YÊU CẦU CÔNG VIỆC

IV. Các giải pháp hoàn thiệ n.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

- Tốt nghiệm Đại học chính quy chuyên ngành kế toán – tài chính trường Học viện Tài chính hoặc Đại học Kinh tế Quốc dân.

- Có ít nhất 5 năm làm việc ở bộ phận kế toán.

- Có khả năng kiểm toán, tổng hợp, và phân tích số liệu.

- Có kỹ năng tổ chức quản lý công việc, cẩn thận và trung thực.

- Nắm vững và am hiểu các quy định pháp luật về thuế, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp ở Việt Nam.

- Sử dụng thành thạo về phần mềm kế toán và vi tính văn phòng. - Sức khoẻ tốt, có khả năng đi công tác xa và làm việc ngoài giờ.

Tuy nhiên công tác phân tích công việc ở công ty còn chưa được tiến hành một cách khoa học và hiệu quả. Vì vậy, trong thời gian tới Công ty cần quan tâm hơn nữa để hoàn thiện công tác này.

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Công ty cần lên kế hoạch xác định thời gian cụ thể của từng bước trong quá trình tuyển dụng.

Cần tính toán và đưa ra được tỷ lệ sàng lọc cho các bước tuyển dụng để thu nhận số lượng hồ sơ hợp lý cho các bước tuyển. Công tác tuyển mộ phải được phân loại và có phương pháp khác nhau đối với lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Thường đối với công việc phức tạp, đòi hỏi trình độ càng cao thì tỷ lệ sàng lọc càng nhỏ tức là phải huy động một lượng người dự tuyển càng lớn.

Ngoài ra Công ty cần đa dạng hóa nguồn tuyển dụng.Nguồn tuyển dụng bên trong, bên ngoài đều có những điểm mạnh và điểm hạn chế riêngm, trong thực tế áp dụng không thể thiên vào nguồn tuyển dụng nhân sự nào mà phải căn cứ vào tính chất đặc điểm công việc lúc bấy giờ để có xác nhận nguồn lao động cụ thể là nguồn nào và hay kết hợp cả hai nguồn này khi tuyển dụng. Khi xác định được nguồn tuyển dụng có thể đáp ứng được công việc đề ra từ đó có lựa chọn phương pháp tuyển dụng cho thích hợp.

Công ty nên mở rộng nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ như: các nhân viên cũ của Công ty và các trường đào tạo – dạy nghề trong địa bàn . Hiện nay có rất nhiều trường dạy nghề để có thể tuyển mộ được những người có tay nghề và có thể đáp ứng được yêu cầu công việc của Công ty mà không phải tốn thêm chi phí cho việc quảng cáo và thông báo tuyển dụng. Công ty cũng có thể sử dụng một số phương pháp và cách thức để tuyển dụng như: Công ty có thể liên hệ trực tiếp với uỷ ban nhan dân các xã ở trong địa bàn trong việc tìm kiếm và thu hút lao động cho Công ty và Công ty cũng có thể thuê mướn lao động ở các doanh nghiệp khác khi Công ty có nhu cầu trong ngắn hạn

về lao động với điều kiện trong thời gian đó các doanh nghiệp khác có thể cho công ty thuê mượn lao động.

Đối với công tác điều động nội bộ và khi có một vị trí nào đó còn trống cần bổ nhiệm, thì Công ty nên tiến hành thông báo rộng rãi tới toàn bộ công nhân viên trong Công ty để họ biết như vậy những người nào có khả năng tự ứng cử. Điều này sẽ tạo nên sự công bằng trong việc bổ nhiệm, tạo ra tâm lý thoải mái cho cán bộ nhân viên trong Công ty và từ đó kích thích họ nhiệt tình và sáng tạo và có trách nhiệm hơn trong công việc, giúp làm tăng năng suất lao động của Công ty.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Công ty tiến hành thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-mail nội bộ của Công ty, trên báo, các trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh… nhưng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong toàn Công ty và yết thị tại cổng Công ty. Tuy nhiên việc thông báo tìm người của Công ty chưa đủ rộng để thu hút nhiều ứng cử viên. Công ty nên mở rộng phạm vi thông báo ra địa bàn các tỉnh lân cận như Bắc Giang, Hải Dương…

Bên cạnh đó, để tránh lãng phí, tốn kém không cần thiết cho chi phí quảng cáo, công ty nên dựa vào yêu cầu và tính chất của công việc mà quyết định sử dụng thông báo thích hợp. Nếu khả năng tài chính của công ty hạn hẹp thì Công ty nên sử dụng thông báo có chi phí thấp như thông báo trên báo chí, internet,… hay nếu cần tuyển nhân viên vào các vị trí đơn giản như bảo vệ, nhân viên vệ sinh thì công ty chỉ cần thông báo qua các nhân viên trong Công ty nhờ giới thiệu vì yêu cầu của các công việc này rất đơn giản, chỉ cần có sức khỏe, trung thực và có người bảo lãnh là được.

Công ty cần có dự tính chính xác các khoản chi phí cho mỗi lần tuyển dụng, cân đối lại cơ cấu chi phí tuyển dụng, để công tác tuyển dụng được thực hiện kỹ càng, thu hút được nhiều ứng cử viên tham gia đăng ký tuyển dụng.

Ngoài ra, Công ty cũng phải chú ý đến nội dung của bản thông báo tuyển dụng. Ngoài các thông tin về vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, yêu cầu về hồ sơ, thời gian và địa điểm nhận hồ sơ cũng yêu cầu đối với ứng viên, bản thông báo cần bổ sung những thông tin mà người lao động khi quyết định tham gia dự tuyển rất quan tâm đó là thù lao lao động, điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ của Công ty, để tăng khả năng thu hút ứng

viên. Mặt khác, cần phải nêu rõ nội dung công việc cần thực hiện và tiêu chuẩn thực hiện công việc để các ứng viên qua thông báo này sẽ tự so sánh được khả năng đáp ứng của mình với công việc từ đó đi đến quyết định có dự tuyển vào vị trí tuyển dụng đó hay không. Việc này giúp tuyển loại bỏ được số lượng lớn các hồ sơ không thích hợp, làm giảm áp lực cho khâu tuyển chọn. Để làm được điều này Công ty cần phải tiến hành phân tích công việc một cách chi tiết, khoa học.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Ở bước này, Công ty đã thực hiện tương đối tốt ngay từ giai đoạn tiếp nhận hồ sơ góp phần tiết kiệm thời gian và loại bỏ được những hồ sơ không hợp lệ. Tuy nhiên, khi sơ tuyển hồ sơ ứng viên, Công ty cần tạo điều kiện cho những người có năng lực làm việc thực tế nhưng bằng cấp không ở thứ hạng cao. Mặt khác, Công ty cũng cần tiến hành xác minh tính tin cậy của các thông tin có trong hồ sơ của ứng viên để đảm bảo đánh giá đúng ứng viên.

Bước 5 : Thi và sàng lọc hồ sơ

Ở bước này, Công ty đã thực hiện tương đối tốt từ công tác chuẩn bị thi,đề thi,địa điểm thi.Tuy nhiên Công ty nên bổ sung thêm vào trong phần thi tuyển một bài trách nghiệm về các nội dung:trắc nghiệm vè năng khiếu và khả năng,sự trung thực,thái độ và sựu nghiêm túc.

Việc bổ sung hình thức trắc nghiệm này tuy nó làm gia tăng thời gian và chi phí tuyển chọn của công ty nhưng nó lại đánh giá được các ứng viên trên nhiều khía cạnh,do đó nó có ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng và kết quả thực hiện công việc trong tương lai của công ty.Từ đó có thể thấy biện pháp này có thể làm tăng hiệu quả về mặt lâu dài. Nhưng vị trí công việc khác nhau có các yêu cầu về trình độ,phẩm chất,cá tính khác nhau đối với người thực hiện công việc nên cần thêm trắc nghiệm về tâm lý và trắc nghiệm cá tính đối với các ứng viên để dễ dàng phân loại,sắp xếp,tuyển chọn,bố trí công việc hay thuyên chuyển nhân viên.Tác dụng của các hình thức trắc nghiệm tâm lý sẽ đánh giá được đặc điểm tâm lý của từng ứng viên như nhân cách,sở thích,... qua đó giúp cho nhà quản trị nhân lực biết được ứng viên đó là người hướng nội hay hướng ngoại,có dễ hòa đồng và thích nghi với tập thể hay không và đưa ra quyết định sắp xếp nhân sự một cách hợp lý. Trắc nghiệm cá tính giúp cho nhà quà trị nhân lực hiểu rõ hơn về cá tính của các ứng viên và từ đó đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên đó với công việc

Công ty đang sử dụng hình thức phỏng vấn trực tiếp và hội đồng phỏng vấn khác nhau cho đối tượng tuyển dụng của Công ty là lao động có chuyên môn kỹ thuật còn đối với các lao động gian đơn thì chỉ phỏng vẫn trực tiếp. Đối với lao động có chuyên môn kỹ thuật, Công ty đã thành lập một hôi đồng phỏng vấn chuyên nghiệp bao gồm những người có thẩm quyền lớn như Giám đốc công ty, trưởng bộ phận đề nghị tăng nhân sự, trưởng bộ phận tổ chức - hành chính. Trước một hội đồng chuyên nghiệp và có thẩm quyền lớn như vậy ứng viên dễ gặp phải nhiều áp lực và căng thẳng. Vì vậy, ngay từ đầu, người phỏng vấn phải tạo ra bầu không khí cởi mở, hoà đồng, làm sao để các ứng viên thấy rằng buổi phỏng vấn chỉ như một cuộc nói chuyện. Nên tạo sự vững tin, tâm lý thoải mái cho ứng viên, như vậy họ sẽ có cơ hội để bày tỏ chính mình, tránh gây áp lực, căng thẳng trong phỏng vấn. Trình tự phỏng vấn nên được tiến hành như sau:

+ Tiếp đón, chào hỏi người dự tuyển. + Mời họ ngồi.

+ Hỏi người dự tuyển tại sao lại tham gia dự tuyển.

+ Đặt một số câu hỏi về kiến thức chuyên môn, về kinh nghiệm. + Tóm tắt những điều người dự tuyển nói.

+ Nghe câu hỏi thắc mắc trong thời gian tìm hiểu về công ty của người dự tuyển và trả lời họ trong phạm vi cho phép.

+ Định thời hạn để trả lời kết quả phỏng vấn cho các ứng viên dự tuyển. + Chào tạm biệt họ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Công ty nên sử dụng linh hoạt các phương pháp phỏng vấn khác tuỳ vào vị trí tuyển dụng để nâng cao hiệu quả. Ví dụ như phỏng vấn bằng câu hỏi tuỳ ý, phỏng vấn đo lường hành vi, phỏng vấn tạo áp lực...

Ngoài ra, Công ty cũng cần để ý đến thời gian phỏng vấn, có thể linh hoạt về thời gian phỏng vấn giữa các ứng viên. Đối với những ứng viên kém chỉ nên phỏng vấn trong vòng 10 – 15 phút, ứng viên giỏi có thể từ 40 – 45 phút, không nên kéo dài thời gian phỏng vấn tránh gây mệt mỏi cho cả hai bên.

Bước 7: Thử việc và ra quyết định tuyển dụng

Trong thời gian qua, quá trình thử việc của Công ty diễn ra tương đối tốt. Tuy nhiên để nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình này em xin đề xuất một số ý kiến sau:

- Mô tả công việc chi tiết và cụ thể với ứng viên

Dù nhân viên thử việc mới ra trường hay đã có 2-3 năm kinh nghiệm, việc đầu tiên cần làm là mô tả công việc một cách chi tiết và cụ thể với họ. Công ty nên dùng một bản mô tả công việc rõ ràng, trong đó ghi các mục tiêu công việc chính cần làm; các mối quan hệ cần xây dựng; chức năng, trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên; điều kiện làm việc…

- Xác định rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả thử việc

Trước khi nhân viên chính thức bắt đầu giai đoạn thử việc, điều đầu tiên Công ty cần làm là xác định rõ cách đánh giá hiệu quả công việc, bao gồm phạm vi và lĩnh vực đánh giá, mục tiêu cần đạt được, thời gian hoàn thành công việc… Mục tiêu thử việc phải rõ ràng và lượng hóa được. Nếu nhân viên chưa nhất trí với các tiêu chí đánh giá này thì hai bên hãy cùng nhau bàn bạc cho đến khi đạt được thỏa thuận.

- Cho phản hồi nhanh chóng và cụ thể

Nhân viên mới thường gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn thử việc nên Công ty cần cho họ phản hồi về công việc nhanh chóng và cụ thể. Nếu họ đạt được một thành tích nào đó (dù nhỏ) thì hãy ngợi khen, động viên để họ thêm tự tin. Đối với những việc họ làm chưa tốt, hãy thẳng thắn góp ý trên tinh thần xây dựng để họ cố gắng hơn và luôn đề xuất giải pháp chứ không chỉ dừng lại ở việc nêu ra vấn đề.

- Cung cấp mọi điều kiện cần thiết cho nhân viên

Muốn nhân viên thử việc thể hiện được hết năng lực của mình, Công ty phải cung cấp cho họ tất cả điều kiện làm việc cần thiết, từ máy vi tính, điện thoại, danh thiếp đến chi phí đi lại. Việc này cần được tiến hành trước khi nhân viên đến nhận việc.

Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trưởng các bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp nhân viên mới chịu trách nhiệm chính sẽ đánh giá kết quả thử việc của nhân viên dựa theo tiêu chí đánh giá đã được xác định từ trước với nhân viên.

Những ứng viên đạt yêu cầu sẽ được Công ty tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng lao động. Lúc này thì họ thực sự là một nhân viên chính thức trong hệ thống nhân lực của Công ty. Mọi hoạt động trong thời gian thử việc chưa thể giúp họ hòa nhập vào môi trường của Công ty được. Do vậy lúc này Công ty cần có chương trình hội nhập giúp họ làm quên với môi trường làm việc mới.

Đây là khâu quan trọng sau khi nhân viên mới có quyết định tuyển dụng chính thức vào Công ty. Công ty chưa thấy được sự cần thiết của việc hội nhập nhân viên mới nên trong quá trình hội nhập của nhân viên mới chưa được chú ý. Nhiều khi có tình trạng các nhân viên cũ nóng nảy làm cho nhân viên mới sợ sệt, lúng túng hay làm hỏng việc, từ đó dẫn đến tâm lý căng thẳng, chán nản và bỏ việc. Do vậy trong thời gian tới Công ty cần chú ý tới bước hội nhập nhân viên mới trong quy trình tuyển dụng của mình. Công ty cần theo dõi sát sao và cần xem xét, bố trí nhân viên có kinh nghiệm để bảo ban, kèm cặp nhân viên mới. Những người được phân công hướng dẫn cần thực sự nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc, giúp họ tự tin hơn vào khả năng của mình. Có như vậy nhân viên mới mới không bị bỡ ngỡ và chán nản trong môi trường làm việc mới và hiệu quả công việc được đảm bảo.

Trên đây là quy trình tuyển dụng sau khi hoàn thiện em xin đưa ra để Công ty tham khảo. Thực hiện đầy đủ tất cả các bước trong quy trình này khiến Công ty mất nhiều thời gian và kinh phí cho việc tuyển dụng nhưng đồng thời nó đảm bảo mang lại cho Công ty một đội ngũ lao động đáp ứng yêu cầu về chất lượng trình độ và năng lực làm việc giúp Công ty tuyển được đúng người cho công việc.

6. Hoàn thiện phương pháp đánh giá:

Hiện nay công ty đối sử dụng 2 phương pháp đánh giá đối với từng người lao động đó là: - Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa

- Phương pháp cho điểm

Người thực hiện đánh giá là người quản lý trực tiếp của người lao động.Kết quả đánh giá của người quản lý trực tiếp là kết quả cuối cùng trình lên ban giám đốc

Theo đề nghị của em công ty lên sử dụng thêm 1 số phương pháp đánh giá nữa như phương pháp thang đo dựa trên hành vi,khi sử dụng phương pháp này công ty có thể đánh giá một cách chính xác được hành vi của người lao động đối với môi trường làm việc xung quanh.tạo sự tin cậy giữa kết quả đánh giá và kết quả thực hiện công việc của người lao động.Tuy nhiên để thực hiện được phương pháp đánh giá này trước hết công ty phải xây dựng lại bản phân tích công việc một cách cụ thể thì khi đó phương