- CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.1.3 KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty CP LICOGI 13: Công
ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian.
Các chứng từ như bảng chấm công, bảng lương tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi được kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Nhật ký chung là cơ sở để ghi sổ cái TK 334. Sổ cái TK 334 dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương, tình hình thanh toán lương với người lao động theo trình tự thời gian.
Biểu 2.11: Trích Nhật Ký Chung Năm 2011 NHẬT KÝ CHUNG THÁNG 12 NĂM 2011 STT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoảnđối ứng Số tiền TK nợ TK có
1 05/12/2011 PC 518 Phát lương tháng 11 khối nhà bếp bảo vệ 3341 1111 6.400.000 2 18/12/2011 TTTƯ123 Thanh toán CP lương DA nước sạch Sóc Sơn –
TT nước & môi trường 3341 141 16.200.000 3 18/12/2011 TTTƯ123 CP lương DA nước sạch Sóc Sơn 622 3341 16.200.000 4 28/12/2011 TTTƯ136 Thanh toán CP nhân công TK NHNN Tà Lùng 3342 141 17.262.000 5 28/12/2011 TTTƯ136 CP nhân công thi công NHNN Tà Lùng 622 3342 17.262.000 6 31/12/2011 CPLGT Lương quyết toán năm 2011 khôi gián tiếp 3341 3388 394.813.000 7 31/12/2011 LGTQ4 Lương khối gián tiếp 6 tháng cuối năm 6421 3341 711.913.000
8 ……… ……… ……….. …… …… ………
TỔNG CỘNG 1.180.050.000
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Đồng thời hàng ngày kế toán cũng ghi chép chi tiết tiền lương cho từng đối tượng là cán bộ nhân viên và người lao động thuê ngoài thông qua sổ chi tiết tài khoản TK3341, TK 3342.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức Nhật Ký Chung tại Công ty CP LICOGI 13:
Chứng từ kế toán tiền lương: Bảng chấm công
Bảng tính lương tạm ứng Quyết toán lương
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 334
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 3341, TK 3342 Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
2.2.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán các khoản trích theo lương được sử dụng là: -Giấy nghỉ ốm BHXH
-Giấy hưởng chế độ thai sản
-Phiếu chi nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCCĐ - …
Biểu 2.12 Trích BHYT, BHXH, BHTN tháng 12 năm 2011
STT Họ và tên Hệ số Lương / tháng Số tiền nộp BHXH (16%) Số tiền nộp BHTN (1%) Số tiền nộp BHYT (3%)
Khối gián tiếp 82.296.000 4.389.120 274.320 822.960
1 Vũ Đình Hoàn 5,59 7.546.500 1.207.440 75.465 226.395 2 Nguyễn Duy Hùng 4,73 6,385.500 1.021.680 63.855 191.565 3 Vũ Thị Lan 3,77 5.089.500 814.320 50.895 152.685 4 Trần Thi Thủy 3.58 4.833.000 773.280 48.330 144.990 5 Trần Bích Thùy 2,65 3.577.500 572.400 35.775 107.325 …. …………. …. ………… ………. ………… Khối trực tiếp 52.771.500 2.814.480 175.905 527.715 6 Tạ Thị Thơm 2,65 3.577.500 572.400 35.775 107.325 7 Vũ Văn Hậu 2,65 3.577.500 572.400 35.775 107.325 8 Nguyễn Hồng Quân 2,34 3.159.000 505.440 31.590 94.770
Cộng 135.067.500 7.203.600 450.225 1.350.675
Hà nội, ngày 30 tháng 12 năm 2011
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.2 Kế toán chi tiết
Để hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 3383: Bảo hiểm xã hội
+ TK 3384: Bảo hiểm y tế + TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3388: Bảo hiểm thất nghiệp
Hàng tháng kế toán sẽ lập bảng trích các khoản trích theo lương vào chi phí trong kỳ, nhưng đến cuối mỗi quý, kế toán mới hạch toán định khoản ghi nhận vào chi phí.
Biểu 2.13: Sổ chi tiết tài khoản 3382
Từ đầu ngày 01/01/2011 đến cuối ngày 31/12/2011 Tên Tài Khoản: Kinh phí công đoàn
ST T Ngày chứng từ Số hiệu chứng
Nội dung chứng từ TK đối ứng
Nợ Có
1 31/05/2011 PC203 Phát quà 1/6/2011 cho con CBNV công ty 3382 1111 6.500.000 2 30/6/2011 TCT Nộp KPCĐ quý 1,2 3382 3361 16.186.000 3 30/6/2011 KPCĐ Trích KPCĐ quý 2 /2011 6428 3382 29.697.798 4 31/08/2011 PC 327 Phát tiền 2/9 CBCNV cty 3382 1111 27.300.000 5 30/09/2011 KPCĐ Trích KPCĐ quý 3/2011 6428 3382 12.392.000 6 12/12/2011 PC411 Chi tổ chức nghỉ mát cho CBCNV 3382 1111 31.100.000 7 31/12/2011 KPCĐ Trích KPCĐ quý 4 /2011 6428 3382 27.073.531 8 ……… …….. ……… ….. …. ……… ……. Tổng cộng 101.111.049 77.987.629
Từ đầu ngày 01/01/2011 đến cuối ngày 31/12/2011 Tên Tài Khoản: Bảo hiểm xã hội
STT Ngày Số hiệu Nội dung chứng từ TK đối ứng
Nợ Có
1 ……… …….. ……….. ….. …. ………… ……
2
18/06/2011 PT 65
Thu BHXH quý 1/2011 khối gián tiếp
1111 3383
4.305.510
3 30/06/2011 TCT BHXH của CBCNV biệt phái Dung quất 3361 3383 652.725 4 30/06/2011 BHXH
Trích BHXH quý 2/2011 khối gián tiếp
6428 3383
12.862.530 5 05/11/2011 NHĐT1107 Trả tiền BHXH quý 3/2011 3383 1121 45.421.982
6 31/12/2011 BHXH Trích BHXH quý 4/2011 khối gián tiếp
64282 3383
12850.650 7 31/12/2011 BHXH Trích BHXH quý 4 khối trực tiếp 64282 3383 33.948.450
8 ………….. ……. ………. ….. … ……….. ….
Từ đầu ngày 01/01/2011 đến cuối ngày 31/12/2011 Tên Tài Khoản: BHYT
STT Ngày chứng từ
Số hiệu chứng từ
Nội dung chứng từ TK đối ứng
Nợ Có
1 ……… …. ……….. …. …. ………….. …….. 2 30/09/2011 BHYT Trích BHYT quý 3/2011 khối gián tiếp 64282 3384 1.768.770 3 30/09/2011 BHYT Trích BHYT quý 3/2011 khối trực tiếp 64282 3384 5.054.040 4 05/11/2011 NHĐT1107 Trả tiền BHYT quý 3/2011 3384 1121 6.813.298
5 10/12/2011 NHĐT12 Nộp tiền BHYT quý 4/2011 3384 1121 9.785.220
6 31/12/2011 BHYT Trích BHYT quý 4/2011 khối gián tiếp 64282 3384 1.713.420 7 31/12/2011 BHYT Trích BHYT quý 4/2011 khối trực tiếp 64282 3384 4.431.690
8 …………. ……. ………. ….. ….. ……….. …..
Từ đầu ngày 01/01/2011 đến cuối ngày 31/12/2011 Tên Tài Khoản: BHTN
STT Ngày chứng từ
Số hiệu chứng từ
Nội dung chứng từ TK đối ứng
Nợ Có
1 ……… …. ……….. …. …. ………….. …….. 2 30/09/2011 BHTN Trích BHTN quý 3/2011 khối gián tiếp 64282 3388 589.590 3 30/09/2011 BHTN Trích BHTN quý 3/2011 khối trực tiếp 64282 3388 1.684.680 4 05/11/2011 NHĐT1111 Trả tiền BHTN quý 3/2011 3384 1121 2.271.099
5 10/12/2011 NHĐT121 Nộp tiền BHTN quý 4/2011 3384 1121 3261.740
6 31/12/2011 BHTN Trích BHTN quý 4/2011 khối gián tiếp 64282 3388 571.140 7 31/12/2011 BHTN Trích BHTN quý 4/2011 khối trực tiếp 64282 3388 1477.230
8 …………. ……. ………. ….. ….. ……….. …..
Cuối mỗi quý kế toán sẽ tập hợp và tính chi phí BHXH, BHYT, BHTN trích trong quý (ví dụ quý 4)
Chỉ tiêu Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng quý 4
BHXH 6.468.400 6.836.000 7.203.600 20.508.000
BHTN 404.275 427.250 450.225 1.281.750
BHYT 1.560.000 1.281.750 1.350.675 4.192.425
Công ty mới hạch toán số BHYT, BHXH, BHTN vào chi phí trong kỳ theo từng quỹ. Khi kế toán trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội vào chi phí trong kỳ theo tỷ lệ quy định của nhà nước, kế toán ghi nhận vào chi phí quý (quý 4) ( Chi tiết ghi sổ tham khảo Biểu 2.13, 2.14, 2.15)
Nợ TK 6428: 25.982.175 Có TK 3383: 20.508.000 Có TK 3384: 4.192.425 Có TK 3388: 1.281.750
Khi kế toán tính ra số tiền BHYT, BHXH, BHTN trừ vào thu nhập của người lao động trong Công ty đối với khối gián tiếp và thu trực bằng tiền mặt đối với khối trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 3341 Nợ TK 1111
Có TK 338(3383, 3384, 3388)
Cuối mỗi quý Công ty nộp BHXH, BYT, BHTN cho ngân sách nhà nước qua tài khoản taị ngân hàng. Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi:
Có TK 1121:
Chi tiêu kinh phí công đoàn trong Công ty là phát quà mùng 1/6 cho các cháu con cán bộ công nhân viên chức, tiền khen thưởng nghỉ tết, ngày lễ, kế toán ghi:
Nợ TK 3382: Có TK 1111:
Khi Công ty nộp kinh phí công đoàn lên cấp trên kế toán ghi: Nợ TK 3382:
Có TK 3361- Phải trả nội bộ:
Khi cán bộ nhân viên trong Công ty sinh con, hoặc ốm đau …Công ty tiến hành tạm ứng tiền trợ cấp bảo hiểm xã hội. Khi Công ty thanh toán tiền trợ cấp bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động kế toán ghi
Nợ TK 3383 Có TK 141
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY… (3 điểm) CP LICOGI 13
3.1
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công tytrích theo lương tại công ty trích theo lương tại công ty
3.1.1 3.1.1- Ưu điểm
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung và phân quyền. Phòng kế toán được phân công công việc với những chức năng nhiệm vụ khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cán bộ làm cho bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao. Nhờ đó bộ máy kế toán của công ty đã thực hiện đúng chức năng của mình là tham mưu cho Ban giám đốc trong việc điều hành công ty. Tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung tạo sự lãnh đạo tập trung thống nhất cho kế toán trưởng điều hành quản lý bộ máy kế toán tài chính của Công ty từ đó theo dõi, quản lý đưa ra các quyết định tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty một cách chính xác hơn, tạo điều kiện cho việc kiểm tra công tác kế toán, đối chiếu công việc giữa các kế toán viên cũng như sự đối chiếu giữa các phòng ban được tốt hơn.
Với quy mô Công ty hiện nay thì việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến là hợp lý, gọn nhẹ không cồng kềnh giúp tiết kiệm chi phí cho Công ty. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương do đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, có chuyên môn trình độ đảm nhiệm nên đã đạt hiệu quả cao
- Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Công tác tính lương của Công ty được thực hiện theo đúng quy chế của nhà nước và quy chế hoạt động của Công ty. Công ty đang áp dụng lương theo sản phẩm. Cách tính này đơn giản dễ hiểu, quy trình tính lương cũng như các khoản trích theo lương có sự phối hợp kiểm tra và theo dõi giữa các phòng ban do đó sẽ tiền lương sẽ phản ánh chính xác và hợp lý giữa khối lượng công việc, hiệu quả công việc của từng cán bộ phòng ban và đảm bảo được lợi ích của người lao động.
Công ty đang trả lương cho nhân viên thông qua tài khoản và điều này rất thuận tiện cho Công ty cũng như cán bộ nhân viên đồng thời sẽ giúp công tác kế toán tiền lương giảm bớt được công việc phải trả lương trực tiếp cho nhân viên, tránh gây nhầm lẫn và tốn nhiều thời gian.
- Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tiền lương và các
khoản trích theo lương: Các chính sách và chế độ kế toán tại Công ty được
áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006. Việc áp dụng quyết định này là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô Việc áp dụng quyết định này là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô Việc áp dụng quyết định này là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô phát triển kinh doanh của Công ty với hơn 700 lao động. Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển một cách hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ giữa các yếu
tố lao động, và chi phí nhân công của Công ty.
Về phần mềm kế toán áp dụng: Công ty hiện nay đang sử
dụng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm phát triển sản xuất kinh doanh, nghành nghề của Công ty. Phần mềm này tuân thủ mọi chính sách chế độ tài chính hiện hành.
Về hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán: Hệ thống chứng từ kế
toán tại Công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian. Áp dụng hình thức này giúp cho công tác kế toán đơn giản dễ làm, dễ ghi chép, tránh xảy ra sai sót và nhầm lẫn. Việc ghi chép vào sổ sách kế toán được thực hiện thường xuyên. Công ty hạch toán chi tiết cho từng đối tượng lao động, nên việc sử dụng các sổ chi tiết hạch toán cho từng đối tượng cụ thể là rất hợp lý giúp cho công tác kế toán theo dõi kịp thời chi tiết cho từng đối tượng tránh gây nhầm lẫn và dễ quản lý.
Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển một cách hợp lý nhằm
quản lý chặt chẽ giữa các yếu tố lao động, và chi phí nhân công của Công ty.
Về tài khoản kế toán: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế
toán theo quyết định 15/QĐ – BTC. Công ty sử dụng tài khoản: TK 334 – phải trả người lao động và tài khoản
TK 338 – phải trả khác
Công ty sử dụng TK 334 và 338 để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là đúng quy định của Bộ Tài Chính và phù hợp với tình hình
thực tế của Công ty, đảm bảo chính xác cho việc tính toán chi phí của Công ty trong kỳ. Kế toán còn mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng lý nói chung và trong phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty mở chi tiết TK 334 ‘Phải trả người lao động’ thành 2 tài khoản cấp 2 là :
TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’
TK 3342 ‘Phải trả lao động thuê ngoài ’
Trong đó Công ty còn theo dõi chi tiết hơn nữa
TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương lãnh đạo và phòng tổng hợp.
TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương phòng cơ giới vật tư – tài chính kế toán
TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương trung tâm xây dựng Việc sử dụng các tài khoản chi tiết để hạch toán và theo dõi cho từng đối tượng lao động là rất hợp lý vì nó giúp cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán chi tiết và tránh nhầm lẫn. Từ đó giúp cho nhà quản lý theo dõi và đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn
3.1.2 3.1.2- Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán tại Công ty Licogi 13 nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng vẫn còn những hạn chế.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán được tổ chức quản lý theo mô hình tập trung theo kiểu trực tuyến, có sự phân công công việc giữa từng nhân viên trong phòng tuy
nhiên tổ chức bộ máy kế toán đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm.
Mặc dù đã có sự phân công công việc đối với từng phần hành kế toán và đối với từng nhân viên trong phòng kế toán nhưng trách nhiệm giữa các nhân viên trong phòng kế toán còn chưa rõ ràng.
Công ty chưa phân tách được chức năng tài chính trong phòng tài chính kế toán. Các nhân viên trong phòng tài chính kế toán chỉ thực hiện và đảm nhiệm những công việc kế toán đơn thuần là hạch toán và theo dõi tài sản và nguồn vốn. Trong khi đó lĩnh vực tài chính hay chức năng tài chính của phòng tài chính kế toán hầu như do kế toán trưởng đảm nhận và thực hiện.
Tài chính là công việc rất quan trọng, nó giúp phân tích tình hình tài chính hoạt động kinh doanh của Công ty và giúp Ban Giám Đốc những thông tin đầy đủ về tình hình tài chính của Công ty và đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Vì vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh Công ty nên bố trí