Do xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập chung, để phù hợp xí nghiệp đã áp dụng hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự, thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm các sổ kế toán chủ yếu sau đây:
* Hệ thống sổ sách bao gồm
-Nhật ký chung: Bảo quản chứng từ bằng cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, định khoản kế toán là căn cứ để ghi sổ cái.
-Sổ cái (hay còn gọi là sổ cái tài khoản): Trên sổ cái này mỗi tài khoản được phản ánh trên một hoặc một số trang sổ. Số liệu của sổ cái dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán.
Các sổ chi tiết: là sổ dùng để ghi chép, phản ánh chi tiết và cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế
Do xí nghiệp có mở các sổ Nhật ký chuyên dùng nên hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ để ghi sổ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chuyên dùng có liên quan. Cuối tháng, tuỳ vào khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau.
Cuối tháng, công bố số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối tài khoản.
Cuối tháng, cuối quý, phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết, rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, sẽ tiến hành lập các báo cáo kế toán.
Sự phát triển như vũ bão của khoa học đòi hỏi khâu xử lý thông tin ngày càng phải nhanh nhạy, có hiệu quả cao để xử lý kịp thời các thông tin kinh tế, nhằm khẳng định vai trò của kế toán là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế, tài chính, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất lưu thông hàng hóa. Do đó, yêu cầu xí nghiệp phải đưa máy vi tính vào công tác kết toán. Nhờ áp dụng máy vi tính phục vụ công tác kế toán đã giúp cho công tác kế toán trở lên nhanh nhạy hơn, giúp cho quá trình lập bảng biểu và xử lí thông tin kinh tế nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên xí nghiệp vẫn phải ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công để làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu và làm thanh tra của các đơn vị khác.
Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Xí nghiệp được phản ánh qua sơ đồ sau:
GHI CHÚ: Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng
Quan hệ đối chiếu