Phân loại người dùng

Một phần của tài liệu SỐ HOÁ VÀ RÚT TRÍCH TỰ ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG VĂN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (Trang 29 - 30)

- Ta bắt đầu phân loại người dùng để giao các quyền riêng mà người dùng có. Ở đây ta chia làm 3 loại:

▪ BCN Khoa :

• Người có thể nắm được hết thông tin của các loại công văn.

• Xem thông tin chi tiết công văn.

• Xem được các báo cáo, thống kê hàng tháng của văn thư.

▪ Văn thư: người có trách nhiệm nhiều nhất trong việc chuyển giao, quản lý, lưu trữ công văn.

▪ Giảng viên:Người có quyền truy cập công văn theo quyền cho phép như : tìm kiếm, hiển thị, in ấn…

4.3.6. Quản lý công văn

- Quản lý công văn đến:

▪ Phê duyệt và tiếp nhận công văn đến.

▪ Phân loại công văn đến theo:

• Ngày, tháng, năm.

• Số hiệu

• Loại

• Cơ quan, phòng ban.

• Nơi xuất phát.

▪ Lưu trữ công văn.

• Sau khi phân loại công văn tiến hành lưu trữ theo các bộ tập tài liệu.

• Phân biệt bằng các màu và nhãn dán khác nhau.

• Mỗi tầng của kệ hoặc màu tập sẽ phân biệt được mức độ bảo mật của công văn đó.

▪ Chuyển giao công văn

• Văn thư sẽ chuyển giao công văn tới các đơn vị phòng ban chịu trách nhiệm xử lý công văn đó.

• Văn thư có thể chuyển công văn lên BCN Khoa nếu thấy có sai sót. - Quản lý công văn đi

▪ Soạn thảo công văn đi

• Viết công văn theo mẫu loại.

• Gửi lên BCN Khoa để đóng dấu.

▪ Kiểm tra thể thứ, hình thức và kỹ thuật trình bày ( ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của công văn )

▪ Đóng dấu và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có)

▪ Đăng ký công văn đi:

• Là một hình thức lưu lại công văn đi để phòng trường hợp tra cứu, sửa đổi.

▪ B2.2.5: Trưởng khoa ký duyệt công văn đi

▪ B2.2.6: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển công văn đi

▪ B2.2.7: Lưu công văn đi

▪ B2.2.8: Xác nhận công văn đã tới nơi gửi. - Quản lý công văn nội bộ

▪ Soạn công văn nội bộ (thường do văn thư soạn thảo)

▪ Đưa lên BCN Khoa và các cơ quan ban ngành để bổ sung ý kiến

▪ BCN Khoa ký xác nhận, duyệt công văn.

▪ Văn thư tiến hành lưu trữ công văn.

Một phần của tài liệu SỐ HOÁ VÀ RÚT TRÍCH TỰ ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG VĂN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (Trang 29 - 30)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(46 trang)