• Chứng từ sử dụng
Kế toán tại công ty sử dụng các loại chứng từ chủ yếu như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, các chứng từ tự lập như bảng tính kết quả kinh doanh…
- Hóa đơn GTGT (Mẫu kèm đính kèm) do kế toán tổng hợp lập sau khi hàng đã được chuyển giao cho người mua, người sử dụng dịch vụ và họ chấp nhận thanh toán, cần có đầy đủ chữ kí của người lập, kế toán trưởng, giám đốc kinh doanh làm căn cứ để hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này được lập làm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở cuống (màu tím)
+ Liên 3: Lưu ở bộ chứng từ hàng hóa để kế toán làm cơ sở hạch toán, theo dõi và thanh lý hợp đồng (màu xanh).
- Phiếu thu: (mẫu đính kèm) Do kế toán công nợ lập làm hai liên sau khi có đầy đủ chữ kí của người nộp tiền, thủ quỹ kiểm tiền nhập quỹ tiền mặt sau đó kí vào phiếu thu, một liên giao cho khách hàng còn một liên giữ lại làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu chi: (mẫu đính kèm) kế toán công nợ lập làm hai liên sau khi có chữ kí của người lập, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ kí vào phiếu chi và chi tiền, một liên giao cho người nhận tiền, một liên giữ lại làm căn cứ hạch toán.
- Chứng từ thuế TNDN: Hàng quý, kế toán kê khai thuế TNDN tạm tính vào “tờ kê khai thuế TNDN tạm tính” nộp cho cơ quan thuế. Cơ quan thuế xem xét và gửi thông báo về số thuế TNDN tạm phải nộp, kế toán của đơn vị hạch toán số thuế TNDN tạm nộp. Ngoài ra, khi quyết toán thuế TNDN của năm tài chính trước được duyệt, xác định thuế TNDN phải nộp, kế toán hạch toán số thuế phải nộp bổ sung hoặc số thuế nộp thừa chuyển sang nộp cho năm sau.
Căn cứ vào thông báo thuế, kế toán viết phiếu chi, séc chi tiền qua Ngân hàng hoặc giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước bằng chuyển khoản hoặc nhận giấy báo Nợ của Ngân hàng chứng nhận việc nộp thuế TNDN vào Ngân sách Nhà nước.
- Phiếu xuất kho: do bộ phận kinh doanh lập, thường được lập làm hai liên, sau khi có đầy đủ chữ kí của người lập, kế toán trưởng, giám đốc, thủ kho tiến hành xuất kho và cùng với người nhận hàng kí vào phiếu xuất kho. Sau đó một liên thủ kho giữ, một liên chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán. Trường hợp bên nhận hàng yêu cầu phiếu xuất kho thì phiếu xuất được lập làm ba liên.
- Giấy báo Nợ, báo Có do Ngân hàng lập và chuyển đến cho công ty, sau đó được chuyển lên cho kế toán để làm căn cứ hạch toán.
• Tài khoản sử dụng:
Kế toán KQKD của công ty sử dụng TK 911- “xác định kết quả kinh doanh” là tài khoản khoản chính và các tài khoản có liên quan: TK 511, 515,632, 641, 642, 635, 711, 811, 821, 421…Trong đó có các tài khoản được mở chi tiết để theo dõi số phát sinh. Các tài khoản được mở chi tiết dựa trên cơ sở các doanh thu, thu nhập hay chi phí phát sinh từ các nguồn khác nhau.
Bảng kê tổng hợp tài khoản chi tiết: Bảng 3.3
TK tổng hợp TK chi tiết cấp 1 TK chi tiết cấp 2 TK 511- DTBH & CCDV 5111: Doanh thu BH 5112: Doanh thu CCDV TK 515-DT hoạt động tài chính
5151: Lãi tiền gửi Ngân hàng
5152: Chênh lệch lãi tỉ giá phát sinh trong kì 5153: Chiết khấu thanh toán được hưởng
TK 635- Chi phí tài chính
6351: Chi phí lãi vay
6352: Chênh lệch lỗ tỉ giá phát sinh trong kì 6353: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
6355: Chi phí chuyển tiền thanh toán
TK 641- Chi phí bán hàng
6411: Chi phí nhân viên bán hàng
6412: chi phí vật liệu, bao bì 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414: chi phí khấu hao TSCĐ 6415:Chi phí bảo hành
6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
6418: Chi phí bằng tiền khác 64181: Chi phí bằng tiền khác nội bộ 64182: Chi phí bằng tiền khác thuế TK 642: Chi phí quản lý DN
6421: Chi phí nhân viên quản lý
6423: Chi phí đồ dùng văn phòng 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ 6425: Thuế, phí và lệ phí
6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
6428: Chi phí bằng tiền khác 64281: Chi phí bằng tiền khác nội bộ
64282: Chi phí bằng tiền khác thuế
64283: Chi phí công tác
nhập khác TSCĐ
7112- Thu nhập khác
TK 811- Chi phí khác
8111- Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ
8112- Chi phí khác
• Trình tự hạch toán:
Hàng ngày, khi xuất kho hàng hóa bán hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng, kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho để ghi nhận Doanh thu BH & CCDV và giá vốn hàng bán ghi vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ và Nhật ký chung để ghi sổ Cái các tài khoản tương ứng. Đồng thời ghi các sổ chi tiết tương ứng.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác và các khoản chi phí cũng phải được kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ rồi ghi nhận doanh thu tài chính, thu nhập khác và chi phí vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các tài khoản tương ứng. Đồng thời ghi các sổ chi tiết tương ứng.
(Sự giải thích thêm kế toán các yếu tố Doanh thu, chi phí trước khi kết chuyển cuối kỳ)
Cuối kỳ kế toán công ty tiến hành tổng hợp và kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán, các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ về tài khoản 911 để xác định lãi (lỗ) trong kỳ của công ty.
Ví dụ: Cuối quý IV- 2010 căn cứ vào số liệu sổ cái các tài khoản 511, 515, 531,632, 635, 641, 642, 911 (phụ lục đính kèm), 711, 811 kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển như sau:
(Đơn vị tính: VNĐ )
- Kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần: ( trong quý này không có chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán)
Nợ TK 511 : 75.224.700 Có TK 531 : 75.224.700 Xác định doanh thu thuần:
Tổng doanh thu = 1.650.700.000
=> Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – giá trị hàng bán bị trả lại = 1.650.700.000- 75.224.700 = 1.575.475.300 - Kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511 : 1.575.475.300 Có TK 911 : 1.575.475.300 - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 515 : 30.500.800 Có TK 911 : 30.500.800 - Kết chuyển chi phí tài chính:
Nợ TK 911 : 40.000.000 Có TK 635 : 40.000.000 - Kết chuển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 : 800.300.000 Có TK 632 : 800.300.000 - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 : 30.000.000 Có TK 641 : 30.000.000 - Kết chuyển chi phí quản lý:
Nợ TK 911 : 90.000.000 Có TK 642 : 90.000.000 - Kết chuyển thu nhập khác: Nợ TK 711 : 10.000.000 Có TK 911 : 10.000.000 - Kết chuyển chi phí khác: Nợ TK 911 :5000.000 Có TK 811 : 5000.000 - Xác định thuế TNDN:
Tổng phát sinh bên Nợ của TK 911 là: 965.300.000 Tổng phát sinh bên Có của TK 911 là: 1.615.976.100 => Lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN là:
Quý IV- 2010 do không phát sinh các khoản điều chỉnh tăng hay điều chỉnh giảm lợi nhuận chịu thuế nên Lợi nhuận kế toán = Lợi nhuận chịu thuế, năm nay thuế suất thuế TNDN là 25% nên số thuế TNDN là:
Thuế TNDN = Lợi nhuận kế toán trước thuế x 25% =650.676.100 x 25% = 162.669.025 Nợ TK 8211 : 162.669.025
Có TK 3334 : 162.669.025 Kết chuyển chi phí thuế TNDN:
Nợ TK 911 : 162.669.025 Có TK 8211 : 162.669.025 => Lãi:
LN kế toán sau thuế = LN kế toán trước thuế - Thuế TNDN = 650.676.100 - 162.669.025= 488.007.075 Sau đó kết chuyển lãi:
Nợ TK 911 : 488.007.075 Có TK 421 : 488.007.075
• Tổ chức sổ kế toán
Quy trình kế toán của công ty: (sơ đồ 2.4)
Hiện nay, công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chung là hình thức sổ đơn giản, dễ thực hiện. Với hình thức này, sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi
Vào phần mềm CNC Chọn phân hệ nghiệp vụ Chọn loại chứng từ cần cập nhật nhật số liệu Nhập số liệu Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Chứng
tiết trong đó sổ tổng hợp gồm Nhật kí chung và sổ cái, sổ chi tiết gồm sổ chi tiết của từng tài khoản. (Công ty không sử dụng Sổ Nhật kí đặc biệt do công ty có quy mô nhỏ, không nhất thiết phải theo dõi riêng trên Nhật kí đặc biệt).
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, báo có của Ngân hàng kế toán ghi vào Nhật kí chung (Phụ lục Nhật ký chung) và sổ chi tiết TK 511 (Phụ lục chi tiết 511),
sổ chi tiết TK 515, sổ chi tiết TK 711. Sau đó từ số liệu đã ghi trên Nhật kí chung kế toán tiến hành ghi vào Số Cái của từng tài khoản 511, 515, 711.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán ghi vào Nhật kí chung và sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục chi tiết 632). Sau đó từ số liệu trên Nhật kí chung kế toán ghi vào sổ Cái TK 632.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng kế toán ghi vào Nhật kí chung và Sổ chi tiết các tài khoản phản ánh chi phí: Sổ chi tiết TK641 (Phụ lục chi tiết 641), sổ chi tiết TK 642 (Phụ lục chi tiết 642), Sổ chi tiết TK 635, sổ chi tiết TK 811. Sau đó ghi vào sổ cái từng tài khoản 641, 642, 635, 811.
- Căn cứ vào văn bản đề nghị của người mua, hóa đơn hàng bán bị trả lại…kế toán phản ảnh các khoản hàng bán bị trả lại, vào Nhật kí chung và sổ chi tiết tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu: Sổ chi tiết TK 531. Sau đó ghi vào sổ Cái của tài khoản đó.
- Cuối kì, cuối năm để xác định KQKD, căn cứ vào số phát sinh trên Sổ Cái của từng tài khoản: 511, 515, 531, 632, 635, 641, 642, 711, 811 kế toán thực hiện K/c sang TK 911, đồng thời ghi vào Nhật kí chung, sổ chi tiết và Sổ Cái của từng tài khoản này.
Hiện nay tại công ty việc hạch toán kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán CNC và phần mềm này được cài đặt để thực hiện kế toán theo hình thức Nhật kí chung.
Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm trên máy tính theo các mẫu chứng từ đã có sẵn trong phần mềm. Sau khi nhập xong, phần mềm sẽ tự động xử lý thông tin và lên các Sổ tổng hợp như Nhật kí chung, sổ chi tiết và Sổ Cái…
Cuối quý, cuối năm hoặc theo yêu cầu quản lý thì kế toán in các sổ ra giấy và đóng lại thành quyển để lưu giữ hoặc nộp cho quản lý công ty phục vụ cho nhu cầu quản trị.
Giải thích rõ Phương pháp ghi sổ tổng hợp, Sổ chi tiết tại công ty CP Hiếu Thịnh. Phương pháp ghi Sổ nhật ký chung:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.
Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
Cột H: Ghi số hiệu các tìa khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau. Mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ. Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều được ghi vào Sổ nhật ký chung.
Phương pháp ghi Sổ Cái:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.
Cột E: Ghi số trang của Sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này. Cột G: Ghi số dòng của Sổ nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
Cột H: Ghi số hiệu của các tài khoản đổi ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản trang Sổ Cái này (tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau).
Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.
Đầu tháng, ghi sổ dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số Dư (Nợ hoặc Có). Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, Số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Phương pháp ghi sổ chi tiết: Các tài khoản TK511, TK 632, TK 641, TK642.
Căn cứ vào sổ chi tiết của các tài khoản tương ứng kì trước phần “Số dư cuối kì” để ghi vào dòng “Số dư đầu kì ở từng Sổ chi tiết.
Cột A: Ghi ngày, tháng lập chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột B: Ghi Số hiệu của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
Cột C: Ghi tên khách hàng hoặc đối tượng chính có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột E: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tài khoản Sổ chi tiết đó.
Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.