trong khâu chuẩn bị chứng từ. Để đạt được điều này cần thực hiện:
+ Đối với những cơng ty lớn là bạn hàng chính : cơng ty cần đặt biệt chú ý để đảm bảo việc thực hiện chứng từ luơn chính xác, rõ ràng & nhanh chĩng nhằm tạo sự tin tưởng, thắt chặt mối quan hệ lâu dài. Để thực hiện được điều này, cĩ thể dùng biện pháp cử nhân viên chuyên mơn đảm trách phục vụ các khách hàng này.
+ Để giải quyết tình hình trên chứng từ, trong các hợp đồng ký kết với các đại lí hay các hãng tàu, nên thỏa thuận các điều khoản về phát hành B/L sau khi hàng lên tàu & điều khoản lưu container miễn phí trong một khoảng thời gian cụ thể cho khách hàng nhận hàng.
+ Tuyển thêm nhân viên phụ trách chứng từ bảo đảm cho chứng từ giao nhận được hồn tất nhanh chĩng, kịp thời. Cĩ thể phân cơng chuyên đảm trách việc kiểm tra lại chứng từ đã hồn thành nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối (bởi vì các chứng từ trong nghiệp vụ giao nhận hàng hĩa XNK địi hỏi tính chính xác tuyệt đối)
- Tránh các khoản chi bất thường, làm giảm lợi nhuận kinh doanh.
Đưa ra mức khốn khi làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa chặt chẽ, hợp lý. Cương quyết khơng bồi dưỡng đối với những vấn đề mà cơng ty cĩ thể khắc phục được mà khơng ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng dịch vụ.
- Từng bước khắc phục những sai sĩt trong khâu giao – nhận hàng để tổ chức tốt hơn nữa trong việc giao nhận hàng, làm hài lịng khách hàng. Để đạt được điều này cần thực hiện: + Tại kho bãi, phân thành từng nhĩm phụ trách từng cơng việc cụ thể nhằm tránh tình trạng đùn đẩy cơng việc gây chậm trễ trong cơng tác giao nhận.
+ Luơn cập nhật kịp thời những thơng tin chính xác cĩ liên quan đến hàng hĩa giao nhận để việc giao nhận được thực hiện trơi chảy, thuận tiện.
- Giải phĩng hàng nhanh, tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc giao nhận hàng nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Tăng cường bộ phận kinh doanh. Tìm kiếm khách hàng là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động giao nhận. Do đĩ, cơng ty phải đặt khách hàng vào vị trí trung tâm. Muốn tìm được ngày càng nhiều khách hàng cơng ty cần tăng cường hơn nữa đội ngũ Marketing với các hoạt động sau :
Nghiên cứu thị trường trong nước, mặt dù thị trường này nhỏ nhưng chính đây là nơi mang lại lợi nhuận cho cơng ty.
Năng động trong việc tìm kiếm khách hàng bằng cách dùng các phương tiện thơng tin hiện đại (Telephone, fax, e-mail…) để liên lạc hoặc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Phân chia thị trường và phân cơng mỗi nhĩm nhân viên phụ trách một số phân khúc thị trường cụ thể để khơng trùng nhau.
So sánh dịch vụ của mình và dịch vụ của đối thủ cạnh tranh để tìm và phát huy những thế mạnh của mình, giúp tăng cường tính ưu việt dịch vụ cơng ty mình. Sau khi đã cĩ được khách hàng, phải luơn phát huy mọi biện pháp tăng cường hợp
tác kinh doanh nhằm giữa mối quan hệ làm ăn lâu dài bền vững. Thực hiện điều này bằng chính chất lượng dịch vụ của mình cùng với thái độ ân cần chu đáo làm hài lịng khách hàng.
Tăng đáng kể lượng khách hàng nhờ hoạt động Marketing của cơng ty, từ đĩ tăng doanh thu, tạo tiền đề cho lợi nhuận tăng lên.
Cũng cố và nâng cao uy tín trong ngành giao nhận, tạo sự chú ý đối với các nhà xuất nhập khẩu trong và ngồi nước.
Tối đa hĩa chất lượng dịch vụ và sự thỏa mãn nơi khách hàng. Ngày càng phát huy năng lực và trình độ của nhân viên.
Giúp cơng ty nĩi riêng và ngành giao nhận nĩi chung ngày càng cĩ thể đứng vững chắc cũng như ngày càng mở rộng hoạt động trên thị trường trong nước cũng như ngồi nước.
V. KIẾN NGHỊ:
1. Với lãnh đạo cơng ty TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN AAAS:
+ Trong việc tuyển nhân viên cho bộ phận sale thì cơng ty nên tuyển những người học Đại Học, Cao Đẳng Ngoại Thương, Hàng Hải, Kinh Tế. Vì những trường này dạy cĩ liên quan đến xuất nhập khẩu nĩi chung và giao nhận nĩi riêng và cơng ty cần phải tuyển thơng qua hình thức trên báo hay tại các cơng ty cung ứng lao động thì nguồn lao động cĩ rất nhiều trong việc tuyển chọn phù hợp nhu cầu của mình và trong việc tuyển chọn cho bộ phận sale thì cơng ty cần đặt ra các tiêu chuẩn: trình độ ngoại ngữ chuyên ngành, khả năng giao tiếp với khách hàng, chuyên mơn trong nghiệp vụ giao nhận, nhạy bén …
+ Cơng ty cần khai thác nhiều hơn nữa các khách hàng trong và ngồi nuớc thơng qua các phương tiện thơng tin như internet vì hiện nay việc xuất nhập khẩu thơng qua phương tiện này rất phát triển và khách hàng cũng đang dần quen thuộc với phương tiện này, cho nên cơng ty cần phải xây dựng Website của mình 1 cách ấn tượng gây sự chú ý khiến khách hàng khi lướt qua cũng phải dừng lại tìm hiểu, đồng thời trên web cần cĩ nhiều thơng tin hơn nữa trong các vấn đề dịch vụ giao nhận của cơng ty.
+ Cơng ty nên tăng cường bộ phận làm thủ tục hải quan vì khách hàng thường yêu cầu làm hàng trọn gĩi. Nếu cĩ điều kiện, cơng ty nên cử nhân viên tham dự lớp làm thủ tục hải quan do tổng cục Hải Quan tổ chức. Khĩa học hướng dẫn các doanh nghiệp làm thủ tục hải quan thật nhanh chĩng, khơng bị sai và nâng cao trình độ cho nhân viên khơng những bộ phận kinh doanh, chứng từ…
+ Luơn đổi mới quy trình cho phù hợp với xu thế thị trường.
+ Tạo điều kiện cho nhân viên học tập nghiệp vụ và hỗ trợ kinh phí để họ nâng cao khả năng anh ngữ và một số ngoại ngữ khác như: Tiếng Hoa, Nhật, Pháp…
- Cuối cùng, quy định cụ thể mức thưởng xứng đáng cho mỗi nhân viên khi họ tìm kiếm được khách hàng lớn cho cơng ty. Điều này khuyến kích tinh thần làm việc và phấn đấu của nhân viên, giúp cơng việc đạt hiệu quả cao hơn.
- Thiết kế cơng nghệ phần mềm cho bộ phận chứng từ hàng nhập để làm nhanh chĩng cho việc chuẩn bị Manifest và chính xác làm Bill tránh việc chỉnh sửa để mau giải phĩng hàng cho khách hàng.
2. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước liên quan
- Nên sâu sát hơn với thực tế giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu để cĩ định hướng đúng đắn trong cơng tác ban hành các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hĩa.
- Việc cấp thẻ ưu tiên cho các doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật là rất tốt nhưng khi đưa quy định này vào thực hiện đã cĩ những phát sinh gây phiền hà cho doanh nghiệp. Ví dụ doanh nghiệp đã cĩ thẻ ưu tiên nhưng mạng máy tính của hải quan vẫn đưa ra những thơng tin dẫn đến vơ hiệu giá trị của thẻ. Nên chăng khi doanh nghiệp đã được cấp thẻ thì cho phép làm cam kết để được hưởng ưu tiên và nhanh chĩng khắc phục phần mềm của cơ quan hải quan.
- Tình trạng nhận tiền bồi dưỡng của doanh nghiệp tuy cĩ đỡ hơn nhưng vẫn cịn là gánh nặng cho chi phí giao nhận hàng hĩa đặc biệt là hàng nhập khẩu. Vì vậy nên thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra nhân viên ngành và xử phạt thích đáng những đối tượng vi phạm.
- Thực hiện nghiêm túc việc giải đáp thắc mắc cho doanh nghiệp, thời gian qua cĩ thực hiện nhưng chỉ là cho cĩ, chưa đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.
- Yêu cầu nhân viên hải quan thực hiện đúng những quy định về thời gian làm việc và thời gian thơng quan hàng hĩa.