5. Kết cấu đề tài
2.3.1 Nghi thức lễ tân khi tiếp đãi khách đến công sở
Tổ chức tiếp khách là một trong những hoạt động quan trọng, một công tác cơ bản của các cơ quan công quyền, các đoàn thể, các tổ chức khác nhau. Công tác này được thực hiện không chỉ nhằm để giao tiếp xã hội thuần túy, đảm bảo hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý, mà còn tạo điều kiện cho các nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc từ phía bên ngoài. Người thực hiện công tác lễ tân là người đại diện đầu tiên cho cơ quan, đơn vị tiếp xúc với khách, tạo ấn tượng đầu tiên với khách. Và nếu ấn tượng tốt thì công việc có thể nói là “đầu
xuôi đuôi lọt”. Lễ tân vừa là công cụ chính trị của hoạt động hành chính của Nhà nước, vừa là phương tiện thực hiện và cụ thể hoá các nguyên tắc cơ bản của hoạt động hành chính. Lễ tân giao tiếp vừa thể hiện trọng thị đối với các đối tượng vừa đảm bảo thực hiện đúng đường lối, chính sách của nhà nước và nghi thức lễ tân nhà nước. Người làm công tác lễ tân phải phải có thái độ lịch sự, tôn trọng khách Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, “phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc. Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
Khi giao tiếp qua điện thoại, “phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.” 9[12]