Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230 – “ Hồ sơ kiểm toán ” - Trong quá trình kiểm toán, KTV phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho KTV khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra (soát xét) đọc sẽ hiểu được toàn bộ về cuộc kiểm toán. Việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán để nhằm lưu trữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm toán, làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của KTV, trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán, trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán, trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức hồ sơ kiểm toán, AVA đã thực hiện công tác này một cách khoa học và hợp lý, các tài liệu được lưu trữ dưới dạng file mềm trên máy vi tính và file cứng trong cặp hồ sơ theo từng đối tượng khách hàng. Tổ chức hồ sơ đối với một khách hàng bao gồm hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
* Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung giúp KTV có cái nhìn xuyên suốt về
khách hàng kể từ khi bắt đầu cung cấp dịch vụ đến năm kiểm toán hiện thời. Trong năm kiểm toán đầu tiên, các tài liệu thu thập được lưu trong phần XI của Hồ sơ kiểm toán năm. Nội dung chủ yếu trong hồ sơ kiểm toán chung gồm :
• Thông tin chung : tổng hợp các thông tin cơ bản về khách hàng, sơ đồ tổ chức bộ, ban lãnh đạo, quá trình phát triển, các đối tác thường xuyên và các khoản đầu tư của khách hàng.
• Các tài liệu pháp luật : điều lệ công ty, giấy phép kinh doanh, hợp đồng liên doanh, ...
• Các tài liệu về thuế : quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, ...
• Các tài liệu nhân sự : hợp đồng lao động, hồ sơ quản lý nhân sự, ...
• Các tài liệu kế toán : chế độ chính sách kế toán áp dụng, báo cáo kiểm toán và BCTC các năm, thư quản lý các năm, những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán sau, ...
• Tài liệu về hợp đồng : hợp đồng kiểm toán, bản nhận xét sau kiểm toán các năm, hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo hiểm, ...
• Tài liệu về các thủ tục liên quan đến TSCĐ, kho vận (hàng tồn kho ), mua hàng, bán hàng, ngân quỹ, nhân sự, tính giá thành, ...
* Hồ sơ kiểm toán năm : Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm nhằm lưu giữ thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán năm hiện hành. Bộ hồ sơ này thường gồm có những mục sau :
• Báo cáo kiểm toán và thư quản lý.
• Báo cáo những sự kiện phát sinh sau phát hành báo cáo kiểm toán năm trước và sau năm kiểm toán hiện hành, những vấn đề cần giải quyết và những lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau.
• Giải trình của Ban quản lý doanh nghiệp.
• Kế hoạch kiểm toán.
• Biên bản họp với BGĐ và hội đồng quản trị khách hàng.
• Giấy tờ làm việc và các kết luận của KTV về các phần hành được kiểm toán tại đơn vị khách hàng của công ty : Báo cáo quyết toán thuế năm tài chính của khách hàng; Khái quát và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ; Các khoản mục Tiền, Hàng tồn kho, Chi phí sản xuất, Doanh thu, Thuế, ...
Các hồ sơ kiểm toán được trưởng nhóm kiểm toán và BGĐ AVA soát xét kĩ lưỡng trước khi được bảo quản và cất trữ trên các giá tài liệu. Các tài liệu về khách hàng phân loại theo năm kiểm toán rất thuận tiện để tham khảo và soát xét số liệu năm kiểm toán trước. Các phần hành kiểm toán được KTV lưu file và đánh số tham chiếu nhằm dễ dàng đối chiếu và tìm kiếm thông tin (phụ lục 01 – Các ký hiệu tham chiếu trong hồ sơ kiểm toán tại AVA). Đối với báo cáo tại chi nhánh của AVA, hồ sơ kiểm toán được chuyển về lưu trữ tại trụ sở chính của công ty.
Hồ sơ kiểm toán của AVA được lập tuân theo quy định chung của pháp luật, của Hiệp hội kế toán kiểm toán Việt Nam và quy định của công ty, tuân thủ các nguyên tắc bảo mật, an toàn lưu giữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán.