- Ta bắt đầu phân loại người dùng để giao các quyền riêng mà người dùng có. Ở đây ta chia làm 3 loại:
▪ BCN Khoa :
• Người có thể nắm được hết thông tin của các loại công văn.
• Xem thông tin chi tiết công văn.
• Xem được các báo cáo, thống kê hàng tháng của văn thư.
▪ Văn thư: người có trách nhiệm nhiều nhất trong việc chuyển giao, quản lý, lưu trữ công văn.
▪ Giảng viên:Người có quyền truy cập công văn theo quyền cho phép như : tìm kiếm, hiển thị, in ấn…
4.3.6. Quản lý công văn
- Quản lý công văn đến:
▪ Phê duyệt và tiếp nhận công văn đến.
▪ Phân loại công văn đến theo:
• Ngày, tháng, năm.
• Số hiệu
• Loại
• Cơ quan, phòng ban.
• Nơi xuất phát.
▪ Lưu trữ công văn.
• Sau khi phân loại công văn tiến hành lưu trữ theo các bộ tập tài liệu.
• Phân biệt bằng các màu và nhãn dán khác nhau.
• Mỗi tầng của kệ hoặc màu tập sẽ phân biệt được mức độ bảo mật của công văn đó.
▪ Chuyển giao công văn
• Văn thư sẽ chuyển giao công văn tới các đơn vị phòng ban chịu trách nhiệm xử lý công văn đó.
• Văn thư có thể chuyển công văn lên BCN Khoa nếu thấy có sai sót. - Quản lý công văn đi
▪ Soạn thảo công văn đi
• Viết công văn theo mẫu loại.
• Gửi lên BCN Khoa để đóng dấu.
▪ Kiểm tra thể thứ, hình thức và kỹ thuật trình bày ( ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của công văn )
▪ Đóng dấu và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có)
▪ Đăng ký công văn đi:
• Là một hình thức lưu lại công văn đi để phòng trường hợp tra cứu, sửa đổi.
▪ B2.2.5: Trưởng khoa ký duyệt công văn đi
▪ B2.2.6: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển công văn đi
▪ B2.2.7: Lưu công văn đi
▪ B2.2.8: Xác nhận công văn đã tới nơi gửi. - Quản lý công văn nội bộ
▪ Soạn công văn nội bộ (thường do văn thư soạn thảo)
▪ Đưa lên BCN Khoa và các cơ quan ban ngành để bổ sung ý kiến
▪ BCN Khoa ký xác nhận, duyệt công văn.
▪ Văn thư tiến hành lưu trữ công văn.