3.2.2.1. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đặt giữ chỗ khách sạn
* Trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật
Cần cung cấp đầy đủ hơn nữa các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu của công việc. Cũng như thường xuyên cập nhật những công nghệ mới, áp dụng những công nghệ tiên tiến vào các quy trình chuẩn hay các hình thức đặt giữ chỗ khác, làm tăng hiệu quả làm việc cho nhân viên điều hành tour.
* Điều chỉnh thành quy trình chuẩn
Thực hiện đầy đủ trình tự các bước theo quy trình chuẩn và cung cấp đầy đủ thông tin và những yêu cầu đặc biệt của khách du lịch với công ty từ đó liên hệ và truyền đạt những yêu cầu này đến với khách sạn.
3.2.2.2. Giải pháp về nhân sự * Quy trình tuyển đầu vào
Cần có một quy trình tuyển đầu vào chặt chẽ và hợp lý hơn. Phỏng vấn khả năng trình độ cũng như năng lực của nhân viên muốn tham gia cùng với công ty. Đầu tiên công ty cần xác định những tố chất nhân viên cần có khi làm việc tại bộ phận điều hành tour. Một nhân viên điều hành tour cần có những yếu tố và tố chất sau:
- Được học qua các trường lớp đào tạo về du lịch. - Có phẩm chất phù hợp với ngành nghề du lịch.
- Phải giao tiếp tốt bằng tiếng Anh, nếu biết thêm ngôn ngữ thứ hai thì đó sẽ là một lợi thế.
- Có kinh nghiệm từ 1-2 năm làm việc trong lĩnh vực du lịch
Những yếu tố trên nếu được hội tụ đầy đủ ở một người thì người đó rất phù hợp để trở thành nhân viên điều hành tour thuộc bộ phận điều hành. Nếu chỉ có 2 trong 4 yếu tố trên là giao tiếp tốt bằng Tiếng Anh và được học qua các trường lớp đào tạo về du lịch
cộng với ngoại hình ưa nhìn cũng có thể được tuyển để trở thành hướng dẫn viên du lịch hay nhân viên kinh doanh của phòng Sale. Ta xét các trường hợp sau:
- Một người giỏi tiếng Anh nhưng không có chuyên môn về ngành du lịch, khi vào làm việc nhân viên đó sẽ được hướng dẫn và làm quen với môi trường làm việc trong khoảng 1 tuần đến nửa tháng là có thể làm việc tại bộ phận điều hành với chức vụ là nhân viên có nhiệm vụ hỗ trợ các nhân viên lâu năm điều hành tour hoặc đi theo tour để học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm.
- Một người không giỏi tiếng Anh nhưng đã được học về lý thuyết nghiệp vụ điều hành tour du lịch nói chung và nghiệp vụ đặt giữ chỗ nói riêng thì khi đến nhân viên đó vẫn có thể tiếp thu công việc nhanh vì đã có lý thuyết căn bản. Tuy nhiên nhân viên đó sẽ gặp khó khăn khi giao tiếp với khách hàng là người nước ngoài. Do vâỵ trong trường hợp này, khách sạn sẽ có chế độ đào tạo tiếng Anh cho nhân viên này.
Sau khi đã các định được những tiêu chuẩn để tuyển nhân viên cho bộ phận điều hành, công ty nên chủ động tìm kiếm nguồn nhân lực. Có thể đăng tuyển ở những trường đào tạo về ngoại ngữ để tìm được người giỏi tiếng Anh, thông báo đăng tuyển ở những trường đạo tạo về du lịch như khoa Du Lịch trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Mở Hà Nội, Đại học Thương Mại, Cao Đẳng Du lịch… Tại những trường như vậy sẽ có rất nhiều sinh viên đang học muốn làm thêm hoặc sinh viên sắp ra trường mong muốn được làm viêc.
Việc thông báo này cần làm trong thời gian khoảng 1 tuần đến nửa tháng tùy thuộc vào số lượng nhân viên cần tuyển.
Sau khi đã thông báo tuyển dụng, công ty sẽ tiến hành phỏng vấn. Trong khoảng 3 ngày đến 1 tuần, công ty có thể chọn được những ứng viên sáng giá để tuyển làm nhân viên của bộ phận điều hành bởi các sinh viên đến ứng tuyển đều là sinh viên của các trường đáp ứng được yêu cầu của khách sạn .Do vậy việc cần làm của công ty lúc này là chọn trong đó những người thích hợp nhất để vào làm việc tại bộ phận điều hành hoặc hướng dẫn viên. Việc tuyển dụng có thể diễn ra trong vòng 3 tuần đến 1 tháng.
Đào tào bồi dưỡng huấn luyện chuyên môn trong quá trình làm việc:
- Những nhân viên mới được tuyển dụng hoặc những nhân viên đã làm lâu năm của khách sạn có thể nói tiếng Anh chưa giỏi. Trong quá trình làm việc, được tiếp xúc với khách quốc tế sẽ giúp họ có thêm cơ hội được giao tiếp bằng tiếng Anh. Tuy nhiên công ty nên có những lớp học phù hợp với nhân viên để họ có thể trau dồi thêm vốn ngoại ngữ của mình.
- Đảm bảo cho nhân viện thường xuyên được học tiếng Anh cho đến khi trình độ đảm bảo để có thể giao tiếp với khách quốc tế trong phạm vi chức vụ của mình.
- Khuyến khích nhân viên đi học thêm các lớp tiếng Anh ngoại khóa để tăng cường vốn tiếng Anh giao tiếp của nhân viên.
* Nâng cao đãi ngộ đối với nhân viên - Chế độ lương:
Cần tăng lương cơ bản đôi với những nhân viên điều hành tour du lịch quốc tế do du lịch quốc tế đem lại DT lớn và chiếm hơn 60% tỷ trọng của tổng DT công ty.
- Chế độ thưởng:
Công ty cần quan tâm đặc biệt đến các dịp lễ tết để thưởng xứng đáng cho nhân viên nhằm khuyến khích động viên.
- Các đãi ngộ khác trong tương lai:
Trong một số chuyến đi, nhân viên điều hành tour có thể đi theo giám sát quá trình tổ chức thực hiện tour cùng với đó có thể đi kèm với một, hai người thân của nhân viên song phải không ảnh hưởng đến tour du lịch của du khách.