Bên cạnh những ưu điểm của mình, công tác hạch toán nói chung và hạch toán tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường.
- Thứ nhất: Việc phân công và chuyên môn hóa các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong công ty còn chưa được rõ ràng, nhất là lĩnh vực bán hàng, công ty vẫn chưa có kế toán bán hàng riêng, do vậy kế toán phải phục trách quá nhiều công việc, ảnh hưởng tới sức khỏe và thời gian của nhân viên từ đó cũng ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kì.
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để tránh những thiệt hại do hàng tồn kho gây ra bởi việc ứ đọng vào cuối kì
- Thứ hai: Đối với doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu của khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt, tránh nợ đọng kéo dài ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh đó công ty vẫn chưa áp dụng việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi do vậy khi phát sinh nghiệp vụ này nhân viên kế toán hết sức lúng túng, và thường để các khoản nợ này để tồn tại quá lâu mặc dù có nhiều khách hàng đã mất khả năng chi trả.
Phòng kế toán cần phải quản lý chặt chẽ hơn về số phải thu khách hàng để trách tình trạng để công nợ kéo dài ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh, phòng kế
toán cần đề xuất với ban giám đốc về khoản trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, tránh tình trạng thiếu quỹ như hiện nay. Cần bổ sung thêm tài khoản 139_ Dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Thứ ba: Việc phân công các phần hành kế toán trong công ty cho từng nhân viên kế toán còn chưa được rõ ràng do bộ phận kế toán chưa có kế toán bán hàng riêng, do vậy mà kế toán phải phụ trách quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng sức ép về khối lượng công việc và ảnh hưởng tới sức khỏe, năng suất công việc không cao, khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kì.
- Thứ tư: Nếu chỉ căn cứ vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng và bảng cân đối phải thu khách hàng như hiện nay, Công ty sẽ không thể phân biệt chính xác nợ ngắn hạn và nợ dài hạn để phản ánh các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, do đó kế toán cần chú ý tới các phương pháp lập và trình bày trên các sổ để các số liệu kế toán được rõ ràng, phân biệt được các mọn nợ ngắn hạn và dài hạn.
- Thứ năm: Công ty không sử dụng tài khoản 159 – dự phòng giảm giá
hàng tồn kho: Tài khoản 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” là một tài khoản cần thiết phải có đối với một đơn vị kinh doanh thương mại. Việc Công ty không mở tài khoản này sẽ gây lúng túng cho cho Công ty khi có tình huống bất thường xảy ra.
-Thứ sáu: Hàng tồn kho cuối kỳ là một tất yếu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Không một công ty nào có thể đảm bảo được rằng lượng hàng mua vào sẽ tiêu thụ hết ngay với việc có lãi hay hòa vốn. Vì vậy mà cuối mỗi niên độ kế toán sẽ xuất hiện một lượng hàng tồn kho. Việc dự trữ các mặt hàng này, sẽ khiến doanh nghiệp gặp phần nào rủi ro do các khoản giảm giá hàng hóa trên thị trường. Vì vậy mà để tránh được thiệt hại đó, doanh nghiệp cần phải trích lập dự phòng. Công ty TNHH XNK Phúc Dương đa dạng về các loại sản phẩm, hàng hóa vì thế mà lượng hàng tồn kho mỗi kỳ của công ty cũng không phải là nhỏ. Chính vì thế nên việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty TNHH XNK Phúc Dương là một điều cần thiết.
3.2 Những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH XNK Phúc Dương
Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo em có thể khắc phục được. Với kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và dựa vào những kiến thức thực tế thu được trong quá trình đi thực tập.
em xin đưa ra một số đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH XNK Phúc Dương như sau:
3.2.1 Hoàn thiện kế toán dự phóng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá lá sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Như vậy dự phòng giảm giá mới chỉ là việc xác nhận trên phương diện kế toán khoản giá trị của tài sản chứ về thực tế thì chưa xảy ra, bời vì những tài sản này doanh nghiệp vẫn đang nắm giữ, đang chuyển đổi hay nhượng bán.
Dự phòng giảm giá được lập cho các loại hàng hóa mà giá bán trên thị trường thấp hơn giá gốc để ghi sổ kế toán. Những loại hàng hóa này thuộc sở hữu của doanh nghiệp có chứng cứ chứng minh hàng hóa tồn kho.
Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng hóa tồn kho, được căn cứ vào số lượng từng loại hàng tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán (không lấy chi phí tăng giá cả mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của giá cả mặt hàng kia). Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Mức dự phòng Số lượng hàng tồn kho i Mức giảm giá giảm giá cần lập = giảm giá tại thời điểm lập x của hàng tồn cho hàng tồn kho i báo cáo tại chính năm kho i
Trong đó:
Mức giảm Giá gốc ghi sổ Giá thực tế trên giá của hàng = kế toán của - thị trường của tồn kho i hàng tồn kho i hàng tồn kho i
Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu sau:
Biểu 3.1 Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho S T T Mặt hàng Mã Đơn giá hàng tồn Giá thị tr- ường Số dự phòng năm cũ còn lại Số dự phòng cần lập cho niên độ tới Số phải trích lập thêm Số được hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng Ngày …. tháng …. năm 20….
Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc 3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản sử dụng
a) Sử dụng tài khoản 159_ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Công ty nên bổ sung tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào hệ thống tài khoản của mình. TK 159 có kết cấu như sau:
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Cuối niên độ kế toán, phản ánh số dự phòng đã xác định cho các mặt hàng cần lập dự phòng:
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán
Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chi tiết từng loại)
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất bán các loại hàng tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá vốn hàng tồn kho xuất bán, kế toán phải ghi bút toán hoàn
TK 159
Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dư có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.
nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập của những hàng tồn kho này (nếu có)
Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã bán Có TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán
Cuối niên độ kế toán tiếp theo :
•Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
•Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá)
b) Sử dụng tài khoản 1562 “ Chi phí thu mua hàng hóa”
Công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán riêng chi phí thu mua của hàng hóa mua vào, Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK 642 vì nó không phản ánh đúng nội dung tài khoản này. Hơn nữa, Công ty thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng xuất bán và HTK cuối kỳ chi phí này quá lớn.
Tài khoản này gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nhập kho như: chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, bốc xếp, chạy thử, bến bãi hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng.
c) Sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”
Đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vốn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt tránh nợ đọng kéo dài ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh đó công ty vẫn chưa áp dụng việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi do vậy khi phát sinh nghiệp vụ này nhân viên kế toán hết sức lúng túng,
và thường để các khoản nợ này tồn tại quá lâu mặc dù đã có nhiều khách hàng mất khả năng chi trả.
Công ty nên mở thêm tài khoản 139_ dự phòng nợ phải thu khó đòi để phản ánh các khoản phải thu khó đòi.
Tài khoản 139 có kết cấu như sau:
3.2.3 Hoàn thiện về sổ kế toán chi tiết
Nếu chỉ căn cứ vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng và Bảng cân đối số phát sinh công nợ như thực trạng hiện nay của Công ty sẽ không có đầy đủ thông tin để bóc tách công nợ phải thu thành ngắn hạn và dài hạn để phản ảnh vào các chỉ tiêu tương ứng trên Báo cáo tài chính. Để có số liệu lập và trình bày BCTC. Các sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng cần mở thêm cột thời hạn thanh toán. Khi ghi sổ khoản công nợ, kế toán căn cứ Hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán từng hóa đơn. Cuối niên độ kế toán, trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số công nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp công nợ niên độ. Số liệu trên bảng này sẽ là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn.
Bảng 3.1: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng:…..Công ty A
Tháng…/năm…..
Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước.
Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ.
* Dư có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Thời hạn thanh toán Thời hạn chiết khẩu PS Nî PS Cã Số Ngày
Bảng số 3.2: Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ
Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ
Ngày 30/12
STT Tên khách hàng
Số dư cuối kỳ
Thời hạn thanh toán <1 năm Thời hạn thanh toán >1 năm Nợ Có Tổng cộng
3.2.4 Hoàn thiện về sổ kế toán tổng hợp
Công ty nên mở thêm Sổ Nhật ký đặc biệt để việc ghi chép được dễ dàng và thuận tiện.
- Sổ nhật ký bán hàng: là loại sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, thành phẩm, dịch vụ, theo từng nhóm của đơn vị.
- Sổ nhật ký thu tiền: là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho tiền mặt, tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng VN, ngoại tệ)
Phương pháp ghi chép của các sổ này cũng tương tự như phương pháp ghi chép sổ Nhật ký chung. Kết cấu sổ được thiết kế theo mẫu của Bộ tài chính quy định.
3.2.5 Một số giải pháp khác:
Việc phân công và chuyên môn hóa các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong công ty còn chưa được rõ ràng nhất là lĩnh vực bán hàng công ty vẫn chưa có kế toán bán hàng riêng do vậy kế toán phải phụ trách quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng sức ép về khối lượng công việc, ảnh hưởng tới sức khỏe và thời gian của nhân viên từ đó cũng ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kỳ.
Kế toán trưởng nên có sự phân công trách nhiệm, công việc cho từng kế toán một cách rõ ràng, quy định cụ thể từng phần hành kế toán nào do ai phụ
trách đồng thời tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc một cách khoa học, hợp lý. Phòng kế toán và đặc biệt là kế toán trưởng cần bổ nhiệm một kế toán bán hàng riêng và kế toán bán hàng chỉ chịu trách nhiệm về phần hành kế toán bán hàng, không chịu trách nhiệm về phần hàng nào khác. Nếu trong công ty có quá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày thì nên tổng hợp, hạch toán ngay trong ngày hôm đó, tránh trường hợp công việc bị dồn vào cuối kỳ và thường bị làm đuổi.
Phòng kế toán cần phải quản lý chặt chẽ hơn về số phải thu khách hàng tránh tình trạng để công nợ kéo dài ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh , phòng kế toán cần đề xuất với ban giám đốc về khoản trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, tránh tình trạng lúng túng khi vấn đề này xảy ra. Cần đề xuất với ban giám đốc trong việc trích lập các quỹ tránh tình trạng thiếu các quỹ như hiện nay, vì thiết nghĩ việc lập các quỹ này là cần thiết vì nếu như công ty muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì quỹ đầu tư phát triển sẽ là một quỹ không thể thiếu vì nếu không có quỹ này công ty sẽ không thể có một nguồn vốn lớn cho nhu cầu trong tương lai của mình, còn với quỹ trợ cấp mất việc làm cũng là hết sức cần thiết vì muốn nâng cao chất lượng làm việc thì cải tổ trong nhân sự là điều không thể tránh khỏi.
Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo em có thể khắc phục được.
KẾT LUẬN
Đất nước ta đang ngày một đi lên và nền kinh tế ngày càng phát triển hơn. Nó mở ra những thách thức và thời cơ mới đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết