Nhân sự chủ chốt
Do qui mô hoạt động của doanh nghiệp còn nhỏ, và các hoạt động của doanh nghiệp tương đối đơn giản, nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tương đối đơn giản. Hiện tại cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được chia thành 4 tổ: Kế toán, KCS, thủ kho, kỹ thuật máy.
Công việc hiện tại của từng vị trí như sau:
- Tổ kế toán: gồm 2 người, 1 kế toán trưởng và 1 vừa là kế toán vừa là thư ký.
Thư ký chịu trách nhiệm ghi chép các số liệu phát sinh hàng ngày, thống kê sản lượng nhập, xuất và sản lượng gạo được đánh bóng hàng ngày của doanh nghiệp, theo dõi lượng hàng tồn kho hàng ngày để báo các cho quản đốc, ghi nhận những thông tin cần thiết, sắp xếp giấy tờ và nộp các báo cáo thuế, kết quả kinh doanh cho cơ quan nhà nước.
Kế toán trưởng mỗi tháng đến doanh nghiệp một lần, thống kê các chi phí, doanh thu phát sinh. Tính toán và xác định kết quả kinh doanh và các khoản phải nộp hàng tháng cho nhà nước.
- Tổ KCS: gồm 2 người, 1 KCS đầu vào, 1 KCS đầu ra.
KCS đầu vào kiểm tra, đo độ ẩm, và sắp xếp gạo thành các loại khác nhau, để đánh bóng, và đảm bảo gạo thành phẩm đúng tỷ lệ.
KCS đầu ra chịu trách nhiệm kiểm tra, và điều hành hoạt động của hệ thống đấu gạo, theo dõi tỷ lệ gạo đảm bảo gạo thành phẩm đúng theo tiêu chuẩn qui định của công ty trung gian.
- Tổ kỹ thuật máy: gồm 4 người, thay phiên nhau vận hành các hệ thống đánh bóng. Các nhân viên này theo dõi xác các thông số, điều chỉnh cho thành phẩm đúng theo tiêu chuẩn qui định. Theo dõi và kiểm tra máy móc thiết bị để kịp thời sữa chữa những hư hỏng và sai lệch, để đảm bảo hệ thống vận hành đúng tiến độ đúng tiêu chuẩn. Và sữa chửa các thiết bị, máy móc của doanh nghiệp bị hư hỏng.
- Tổ thủ kho: chỉ có một người phụ trách quản lý, và điều hành các công nhân, theo dõi các hoạt động của công nhân, kiểm tra và sắp xếp công việc hoạt động của công nhân, và các trang thiết bị, hàng tồn kho thành phẩm theo có thứ tự.
- Quản đốc: có 1 người chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ các hoạt động của, ra quyết định, ký văn bản liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Quản đốc là người giao dịch, liên hệ với các nhà cung cấp đầu vào, và các cung công ty trung gian của doanh nghiệp, là người ra giá thu mua gạo liệu. Người quyết định các hợp đồng của doanh nghiệp.
- Chủ doanh nghiệp: hầu như mọi hoạt động, công việc điều giao cho quản đốc xử lý và điều hành. Chủ doanh doanh nghiệp chỉ các hoạt động thu, chi
các số tiền phát sinh hàng ngày. Và tổng kết các số tiền đó, tính toán để xác định kết quả mỗi ngày.
Với kế hoạch giao mọi quyết định, và điều hành hoạt động của doanh nghiệp cho quản đốc, đã tạo thuận lợi cho mọi hoạt đọng của doanh nghiệp. Và mọi quyết định của quản đốc cũng thuận lợi hơn khi chuẩn bị làm việc gì cần cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm của quản đốc đã đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Hiện nay, quản đốc đã tạo được các mối liên hệ khá mật thiết với các nhà cung ứng, các thương buôn. Đặc biệt, là liên kết được với các công ty trung gian để tìm đầu ra cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp hoạt động ngày càng phát triển cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, và cơ cấu được tổ chức lại như sau
Số lượng nhân viên theo sơ đồ tổ chức mới như sau: Bảng 6.10: Số lượng nhân viên dự kiến
Vị trí Số lượng (người) Giám đốc 1 KCS 2 Kỹ thuật máy 6 Kế toán-kinh doanh 3 Thủ kho 2 Bảo vệ 3
Nhiệm vụ của từng vị trí mới
- Giám đốc: 1 người, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp, điều khiển công việc của những nhân viên khác, nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức, có quan hệ tốt với nhân viên tạo môi trường làm việc thuận lợi, tạo điều Cơ c ấ u t ổ c hức dự ki ế n H ì nh 6.2: Cơ c ấ u t ổ c hức dự ki ế n Giám đốc KCS Kế toán-kinh Thủ kho doanh Kỹ thuật máy Công nhân Bảo vệ Chủ doanh nghiệp
kiện cho người dưới quyền thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Phát huy được các mối quan hệ bên trong lẫn bên ngoài, ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng và đối tác, đề ra mục tiêu và phương hướng phát triển doanh nghiệp theo từng thời kỳ, thường xuyên theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- KCS: gồm 2 người:
KCS đầu vào: Xem xét, xắp sếp các loại gạo theo từng loại khác nhau, để thuận lợi trong việc đánh bóng cho ra gạo thành phẩm, theo dõi, kiểm tra độ ẩm, phát hiện các dấu hiệu bất thường của gạo liệu.
KCS đầu ra: Vận hành và theo dõi hệ thống đấu gạo, kiểm tra tỷ lệ từng loại gạo, điều chỉnh hệ thống đấu để cho gạo thành phẩm đúng với tiêu chuẩn, và qui định từng loại gạo của công ty trung gian.
- Tổ thủ kho: 3 người
Một thủ kho: theo dõi quan xác, quản lý, phân công công nhân hoạt động hàng ngày, theo dõi lượng hàng nhập xuất, và lượng gạo đánh bóng hàng ngày, biết cách giàn xếp các xung đột trong doanh nghiệp.
Còn hai người kia, mỗi người chịu trách nhiệm ghi chép các lượng gạo liệu nhập hàng ngày, và người kia, theo dõi lượng hàng xuất hàng ngày, và cả hai còn thay phiên nhau theo dõi xuất cám.
- Tổ kế toán- kinh doanh: 3 người
Kế toán trưởng: Theo dõi, thống kê, số phát sinh hàng tháng, tổng hợp số liệu, xác định kết quả kinh doanh hàng tháng, xác định số thuế phải nộp hàng tháng, và xác định kết quả kinh doanh hàng năm, lập các báo cáo tài chính.
Thư ký kế toán: ghi chép những số phát sinh hàng ngày, thống kê lượng hàng tồn kho hàng ngày, theo dõi các hoạt động phát hiện những chi phí không cần thiết và đề nghị biện pháp khắc phục.
Nhân viên Kinh doanh: chịu trách nhiệm thu thập thông tin giá cả thị trường, biến động thị trường, thông tin đối thủ cạnh tranh, thông tin các công ty trung gian.Và liên hệ với các công ty trung gian để theo dõi thông tin và tham gia đấu thầu. Để thông báo cho giám đốc biết, và hổ trợ giám đốc trong các quyết định.
- Tổ kỹ thuật máy: 6 người
Thay phiên nhau vận hành hệ thống đánh bóng, các nhân viên trong tổ phải biết các tiêu chuẩn xuất khẩu của gạo, am hiểu hệ thống đánh bóng, theo dõi phát hiện những sai lệch, hư hỏng để điều chỉnh kịp thời, các nhân viên này biết sữa chữa những hư hỏng đó. Đồng thời, phát hiện và sữa chữa các thuết bị máy móc khác.
- Bảo vệ: 3 người, thay phiên nhau trực và giữ gìn trật tự toàn doanh nghiệp. Yêu cầu về mỗi nhân viên
- Giám đốc: phải nhạy biến, linh hoạt với những biến động của thị trường, có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh gạo, có phong cách hòa nhã tạo
được thiện cảm với các nhân viên, có kinh nghiệm quản lý và điều hành một doanh nghiệp nào đó thành công.
- Tổ KCS:
KCS đầu vào: am hiểu về gạo, nắm được các tiêu chuẩn của gạo và có thái độ hòa nhã với các nhân viên khác. Có trình độ trung cấp chế biến thực phẩm trở lên.
KCS đầu ra: Có kinh nghiệp đấu gạo để xuất, am hiểu các tỷ lệ trong tiêu chuẩn xuất khẩu gạo, biết nguyên lý hoạt động của hệ thống đấu, cần trình độ trung cấp lương thực thực phẩm trở lên.
- Tổ kế toán -kinh doanh: 3 người
Kế toán trưởng: có khả năng tổng hợp, lập các bản báo cáo, có trình độ trung cấp kế toán trở lên.
Thư ký kế toán: có ký năng ghi chép, tính toán các số phát sinh hàng ngày, có kinh nghiệm phát hiện các hao phí không cần thiết, và kiến nghị biện pháp khắc phục các chi phí đó với giám đốc, trình độ từ trung cấp kế toán trở lên.
Nhân viên kinh doanh: Am hiểu lĩnh vực kinh doanh gạo, có kinh nghiệm trong các cuộc đấu thầu để giành quyền xuất gạo, có khả năng thu thập thông tin nhanh, có kỹ năng đàm phán với khác hàng và đối tác, hổ trợ giám đốc ra quyết định, trình độ trung cấp kinh doanh trờ lên.
- Tổ thủ kho: 3 người
Thủ kho chính: Biết cách quản lý xắp sếp các hoạt động của công nhân, xắp sếp các gạo thanh phẩm theo trật tự, theo dõi lượng hàng nhập, và xuất hàng ngày cung cấp cho thư ký kế toán, am hiểu các tiêu chuẩn gạo xuất. Còn 2 người kia: Biết ghi chép số lượng gạo nhập và xuất hàng ngày theo dõi lượng hàng xuất, ghi chép lượng gạo liệu nhập hàng ngày.
- Tổ kỹ thuật máy: Am hiểu nguyên lý hoạt động của hệ thống đánh bóng, am hiểu tiêu chuẩn của gạo xuất, có kinh nghiệm trong điều chỉnh, phát hiện sai hỏng của hệ thống, có kỹ năng sữa chữa các thiết bị máy móc hư hỏng. trình độ trung học điện hoặc cơ khí trở lên.
- Bảo vệ: Chỉ cần biết chử có thái độ hòa nhã, có thể hình tốt.
- Tóm lại các nhân viên theo sơ đồ cấu trúc mới phải am hiểu lĩnh vực kinh doanh gạo và hỗ trợ nhau khi cần thiết
Kế hoạch xây dựng nguồn lực
Bảng 6.11: Yêu cầu trình độ nhân viên dự kiến
Vị trí Số
lượng Trình độ
Giám đốc 1 Cần có kinh nghiệm quản lý, trình độ trung học trở lên
KCS đầu vào 1 Trung cấp chế biến thực phẩm KCS đầu ra 1 Trung cấp lương thực thực phẩm Thủ kho 1 Trung học
Thư ký kế toán 1 Trung cấp kế toán trở lên Nhân viên kinh doanh 1 Trung cấp kinh doanh trở lên Kỹ thuật máy 6 Trung cấp cơ khí, điện Bảo vệ 3 Biết chữ
Nhân viên ghi chép 2 Biết chữ
Kế hoạch giữ lại nhân viên củ đáp ứng được nhiệm vụ
- Giữ lại quản đốc: đưa quản lên làm giám đốc, vì trong thời gian qua quản đốc đã điều hành hoạt động của doanh nghiệp khá thành công, và đáp ứng được yêu cầu của một giám đốc
- Giữ lại tổ KCS: vì 2 nhân viên trong tổ đảm bảo được yêu cầu của công việc, và đòi hỏi mới.
- Giữ lại thủ kho cũ: đây là thủ kho có khả năng điều hành công nhân, và xắp sếp các công việc của công nhân rất tốt, đảm bảo được yêu cầu của doanh nghiệp.
- Giử lại 4 kỹ thuật máy cũ: vì các nhân viên này có kinh nghiệm điều hành hệ thống đánh bóng, và quen với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. - Và hai nhân viên cũ của tổ kế toán vẫn giữ lại
Kế hoạch tuyển nhân viên mới
- Tuyển thêm hai nhân viên mới, hổ trợ thủ kho quản lý các sản lượng nhập và xuất hàng ngày, kế hoạch tiếp nhận những người ở xung quanh doanh nghiệp.
- Tuyển 3 bảo vệ: để các bảo vệ giữ trật tự doanh nghiệp thuận lợi, tuyển nhân viên từ những công nhân hiện tại của doanh nghiệp, bởi họ đã quen biết nhau và hiểu rỏ các hoạt động của doanh nghiệp.
- Hai nhan viên kỹ thuật máy thu hút từ các kho khác hoặc liên hệ trung tâm giới thiệu việc làm.
Kế hoạch đưa nhân viên đi học
- Đưa nhân viên đãm nhận việc kinh doanh của doanh nghiệp hiện tại đi học khóa đào tạo quản lý kinh doanh ngắn hạn của tỉnh.
- Đưa nhân viên thủ kho đi học khóa sơ cấp kế toán của tỉnh
- Liên hệ với công ty cơ khí Bùi Văn Ngọ đưa 2 nhân viên kỹ thuật máy đến học hỏi để hiểu thêm hoạt động của hệ thống đánh bóng.
Kế hoạch chi phí nhân sự Kế hoạch chi phí tiền lương
Bảng 6.12: Chi phí tiền lương dự kiến
Vị trí Số lượng Lương ( triêu/tháng) Thành tiền Giám đốc 1 3 3 KCS đầu vào 1 2 2 KCS đầu ra 1 2,5 2 , 5 Thủ kho 1 1,8 1 , 8 Kế toán trưởng 1 1,2 1 , 2 Thư ký kế toán 1 1,5 1 , 5
Nhân viên kinh doanh 1 1,8 1 , 8 Kỹ thuật máy 6 0,9 5 , 4 Bảo vệ 3 0,5 1 , 5 Nhân ghi sổ 2 0,6 1 , 2
Chi phí đưa nhân viên đi học
Bảng 6.13: Chi phí cử nhân viên đi học
Vị trí Số lượng Chi phí Thành tiền Thủ kho 1 1 1 Nhân viên kinh doanh 1 1 1 Kỹ thuật máy 2 1 2