II/ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
1. Các giải pháp đối với công ty
Các vấn đè cần phải làm để thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu
a. Chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng hoá - Chuẩn bị các thủ tục đầy đủ, kịp thời, chính sác, tránh tình trạng gấp rút chồng chéo.
- Yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cũng như thủ tục giấy tờ liên quan đến việc xuất khẩu hàng hoá sớm, kịp thời và phải có thời gian đủ dài để chuẩn bị trước khi xuất hàng.
- Tiến hàng nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà nhà nước quy định như làm thủ tục hải quan, kiểm hoá,...
- Theo dõi các mặt hàng từng loại một nhằm xử lý các thông tin chính xác về ngày giao hàng, ký mã hiệu lô hành, số hiệu tàum điều kiện thanh toán,...
b. Chuẩn bị để giao hàng
Chuẩn bị hàng tốt việc nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng là rất quan trọng, nó góp phần đáp ứng kịp thời chính xác nhu cầu của thị trường, thực hiện đúng thời hạn hợp đồng với chất lượng tốt. Trong kinh doanh hành thủ công mỹ nghệ, công ty phát triển, đạt hiệu quả cao khi các đơn vị trong công ty có sự kết hợp đồng bộ cân đối từ thu mua, thực hiện đúng thời hạn hợp đồng, thanh toán, giao hàng.
c. Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu
Điều mà mọi khách hàng đều mong muốn là lúc nhận lô hàng đúng số lượng và chất lượng,... bởi vây, kiểm tra hàng hàng hoá có vai trò rất quan trọng giúp cho mọi phía không bị thiệt hại. Do vây:
- Công ty cần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật kho hàng hoá và quy hoạch hợp pháp bằng kho... Để đảm bảo hàng hoá không bị ẩm mốc, rạng nứt hàng trước
khi xuất khẩu nhằm hạn chế chi phí tái chế biến sản và đảm bảo chất lượng hàng hoá để xuất khẩu.
- Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hàng hoá để sắp xếp hàng hoá trong kho cho hợp lý tiện cho việc kiểm tra, bảo quản hàng hoá.
Tiến hành phân loại, làm mã hàng hoá đưa hàng vào vị trí đã được xác định trước.
- Trước khi xuất hàng công ty phải kiểm tra quy cách, phẩm chất của hàng hoá, màu sắc, cách đóng gói,... xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng đã ký không?.
- Tổ chức giám sát hàng hoá trong trường hợp hợp đồng bắt buộc kiểm tra qua khâu này, công ty thêu Vinacontrol đứng ra kiểm tra, mục tiêu chủ yếu là nhằm phát hiện sai sót và khuyết tật nếu có, kịp thời giao hàng đúng hạn.
- Hàng hoá được giao phải phù hợp với quy định của hợp đồng nếu không có thể dẫn đến khiếu nại hoạc chậm nhận hàng, chấm dứt hợp đồng.
d. Làm thủ tục hải quan
Để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn phải qua hai giai đoạn. -Giai đoạn 1: Chủ hàng phải nộp bộ chứng từ đầy đủ, các chứng từ phải thất khớp với hợp đồng. Các giấy tờ này công ty phải chuẩn bị từ trước. -Giai đoạn 2 kiểm tra hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ, bất kỳ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ sẽ gây cho công ty khó khăn, mất nhiều thời gian, chi phí.
e. Giao hàng
Khi có được quy trình giao nhận hàng hóa hợp lý, công ty sẽ thực hiện giao hàng có hiệu quả tốt hơn nhiều. Tuy nhiên, nếu chỉ có quy trình giao nhận hợp lý thì chưa đủ. Vấn đề ở chỗ công ty cần tổ chức thực hiện chúng sao cho có hiệu quả cao nhất. Để giải quyết vấn đề này công ty cần có những giải pháp cụ thể sau:
- Quy trình cần giao nhiệm vụ cụ thể cho một hoạc một số cán bộ công nhân viên chuyên môn hóa một công việc cụ thể nào đó. Điều này sẽ giúp cho việc thực
hiện quy trình giao nhận sẽ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tránh lãng phí không cần thiết.
- Xây dựng mối quan hệ cần thiết với cán bộ điều độ cảng, với các cơ quan kiểm nhiệm, cơ quan hải quan. Xây dựng tốt mối quan hệ này giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian, chi phí trong các công việc như: thông quan hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, kiểm tra hàng, bốc hàng,...được tiến hành nhanh chóng có chất lượng tốt, tránh được tình trạng khi hàng đến công tác giao nhận hàng diễn ra chậm chạp gây ách tắc.
- Cán bộ làm ở các khâu khác nhau trong quy trình xuất khẩu cần thường xuyên thông tin, liên lạc chặc chẽ với nhau. Chỉ cần trục trặc ở khâu nào đớ của quy trình sẽ gây ra tác động lớn tới việc giao hàng xuất khẩu. Công ty cần phải làm cho mỗi cán bộ hiểu rõ được trách nhiệm, ý thức nhiệm vụ của họ. Bên cạnh đó là những quy chế, quy định thưởng phạt rõ ràng, nếu như vậy công ty mới nâng cao được ý thức trách nhiệm của họ, kích thích động viên họ làm hết mình trong công việc.
- Tăng cường liên doanh, liên kết với các hãng tàu, các cơ quan giao hàng trong và ngoài nước cụ thể là công ty có thể mời các cơ quan giao hàng tại cảng biển trong và ngoài nước tham gia liên doanh. Việc liên doanh liên kết sẽ tạo nhiều thuận lợi cho công ty trong quá trình kinh doanh của mình.
f. Thanh toán
Quản lý khâu thanh toán là vấn đề quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế. Công ty cũng như nhiều nhà xuất khẩu ở Việt Nam đều nhận thấy sự phức tạp trong khâu này và trong thực tế đây cũng là khâu thường xuyên xảy ra tranh chấp. Hiện nay, công ty thường áp dụng phương pháp thanh toán L/C cho hợp đồng xuất khẩu của mình, đây là phương thức thanh toán có nhiều ưu điểm. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu cho khâu này từ khi ký kết hợp đồng, trong quá trình thực hiện hợp đồng và cả sau khi thực hiện hợp đồng. Các rủi ro thanh toán thường gặp mà công ty cần phải tránh nhất là trong hợp đồng thực hiện với khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài:
- Rủi ro biến động tỷ giá, đồng tiền thanh toán bị mấy giá.
- Rủi ro từ giá ngân hàng phát hành L/C không có uy tín trong thanh toán dẫn đến không giữ đúng cam kết thanh toán của nhân hàng đã ghi trong L/C đối với công ty.
- Rủi ro xuất phát từ nguồn gốc là do không thực hiện đúng các điều kiện ghi trong L/C như: thời hạn giao hàng chậm so với quy định trong L/C, không phù hợp với nội dung của L/C.
Để tránh các rủi ro nói trên, nâng cao hiệu quả thanh toán quốc tế công ty cần
thực hiện quản lý khâu thanh toán theo cách thức:
- Trước khi ký kết hợp đồng cần phải tìm hiểu rõ bạn hàng. Nắm bắt thiện trí, nhu cầu của họ tránh sự lừa đảo giá trị hợp đồng thu về bằng các điều khoản đảm bảo tỷ giá ngay khi ký kết hợp đồng. Có thể dùng các cách bảo đảm như: Bảo đảm bằng vàng, bảo đảm bằng các đồng tiền có giá trị ổn định.
- Luôn cẩn thận với L/C do ngân hàng gửi đến, phân tích kỹ lưỡng từng nội dung nhỏ của L/C nhận được.
- Nếu gặp khó khăn trong thời gian giao hàng, thời hạn xuất trình chứng từ và có một số sai lệch dù nhỏ nhất trong bộ chứng từ thanh toán công ty cần phải kiên quyết yêu cầu chỉnh sửa L/C cho phù hợp.
- Phải cố gắng hết sức để có bộ chứng từ hoàn hảo theo đúng yêu cầu của L/C từng chi tiết nhỏ nhất phải phù hợp với luất lệ điều tiết của L/C trong thời gian hiệu lực của L/C.
- Nếu cần thiết thì sử dụng cố vấn của ngân hàng để có được bộ chứng từ hoàn hảo, nên tôn trọng những lời khuyên của ngân hàng.
g. giải quyết tranh chấp
Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bời vì nó không chỉ gây tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của công ty Alan thường không lớn
nên có khi tranh chấp xảy cần phải dựa trên ngyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ.
Quản lý hợp đồng xuất khẩu
Việc quản lý hợp đồng xuất khẩu là nhằm đảm bảo rằng người mua thực sự nhận hàng và ký kết theo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, như vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu người xuất khẩu có trách nhiệm tìm được các biện pháp tháo gỡ và giải quyết các vấn đề vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đối với công ty hiện nay công tác quản lý hợp đồng xuất khẩu cần phải chú trọng vào việc quản lý toàn diện chất lượng sản phẩm bởi vì, phần lớn các khiếu nại trong hợp đồng xuất khẩu là về chất lượng sản phẩm. Để quản lý tốt hợp đồng xuất khẩu cần thực hiện một số công việc sau:
- Liên tục tìm kiếm các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp của sản phẩm và các biện pháp xóa bỏ chúng.
- Luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm để nhận thức được sự yếu kém của mình với tinh thần thực sự cầu thị.
- Phát huy sự trung thực trong kinh doanh, tránh hiện tượng bao che đẻ hàng có chất lượng xấu được giao đi làm mất uy tín với khách hành.
- Hoàn thiện cơ chức quản cấu tổ lý sản xuất.
- Tăng cường công tác theo dõi từng khâu trong quá trình sản xuất.
Duy trì củng cố mối quan hệ làm ăn với các bạn hàng cũ và tìm kiếm bạn hàng mới
Trong quá trình kinh doanh việc thực hiện hợp một số hợp đồng với các điều kiện cơ bản là tương đối giống nhau, chỉ khác một phần trong hợp đồng là chủ thể khác nhau mà kết quả khác nhau, nhiều khi lại trái ngược nhau. có hợp đồng được tiến hành rất thuận lợi, có hợp đồng lại tiến hành rất rắc rối rồi đến khi lại phải hủy bỏ. Vấn đề có được bạn hàng là rất khó khăn, còn giữ được bạn hàng lại còn khó khăn hơn nhiều, để chiến thắng trong cạnh tranh và hợp tác chặc chẽ với các bạn hàng. Muốn giữ được bạn hàng trong quan hệ làm ăn lâu dài công ty cần phải có phải nâng cao uy tín của mình với bạn hàng bằng cách: phát hiện liên tục các nhu
cầu mới và sản xuất ra các sản phẩn phù hợp. Tuân thủ nghiêm ngặt những quy định sản xuất liên tục cải tiến, nâng cao chất lượng, hình thức sản phẩm, loại hình sản phẩm, đặt lợi ích của các bạn hàng.
Các phương thức trên được tiến hành kết hợp chặt chẽ với việc duy trì và cũng có mối quan hệ tốt đẹp với các đơn vị chân hàng sẽ mang lại hiệu quả to lớn:
- Nắm chắc những nhu cầu và mong muốn của bạn hàng để từ đó tạo ra sự thỏa mãn cao nhất cho bạn hàng.
- Thường xuyên tổ chức hội nghị bạn hàng, mời bạn hàng sang tham gia các buổi họp báo cáo, tổng kết từng quý, năm.
Ký kết hợp đồng chặt chẽ
Trong thực tiễn kinh doanh xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ các điều khoản của hợp đồng thương mại quốc tế được soạn thảo với sự tham khảo của nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế. Theo cách mà việc buôn bán thông thường được thực hiện mà không tham chiếu tới bất kỳ một hệ thống pháp luật cụ thể nào và hệ thống luật quốc gia trong khi việc xuất khẩu của công ty lại đang vươn đến nhiều thị trường khác nhau. Một số hợp đồng đã không được đối tác thực hiện nghiêm túc như trong hợp đồng theo quan điểm của công ty khi ký kết dẫn tới một số hợp đồng không mang lại hiệu quả kinh tế.
Sau đây là một số sai sót công ty cần tránh khi ký kết hợp đồng ngoại thương: - Choáng ngập bởi quy mô hợp đồng mà không thấy hết được những bất lợi có thể sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này.
- Không tìm hiểu kỹ đối tác dẫn đến hợp đồng thiếu giá trị pháp lý do ký kết với đối tác không đủ tư cách pháp nhân hay dẫn đến những sai sót đáng tiếc, những nhượng bộ không cần thiết.
- Vội vàng thỏa thuận, đàm phán và ký kết hợp đồng dẫn đến những điều khoản không có lợi trong việc thực hiện sau này như tăng chi phí, giao hàng không đúng thời hạn, số lượng, chất lượng.
- Không chú ý đúng mức đến sự khác nhau trong tập quán buôn bán quốc tế dẫn đế những sai lầm do không hiểu rõ gây nên những tranh chấp, làm mất quan hệ làm ăn lâu dài.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu cho đội ngũ cán bộ kinh doanh của công ty
Sự cạnh tranh trên thị trường quốc tế đang ngày càng trở nên gay gắt hơn, sự cạnh tranh trên thương trường làm cho công ty ít có khả năng tăng giá hàng hóa xuất khẩu của công ty. Mục tiêu của công ty hiện nay là tăng doanh số bán thông qua đó tăng tỷ xuất lợi nhuận. Để làm tốt vấn đề này, công ty luôn phải chú trọng đến nhân tố con người bởi họ là đối tượng của công tác lãnh đạo, công tác quản lý và là những người điều hành, thúc đẩy các hoạt động của công ty, trong đó phải chú trọng đặc biệt tới đội ngũ cán bộ kinh doanh của công ty.
Là một công ty thương mại có hoạt động xuất khẩu trực tiếp nên càng đòi hỏi
công ty phải có một đội ngx nhân viên có đầy đủ năng lực để tìm hiểu rõ ràng,
chính sác, kịp thời nhu cầu đó của công ty. Công ty phải tôn trong nguyên tắc:
"Làm theo lao động, hưởng theo năng lực". Trên cơ sở đó, công ty nên có chế đọ
thưởng phạt chặt chẽ hơn, không nên dừng lại bình bầu ở từng phòng bánau mỗi
quý, mỗi năm bởi vì chẳng qua đó chỉ là hình thức. Thực chất là sự thỏa mãn thuận
giữa các thành viên, không đem lại sự phấn đấu trong công việc.
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Một thực tế công ty đang gặp phảt khó khăn về vấn đề vốn, trong khi đó vấn là công cụ quan trọng góp phần chiến thắng trong cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cao. Trong cớ chế mới, công ty không thể xin trợ cấp từ phía nhà nước mà chỉ có thể huy động từ ngân hàng, các đơn vị đoàn thể và từ các cán bộ, công nhân viên của công ty. Vì vậy điều quan tâm là phải sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất. Muốn vậy, công ty phải giải quyết tốt công tác thu hồi công nợ, giải phóng hàng tồn kho, chống phát sinh công nợ và hàng tồn kho mới. Tập trung đầu tư vào hoạt động kinh doanh có hiệu quả, tiết kiệm các khoản chi tiêu không hợp lý, giảm bớt chi phí hành chính để tạo vốn trong kinh doanh.
Tăng cường phân tích và đánh giá hiệu quả của hợp đồng xuất khẩu
Trên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt hợp đồng nào dù cho đơn đặt hàng có lặp lại như cũ vì nhu cầu của khách hàng là luôn thay đổi, đồng thời các điều kiện trong và ngoài nước cũng thanh đổi. Việc phân tích đánh giá hợp đồng xuất khẩu không đơn thuần là xác định các lợi ích thu được từ hợp đồng xuất khẩu mà còn xác định khả năng của công ty trong việc thỏa mãn và tác động tới nhu cầu của khách hàng như thế nào. Do vậy, mỗi khi kết thúc một hợp đồng xuất khẩu, công ty cần thực hiện đánh giá lại công tác ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu
