2. Trình tự thực hiện
2.2Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận được thông báo về lô hàng, khách hàng sẽ cung cấp cho công ty SEACO một bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng ngoại thương( Contract, 1 bản
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Nhận yêu cầu từ
khách hàng
Quyết toán và lưu hồ sơ
Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng
Nhận hàng tại cảng biển và giao cho khách hàng
chính), Vận đơn đường biển ( B/L, 1 bản gốc), Phiếu đóng gói ( Packing list 1 bản gốc), Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice,1 bản gốc),…Thông thường thì bộ chứng từ gửi đến công ty đều đã được công ty khách hàng kiểm tra tính hợp lệ, hay đã được tu chỉnh khi xảy ra bất kì sai sót nào. Tuy nhiên, để thể hiện tính chuyên nghiệp, cẩn trọng trong quá trình làm việc, cũng như để việc giao nhận về sau được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lại những nội dung quan trọng của các chứng từ như tên người gửi, tên người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số container, số seal, chi tiết hàng hóa,… trước khi lên tờ khai làm thủ tục. Nếu trong quá trình kiểm tra, nhân viên giao nhận thấy có sự sai sót, nhầm lẫn, thì sẽ báo ngay cho phía khách hàng để công ty khách hàng chỉnh sửa lại cho phù hợp và khớp với các chứng từ còn lại của lô hàng. Ngoài ra, dựa vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của mình, ban lãnh đạo công ty hay nhân viên giao nhận phòng xuất nhập khẩu có thể tư vấn cho phía khách hàng hoặc có thể sửa chữa một số chứng từ sao cho phù hợp và thuận lợi nhất cho phía khách hàng nếu như có sự đồng ý của công ty khách hàng.
Lô hàng của công ty nhận được lần này là than coke từ Nhật Bản với số lượng là 5000MT hàm lượng thành phần hóa học và vật lý theo hợp đồng quy định cùng sự kí kết thỏa thuân hợp đồng của công ty Tân Nguyên và công ty MINARG với bộ chứng từ công ty Tân Nguyên gửi sang cho công ty Seaco là: 1, Hợp đồng thương mại ( Contract, 1bản chính)
2, Vận đơn đường biển ( Bill of Lading, 1bản gốc) 3, Phiếu đóng gói( Packing list, 1 bản gốc)
4, Hóa đơn thương mại ( Provisional commercial Invoice, 1 bản gốc) 5, Giấy báo tàu đến ( Arrival noice)