Muốn hệ thống kiểm soát của một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả, cụ thể là:
1. Môi trường kiểm soát
Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Doanh nghiệp cần ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
Doanh nghiệp cần phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo. Hơn nữa phải có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Doanh nghiệp cần các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân. Đồng thời có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. Doanh nghiệp đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương; thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
2. Đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
Ngoài ra doanh nghiệp phải đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
Doanh nghiệp cũng nên đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
3. Hoạt động kiểm soát
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Doanh nghiệp đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát
23
để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Doanh nghiệp phải lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra; cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.
4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:
Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
5. Hệ thống giám sát và thẩm định
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu:
Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
Nếu hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
PHẦN KẾT LUẬN
Tóm lại, chức năng kiểm soát là một chức năng quan trọng của hoạt động quản trị. Kiểm soát không phải bước cuối cùng trong hoạt động quản trị mà phải thực hiện song song trong suốt quá trình diễn ra hoạt động quản trị. Bởi trong quá trình thực hiện quản trị, rất có thể sẽ xảy ra một số sai phạm khi nhân viên hoàn thành các chỉ tiêu đề ra. Vì vậy, thực hiện kiểm soát ngay từ giai đoạn đầu của quản trị sẽ giúp nhà quản trị nắm vững tình hình cũng như có các biện pháp đối phó kịp thời khi có vấn đề xảy ra. Công tác quản trị mà được thực hiện tốt sẽ gúp công ty phát triển vững vàng.
Tuy nhiên, trong quá trình kiểm soát các công ty cũng nên tránh cá thủ tục kiểm soát rườm rà hay siết chặt công tác kiểm soát để tránh gây lãng phí thời gian, nguồn lực cũng như gây sức ép lên nhân viên của mình. Các doanh nghiệp nên cân bằng giữa việc kiểm soát, xây dựng văn hóa doanh nghiệp với công tác tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn thoải mái, khuyến khích nhân viên có đam mê, nỗ lực đóng góp cho công ty.
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. http://static2.vietstock.vn/data/UPCOM/2018/TAI%20LIEU%20DHCD/VN/FOX_ TAILIEU_DHCD%20thuong%20nien_2018.pdf 2. https://fpt.vn/storage/upload/files/reports/dai-hoi-co-dong-fpt- telecom/2019/tai_lieu_dhdcd_2019_-_ftel.pdf 3. https://fpt.vn/vi/ve-fpt-telecom/quan-he-co-dong/bao-cao-thuong-nien/?tag=2019
4. PGS.TS. Nguyễn Thị Bích Loan (2019), Giáo trình quản trị học, NXB Hà Nội