Hoàn thiện tổng thể các bước quy trình đặt giữ chỗ khách sạn cho tour du lịch: lựa chọn điểm đến, lựa chọn khách sạn, hoàn thành thông tin đặt giữ chỗ, nhận xác nhận đặt giữ chỗ , yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán toàn bộ và nhận xác nhận lại.
Lựa chọn điểm đến: nhân viên điều hành nắm rõ về lịch trình tour du lịch sắp tổ chức thực hiện, với đó là truy cập tìm các điểm đến sao cho phù hợp với tour du lịch.
Lựa chọn khách sạn: nhân viên điều hành cần phải tìm hiểu về vị trí địa lý, các thông tin hay như chất lượng dịch vụ của những khách sạn tại điểm đến. Lựa chọn những khách sạn nằm ở vị trí trung tâm gần với địa điểm du lịch mà công ty đã xây dựng, không nên chọn một khách sạn quá xa làm mất thời gian của khách du lịch, gây cho khách du lịch cảm giác không thoải mái do đi quá xa, tốn thời gian và làm ảnh hưởng đến sức khỏe của du khách.
Hoàn thành thông tin đặt giữ chỗ: Đây là bước mà nhân viên thường hay rất thiếu xót trong khi làm việc. Một số thông tin bổ sung nhưng cần thiết làm thỏa mãn khách du lịch hơn thì không được ghi trong yêu cầu, hay như những yêu cầu đặc biệt của khách du lịch trong quá trình đặt giữ chỗ khách sạn, nhân viên điều hành tour đã không truyền tải được đầy đủ những yêu cầu đó đến với khách sạn để khách sạn chuẩn bị và sẵn sàng phục vụ khách du lịch khi họ đặt chân vào khách sạn. Có thể đây là một thiếu xót cần phải khắc phục kịp thời để tránh những trường hợp phát sinh không đáng có.
Nhận xác nhận đặt chỗ: Có thể thấy việc xác nhận chỗ hoàn toàn là bên phía khách sạn cung ứng. Nhân viên điều hành tour chỉ ngồi chờ hồi âm từ phía bên cung ứng dịch vụ. Nếu không còn buồng trống, nhân viên điều hành tour sẽ phải tìm ra những phương án mới cho kế hoạch đặt giữ chỗ khách sạn của công ty; nhân viên điều hành tour có thể
trao đổi thêm thông tin với nhân viên nhận đặt buồng bên khách sạn hoặc bắt đầu lựa chọn một khách sạn cũng phù hợp, đáp ứng đủ yêu cầu mà tour du lịch cần phải có. Nếu có buồng trống, nhân viên điều hành sẽ tham khảo những chính sách ưu đãi mà phía khách sạn cập nhật cho công ty rồi đưa ra quyết định cuối cùng.
Yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán toàn bộ: Sau khi đã thỏa thuận thành công về việc đặt giữ chỗ khách sạn, nhân viên điều hành tour tiến hành tiếp tục thỏa thuận về số tiền đặt cọc hay cách thức thanh toán đối với khách sạn bên đó để có được sự thống nhất trong giao dịch.
Nhận xác nhận lại: Cuối cùng, nhân viên điều hành tour sẽ chờ để nhận thư điện tử xác nhận lại những thông tin mà bên khách hàng là công ty du lịch cung cấp cùng với cách thức thanh toán, nếu thấy sai sót hay nhầm lẫn thì yêu cầu bên phía khách sạn chỉnh sửa sao cho chính xác, để tránh gây những rủi ro không đáng có xảy ra.