Với quy mô như hiện nay chi nhánh vận dụng hình thức kế toán tập trung. Các nhân viên kế toán tập trung về một phòng coi là phòng kế toán tài vụ có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực kế toán tài chính, theo dõi tình hình kiểm tra và thực hiện chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính.
+ Chức năng của phòng Tài chính – Kế toán:
Phòng Tài chính – Kế toán có chức năng cung cấp đầy đủ và toàn bộ thông tinvề hoạt động kinh tế tài chính của công ty giúp Tổng Giám Đốc công ty điều hành quản lý các hoạt động kinh tế đạt hiệu quả cao nhất.
+ Nhiệm vụ của phòng Tài chính- Kế toán:
Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sản của công ty. Qua đó quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản đó.
Phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh.
Đồng thời phòng Tài chính – Kế toán phản ánh cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh. Ngoài ra xác định kết quả của người lao động thông qua việc tính lương và các khoản phụ cấp theo lương cho người lao động.
Phòng còn đưa ra các thông tin kinh tế cần thiết để ra các quyết định quản lý đem lại hiệu quả tối ưu. Đối với khách hàng cũng như các nhà cung cấp phòng Tài chính – Kế toán có vai trò quan trọng trong việc giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để ra quyết định đầu tư , góp vốn, mua hàng, bán hàng,...nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Đối với ngân sách Nhà nước, phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ tính toán kiểm tra việc chấp hành nộp các khoản thuế có liên quan theo quy định.
Hình 2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty cổ phần vật liệu điện và cơ khí Thái Nguyên
Phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, hiện nay phòng Tài chính – Kế toán gồm 5 người với vai trò cụ thể như sau:
Trưởng phòng kế toán: do hội đồng quản trị trực tiếp bổ nhiệm. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo đôn đốc việc kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và hội đồng quản trị về toàn bộ tình hình công tác tài chính của công ty.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán mua hàng và công nợ phải trả : thay mặt trưởng phòng khi vắng mặt, phụ trách việc tổng hợp và kiểm tra sổ sách , lập báo cáo tài chính và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty. Đồng thời phó phòng kế toán theo dõi các khoản phải trả của các nhà cung cấp cho công ty đồng thời theo dõi hợp đồng ngắn hạn và các khoản công nợ đến hạn. Cuối tháng tiến hành kê khai thuế VAT đầu vào, tính toán chi phí hàng nhập kho, giá vốn hàng hóa tiêu thụ, trích chi phí vận chuyển hàng tháng vào giá thành và lập báo cáo công nợ với người bán.
Kế toán tiền mặt kiêm kế toán ngân hàng:
Lập phiếu thu, phiếu chi, rút số dư cuối ngày báo cáo cho trường phòng kế toán, cuối tháng kiểm kê quỹ lập báo cáo quỹ tiền mặt.
Làm báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định.
Mở tài khoản với các ngân hàng và theo dõi lập dự toán thu chi ngân hàng , công nợ với ngân hàng. Cuối tháng tiến hành lập báo cáo tiền gửi ngân hàng.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu:
Xác nhận chứng từ thanh toán trên hợp đồng bán hàng và tham gia thủ tục kí hợp đồng tiêu thụ và thanh lý. Đồng thời theo dõi rút số dư công nợ phải thu hàng ngày, kiểm tra doanh thu tiêu thụ trong kì liên quan tới quá trình tiêu thụ hàng hóa, kê khai VAT đầu ra hàng tháng.
Phó phòng kế toán Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán tiền lương Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán trưởng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kiêm thủ quỹ: tiến hành công tác ghi chép, xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ liên quan tới tiền lương, tính lương phải trả và các khoản trích theo lương chi người lao động theo đúng quy định của Nhà nước. Đồng thời có trách nhiệm bảo quản và giữ gìn tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lý hợp, lệ trước khi thu chi tiền mặt.