Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là một công việc quan trọng, do đó khi tiến hành giai đoạn này, ban giám đốc công ty đã giao cho những cán bộ có am hiều sâu về mặt hàng mình nhập đi nhận và kiểm tra hàng hóa tại cảng. Sau khi hàng hóa đã được nhận từ cảng, hàng hóa lại tiếp tục được kiểm tra 1 lần nữa qua bộ phận kho của công ty. Sau đó kết quả sẽ được báo cáo cho phòng kế toán tài chính. Và cuối kỳ, báo cáo đó sẽ được ban giám đốc xem xét và đánh giá.
+ Quản trị nhận hàng NK được tiến hành:
. Giám sát việc chuẩn bị chứng từ để nhận hàng: Khâu này được đánh giá là quan trọng nhất trong việc nhận hàng. Trước khi tàu đến cảng, các hãng PTVT sẽ gửi giấy báo đến cho công ty. Công ty nhận được giấy báo sẽ cử cán bộ đến để nhận hàng đồng thời xuất trình bộ chứng từ nhận hàng bao gồm: Xuất trình hồ sơ đã hoàn thành tờ khai Hải quan, lệnh giao hàng (D/O) trên cơ sở xuất trình B/L, hợp đồng bốc dỡ hàng, bảng kê khai chi tiết hàng hóa, các hóa đơn và các giấy tờ khác có liên quan đến nhận hàng. Nếu hàng hóa của công ty bị lưu hàng tại kho bãi ở cảng thì khi đó công ty sẽ phải chịu thêm chi phí lưu kho tại cảng. Do đó khi đến nhận hàng, công ty phải xuất trình thêm các giấy tờ sau: giấy chứng nhận lưu kho bãi, hóa đơn thanh toán chi phí lưu kho...
--> Do việc tiến hành nhận hàng hóa cần rất nhiều giấy tờ nên công ty đã chủ động quản lý, giám sát chặt chẽ và chưa xảy ra một vụ tranh chấp nào đối với hãng PTVT.
. Quản lý việc nhận hàng về công ty: Từ khi hàng hóa được chuyển giao từ hãng PTVT tới công ty Cổ phần Cavico Thương mại Xây dựng, mọi rủi ro hàng hóa đều do Công ty chịu trách nhiệm. Nhận biết được trách nhiệm của mình đối với hàng hóa nên công ty đã chủ động giám sát và tìm ra cách giải quyết tốt nhất để tránh các chi phí không cần thiết gây lãng phí cho công ty. Sau khi nhận hàng, công ty sẽ đến bộ phận vận tải tại cảng xuất trình D/O để
làm phiếu xuất kho và các giấy tờ khác cho lô hàng nhận hàng về kho. + Quản lý kiểm tra hàng:
. Quản trị việc chuẩn bị giấy tờ để tiến hàng kiểm tra hàng hóa:
Bộ hồ sơ bao gồm: Giấy đăng kiểm chất lượng, số lượng, lốp và xích bảo vệ lốp, hợp đồng ngoại thương, hợp đồng vận tải, hợp đồng lưu kho, giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), bảng kê khai chi tiết hàng hóa NK, tài liệu kỹ thuật và các giấy tờ khác có liên quan. Các giấy tờ này được công ty chuẩn bị kỹ lưỡng trong quá trình chờ nhận hàng nên ít thấy cho sai sót.
. Giám sát việc tiến hành kiểm tra hàng hóa của Công ty: Đây là một khâu tương đối quan trọng để đánh giá hàng hóa nhận có đúng chủng loại, kích cỡ, số lượng, chất lượng, mẫu mã,bao bì…theo đúng như trong hợp đồng đã ký hay không. Để từ đó có những chứng cứ để phục vụ cho những khiếu nại sau này.