- Trình tự quản lý công văn đến: - Tiếp nhận, đăng ký công văn đến. - Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến.
4.3.1.1. Tiếp nhận, đăng ký công văn đến.
- Công văn đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những công văn đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn thư tiếp nhận công văn và tiến hành lấy thông tin và nhập vào hệ thống. Lưu lại. Khi có phát sinh cần chỉnh sửa sẽ thực hiện.
4.3.1.2. Trình chuyển giao văn bản đến
- Công văn đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm (BCN khoa) và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết (văn thư). Công văn đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi được nhận.
- Việc chuyển giao công văn phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung công văn
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (BCN khoa) có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Văn thư, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những công văn đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu (BCN khoa) và những công văn đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Người đứng đầu cơ quan tổ chức (BCN khoa) có trách nhiệm thực hiện” - Xem xét toàn bộ công văn đến và báo cáo về những công văn quan trọng
khẩn.
- Phân công văn đến cho các đơn vị, cá nhân (Văn thư) giải quyết; - Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.