nhóm sinh viên có kết quả học tập đang trên đà giảm sút
Xác định nhóm sinh viên có kết quả học tập đang trên đà tiến bộ
- Gợi ý, cung cấp thông tin về các hoạt động, cách thức tổ chức thực hiện tư vấn cho CVHT đối với mỗi nhóm sinh viên tương đồng
- Kết xuất danh sách sinh viên có kết quả học tập đi xuống/ tiến bộ trong mỗi nhóm sinh viên tương đồng
- Kết xuất biểu đồ thống kê kết quả học tập của lớp dựa trên các nhóm sinh viên tương đồng
- Kết xuất biểu đồ thống kê kết quả rèn luyện của lớp dựa trên các chỉ tiêu đánh giá theo quy định
- Kết xuất biểu đồ phân tích sự tiến bộ của sinh viên sau một học kỳ (năm học) - Các tiện ích khác như:
Công cụ gửi email đến từng nhóm sinh viên tương đồng hoặc những nhóm sinh viên cụ thể
Kết xuất chương trình đào tạo theo chuyên ngành đào tạo và khóa học Kết xuất kế hoạch học tập của một sinh viên cụ thể
3.2.2.1 Phân hệ lập quyết định khen thưởng
Được trình bày trong Biểu mẫu 1 và Biểu mẫu 2 ởPhụ lục 2.
3.2.2.2 Phân hệ lập quyết định kỷ luật