* Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 911 – xác định kết quả bán hàng để kết chuyển tất cảc các chi phí phát sinh trong kỳ bán hàng, doanh thu bán hàng để tính ra lợi nhuận bán hàng
Tháng 11/2014 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái ST T dò ng TK đối ứng Số phát sinh NT SH Nợ Có
Trang trước ch/ sang … … …
21/11 19354 Lãi tiền gửi BIDV Hai Bà Trưng (tỷ giá:20.803) 1122 01 515 2.788.636 2.788.636
21/11 14578 Lãi tiền gửi Ngân hàng VCB (tỷ giá:20.803) 1122 02 515 358.215 358.215 …. … …
25/11 19367 Lãi tiền gửi BIDV Hai Bà Trưng 1121 01 515 1.590.830 1.590.830
25/11 18456 Lãi tiền gửi Ngân hàng VCB 1121 02 515 154.245 154.245 Cộng chuyển trang sau 9.829.667.532 9.829.667.532 Ngày 30 tháng 11 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
Biểu 2.19: Sổ Cái_tài khoản 911 (mẫu sổ này chỉ được trích một phần)
Công ty TNHN XNK Phúc Dương
72/5/115/ Nguyễn Lương Bằng, Nam Đồng, Đống Đa, HN
Sổ Cái
TK 911_XĐ kết quả BH
Tháng 11 năm 2014
Mẫu số S03b – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Nhật Ký Chung Số hiệ u TK đối ứng Số tiền SH NT Tra ng ST T Nợ Có A B C D E G H 1 2 …….. 28/11/ 2014 102 28/11/ 2014 K/C Doanh thu bán hàng và CCDV 511 923.354.31 5 28/11/ 2014 111 28/11/ 2014 K/C giá vốn hàng bán 632 450.345.22 2 28/11/ 2014 115 28/11/ 2014 K/C chi phí bán hàng 642 1 103.050.00 0 28/11/ 2014 117 28/11/ 2014 K/C Chi phí quản lý DN 642 2 95.346.346 ………. - Cộng số phát sinh 2.234.325.4 55 2.234.325.4 55
Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
Ngày mở sổ……. Ngày 30 tháng 11năm 2014
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU PHÚC DƯƠNG
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH XNK Phúc Dương
Công ty thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu là một đơn vị thành lập vào thời kì đất nước đang trong nền kinh tế thị trường đầy khó khăn và thử thách. Với số vốn ít ỏi mà Nhà nước cấp cho Công ty đã gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh.
Đứng trước những khó khăn đó, Công ty không thể bó tay đứng nhìn mà đã tìm tòi, nghiên cứu phương hướng kinh doanh phù hợp với nền kinh tế hiện nay. Bằng mọi cách huy động vốn kinh doanh bằng cả vay ngân hàng và nhân viên trong Công ty. Mặt khác với sự nhiệt tình, linh động và sáng tạo của đội ngũ Cán bộ công nhân viên trong Công ty với quyết tâm phải bằng mọi cách để tăng nhanh vòng quay vốn, đảm bảo cân đối tiền và hàng với kế hoạch đề ra. Đồng thời Công ty không ngừng khai thác, sử dụng và quản lý tốt các nguồn vốn để mở rộng kinh doanh. Do vậy đã thu được nhiều kết quả trong kinh doanh, đảm bảo việc làm ổn đinh, ngày càng nâng cao đời sống cả về vật chất và tinh thần cho Cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Công ty TNHH XNK Phúc Dương tuy chỉ hoạt động với vai trò là nhà phân phối hàng tiêu dùng là chủ yếu song từ khi thành lập đến nay Công ty đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt từ việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh đến việc tổ chức lực lượng lao động trong Công ty.
Thương trường như chiến trường, quả đúng là như vậy. Kinh tế thị trường luôn tiềm ẩn nguy cơ và cả những thách thức. Do đó để tồn tại và phát triển được ban lãnh đạo Công ty đã nhận thức được rằng muốn kinh doanh phải có lãi thì phải khẳng định được mình phải cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt và chất lượng nhưng giá cả phải cạnh tranh và đặc biệt là phải giữ được chữ tín với khách hàng vì không ai khác chính khách hàng là người giúp Công ty tồn tại và phát triển và khách hàng là ân nhân của mình và để làm được điều đó. Lãnh đạo công ty trong những năm qua đã liên tục đổi mới phương thức quản lý, lãnh đạo
để phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế vạch ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời góp phần đưa công ty tiến những bước tiến xa hơn trên con đường hội nhập thị trường.
Là một doanh nghiệp thương mại và là nhà phân phối sản phẩm do vậy công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Làm sao để bán được nhiều hàng và lượng hàng tồn kho là thấp nhất, từ đó tăng vòng quay của vốn là vấn đề luôn được lãnh đạo công ty xem xét và nghiên cứu. Bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu giúp giám đốc trong công tác kiểm tra, giám sát từng loại hàng hóa bán ra, hạn chế tới mức thấp nhất sự thất thoát hàng hóa, tính toán đúng đắn các khoản chi phí phát sinh từ đó cung cấp những thông tin trung thực, đầy đủ về tình hình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp.
3.1.1 Những ưu điểm
•Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá hợp lý, chặt chẽ và đáp ứng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Sở dĩ bộ máy kế toán có thể làm tốt như vậy là do có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Công tác kế toán được phân công phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, phát huy thế mạnh của mỗi nhân viên làm cho công việc đạt hiệu quả tốt. Đội ngũ nhân viên kế toán năng động, nhiệt tình, trình độ đồng đều. Phòng kế toán đã quản lý tốt tiền hàng, bảo toàn vốn của Công ty, đáp ứng thời nhu cầu về vốn của các phòng nghiệp vụ.
•Công ty có được đội ngũ nhân viên kế toán năng động và nhiệt tình với công việc, luôn có trách nhiệm với công việc được giao.
• Doanh nghiệp cũng rất quan tâm tới công tác tài chính – kế toán, thường xuyên tập trung củng cố bộ máy phòng kế toán theo hướng nhanh gọn, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu báo cáo thống kê kịp thời, chính xác, đúng quy định của các ngành quản lý chức năng.
• Sổ kế toán và hình thức ghi sổ phù hợp với Công ty: Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh và bộ máy kế toán của Công ty. Hình thức này lại dễ dàng trong việc sử dụng máy vi tính để hạch toán. Phần mềm kế toán được cài sẵn trong máy tính nên có một số bút toán kế toán không phải ghi hay tính mà máy tính sẽ tính thay, thường những bút toán này là những bút toán kết chuyển.
• Công ty đã tổ chức vận dụng các thông tin và các quy định mới vào trong công tác hạch toán kế toán, điều đó thể hiện tinh thần chấp hàng tốt các chế độ, chính sách mà Nhà nước ban hành, mặt khác mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty đều được phản ánh theo đúng quy định và chế độ hiện hành
• Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán doanh số bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhìn chung là rõ ràng, đầy đủ, phản ánh được một cách chi tiếp cho từng nhóm hàng.
Nhìn chung công tác kế toán bán hàng của Công ty TNHH XNK Phúc Dương được thực hiện đầy đủ, chặt chẽ và hiệu quả, đáp ứng đầu đủ yêu cầu quản lý của lãnh đạo, đảm bảo thực hiện các chi tiêu chính sách của Nhà nước.
3.1.2 Những nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm của mình, công tác hạch toán nói chung và hạch toán tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường.
- Thứ nhất: Việc phân công và chuyên môn hóa các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong công ty còn chưa được rõ ràng, nhất là lĩnh vực bán hàng, công ty vẫn chưa có kế toán bán hàng riêng, do vậy kế toán phải phục trách quá nhiều công việc, ảnh hưởng tới sức khỏe và thời gian của nhân viên từ đó cũng ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kì.
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để tránh những thiệt hại do hàng tồn kho gây ra bởi việc ứ đọng vào cuối kì
- Thứ hai: Đối với doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu của khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt, tránh nợ đọng kéo dài ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh đó công ty vẫn chưa áp dụng việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi do vậy khi phát sinh nghiệp vụ này nhân viên kế toán hết sức lúng túng, và thường để các khoản nợ này để tồn tại quá lâu mặc dù có nhiều khách hàng đã mất khả năng chi trả.
Phòng kế toán cần phải quản lý chặt chẽ hơn về số phải thu khách hàng để trách tình trạng để công nợ kéo dài ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh, phòng kế
toán cần đề xuất với ban giám đốc về khoản trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, tránh tình trạng thiếu quỹ như hiện nay. Cần bổ sung thêm tài khoản 139_ Dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Thứ ba: Việc phân công các phần hành kế toán trong công ty cho từng nhân viên kế toán còn chưa được rõ ràng do bộ phận kế toán chưa có kế toán bán hàng riêng, do vậy mà kế toán phải phụ trách quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng sức ép về khối lượng công việc và ảnh hưởng tới sức khỏe, năng suất công việc không cao, khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kì.
- Thứ tư: Nếu chỉ căn cứ vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng và bảng cân đối phải thu khách hàng như hiện nay, Công ty sẽ không thể phân biệt chính xác nợ ngắn hạn và nợ dài hạn để phản ánh các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, do đó kế toán cần chú ý tới các phương pháp lập và trình bày trên các sổ để các số liệu kế toán được rõ ràng, phân biệt được các mọn nợ ngắn hạn và dài hạn.
- Thứ năm: Công ty không sử dụng tài khoản 159 – dự phòng giảm giá
hàng tồn kho: Tài khoản 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” là một tài khoản cần thiết phải có đối với một đơn vị kinh doanh thương mại. Việc Công ty không mở tài khoản này sẽ gây lúng túng cho cho Công ty khi có tình huống bất thường xảy ra.
-Thứ sáu: Hàng tồn kho cuối kỳ là một tất yếu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Không một công ty nào có thể đảm bảo được rằng lượng hàng mua vào sẽ tiêu thụ hết ngay với việc có lãi hay hòa vốn. Vì vậy mà cuối mỗi niên độ kế toán sẽ xuất hiện một lượng hàng tồn kho. Việc dự trữ các mặt hàng này, sẽ khiến doanh nghiệp gặp phần nào rủi ro do các khoản giảm giá hàng hóa trên thị trường. Vì vậy mà để tránh được thiệt hại đó, doanh nghiệp cần phải trích lập dự phòng. Công ty TNHH XNK Phúc Dương đa dạng về các loại sản phẩm, hàng hóa vì thế mà lượng hàng tồn kho mỗi kỳ của công ty cũng không phải là nhỏ. Chính vì thế nên việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty TNHH XNK Phúc Dương là một điều cần thiết.
3.2 Những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH XNK Phúc Dương
Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo em có thể khắc phục được. Với kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và dựa vào những kiến thức thực tế thu được trong quá trình đi thực tập.
em xin đưa ra một số đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH XNK Phúc Dương như sau:
3.2.1 Hoàn thiện kế toán dự phóng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá lá sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Như vậy dự phòng giảm giá mới chỉ là việc xác nhận trên phương diện kế toán khoản giá trị của tài sản chứ về thực tế thì chưa xảy ra, bời vì những tài sản này doanh nghiệp vẫn đang nắm giữ, đang chuyển đổi hay nhượng bán.
Dự phòng giảm giá được lập cho các loại hàng hóa mà giá bán trên thị trường thấp hơn giá gốc để ghi sổ kế toán. Những loại hàng hóa này thuộc sở hữu của doanh nghiệp có chứng cứ chứng minh hàng hóa tồn kho.
Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng hóa tồn kho, được căn cứ vào số lượng từng loại hàng tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán (không lấy chi phí tăng giá cả mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của giá cả mặt hàng kia). Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Mức dự phòng Số lượng hàng tồn kho i Mức giảm giá giảm giá cần lập = giảm giá tại thời điểm lập x của hàng tồn cho hàng tồn kho i báo cáo tại chính năm kho i
Trong đó:
Mức giảm Giá gốc ghi sổ Giá thực tế trên giá của hàng = kế toán của - thị trường của tồn kho i hàng tồn kho i hàng tồn kho i
Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu sau:
Biểu 3.1 Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho S T T Mặt hàng Mã Đơn giá hàng tồn Giá thị tr- ường Số dự phòng năm cũ còn lại Số dự phòng cần lập cho niên độ tới Số phải trích lập thêm Số được hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng Ngày …. tháng …. năm 20….
Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc 3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản sử dụng
a) Sử dụng tài khoản 159_ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Công ty nên bổ sung tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào hệ thống tài khoản của mình. TK 159 có kết cấu như sau:
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Cuối niên độ kế toán, phản ánh số dự phòng đã xác định cho các mặt hàng cần lập dự phòng:
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán
Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chi tiết từng loại)
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất bán các loại hàng tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá vốn hàng tồn kho xuất bán, kế toán phải ghi bút toán hoàn