29
a. Mục đích: đảm bảo duy trì, cải tiến nâng cao chất lƣợng đào tạo và sau đại học đáp ứng yêu cầu xã hội qua các lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2008
Thay đổi cách làm chất lƣợng giáo dục, thay đổi căn bản tập quán lao động từ chỗ thực hiện công việc theo thói quen theo kinh nghiệm sang cách làm việc thật sự có hiệu quả, có khoa học.
Góp phần nâng cao tri thức kỹ năng lao động sƣ phạm cho đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý thông qua việc cung cấp những phƣơng pháp, công cụ nâng cao chất lƣợng công việc.
Tạo ra môi trƣờng cung cách làm việc tập thể trong sự hợp tác học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm giữa các đồng nghiệp hƣớng vào nâng cao chất lƣợng các hoạt động sƣ phạm của đội ngũ giảng viên và cán bộ quản lý nhằm đem đến thƣờng xuyên những giá trị gia tăng trong trƣờng đại học.
Trang bị cho đội ngũ giáo viên cung cách quản lý chất lƣợng các hoạt động dạy học, sẽ góp phần tích cực hỗ trợ cho việc đổi mới phƣơng pháp dạy học hiện nay.
Góp phần tích cực tạo ra sự thay đổi nhằm hạn chế những bất cập trong cơ chế quản lý giáo dục hiện hành, đổi mới công tác thanh tra chuyên môn.
Là con đƣờng phù hợp để các nhà trƣờng nâng cao không ngừng chất lƣợng của hệ thống sản phẩm giáo dục, hƣớng về khách hàng số một là ngƣời học, tạo tiền đề để nâng cao chất lƣợng và uy tín đích thực của nhà trƣờng từ đó nâng cao chất lƣợng của các bậc học và của cả hệ thống giáo dục quốc dân, nâng cao tầm vóc nhà trƣờng, hƣớng tới hội nhập khu vực và quốc tế.
30
b. Yêu cầu:
+ Trên cơ sở quán triệt phƣơng pháp quản lý theo quá trình, với hình vẽ sau:
Mọi thành viên của tổ chức trong trƣờng cần thực hiện các tiêu chuẩn và quy trình trên.
2.3.5. Đối tượng và phạm vi áp dụng ISO 9001:2008 tại ĐHKTQD.
a. Đối tƣợng nghiên cứu và đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng là trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân. Với đối tƣợng nghiên cứu này chúng ta cần lƣu
Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng Trách nhiệm lãnh đạo Quản lý nguồn lực Đo lƣờng phân tích cải tiến Quản lý quá trình dạy và học Khách hàng Thoả mãn Khách hàng Các yêu cầu Sản phẩm
31
ý thống nhất đánh giá đào tạo là lĩnh vực dịch vụ, đặc điểm sản phẩm và khách hàng của dịch vụ đào tạo. Đào tạo là một hoạt động dịch vụ chứ không phải chỉ là hoạt động sự nghiệp do đó nó cần và có thể thực hiện ISO 9001:2008 sản phẩm dịch vụ đào tạo là: kiến thức, kỹ năng, nhân cách của sinh viên và trƣờng, khách hàng của đào tạo là sinh viên, phụ huynh, ngƣời sử dụng (doanh nghiệp, nhà nƣớc).
b. Phạm vi áp dụng ISO 9001:2008 tại ĐHKTQD.Trƣờng ĐHKTQD thực hiện 3 chức năng: đào tạo, nghiên cứu, tƣ vấn. Trƣờng đào tạo nhiều hệ, nhiều loại hình. Do đó khó có thể áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2000 cho mọi công việc, cho mọi lĩnh vực, mọi cấp đào tạo. Trƣớc mắt trƣờng tập trung vào đối tƣợng là hệ thống quản lý chất lƣợng của trƣờng và phạm vi giới hạn vào đánh giá hệ thống chất lƣợng đào tạo của hệ chính quy và sau đại học (đào tạo trong nƣớc).
2.3.6. Các bước xây dựng và áp dụng ISO 9001:2008 tại ĐHKTQD.
Bƣớc 1: Tìm hiểu và lựa chọn hệ thống quản lý chất lƣợng ISO.
Tập thể cán bộ giáo viên, sinh viên các thế hệ của trƣờng ĐHKTQD đang trong không khí thi đua thành lập kỷ niệm 55 năm – hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển. Từ trƣớc đến nay mọi hoạt động trong nhà trƣờng đều hƣớng tới mục đích là "Xây dựng ĐHKTQD thành trƣờng trọng điểm quốc gia trƣờng đầu ngành trong khối các trƣờng kinh tế, trƣờng đa ngành, đa lĩnh vực xây dựng trƣờng thành trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và tƣ vấn có tầm cỡ khu vực, có chất lƣợng đào tạo cao. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó cần chú ý đến công tác quản lý chất lƣợng ở trƣờng ĐHKTQD, cần phải tìm hiểu lựa chọn hệ thống quản lý chất lƣợng. Lãnh đạo trƣờng ĐHKTQD đã sớm nhận thức đƣợc điều này, sớm có chủ trƣơng quyết định lựa chọn, triển khai xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo áp dụng ISO 9001:2008.
Bƣớc 2: Để xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng và ISO 9001: 2008 ĐHKTQD đã thành lập ban chỉ đạo ISO 9001:2008 và các tổ công tác chất
32
lƣợng ISO 9001:2008, lựa chọn, mời cơ quan tƣ vấn để xây dựng hệ thống ISO 9001:2008. ở ĐHKTQD tiến hành tự đánh giá (đánh giá trong) thực trạng của trƣờng so với các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lƣợng và ISO 9001:2008. Thiết kế và lập hệ thống văn bản quản lý chất lƣợng theo hệ thống quản lý chất lƣợng và ISO 9001 - 2008 và mời tổ chức AFAG(pháp) đánh giá ngoài để cấp chứng chỉ.
Bƣớc 3: Đào tạo cán bộ chủ chốt, cán bộ trong tổ công tác ISO 9001:2008 của trƣờng.Nhà trƣờng đã thành lập ban chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9001:2008 và các tổ chuyên trách. Các thành viên của tổ chuyên trách đã tham gia lớp tập huấn về tự đánh giá. Với sự hỗ trợ của tổ tƣ vấn trƣờng đã có báo cáo đánh giá trong (tự đánh giá) gửi Bộ giáo dục theo kế hoạch. Trƣờng cử đồng chí Hiệu phó phụ trách chất lƣợng và ban giám đốc trung tâm khảo thí - kiểm định lớp tập huấn quốc tế về kiểm định chất lƣợng trƣờng học.
Bƣớc 4: Đánh giá thực trạng của trƣờng so với tiêu chuẩn ISO.Cơ bản trƣờng đã đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nhƣng còn một số mặt hạn chế:
- Về cơ sở vật chất: giảng đƣờng còn thiếu, số lƣợng máy tính chƣa đầy đủ, bố trí cơ sở vật chất chƣa hợp lý, lƣợng sách và chỗ cho sinh viên tham khảo trên thƣ viện chƣa đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của sinh viên (sinh viên luôn ở tình trạng phải chờ trực).
- Về con ngƣời: Đối với giảng viên ngoài công việc giảng dạy còn tham gia các công tác ở công ty bên ngoài, điều này ảnh hƣởng đến thời gian và chất lƣợng giảng dạy của họ.
- Đối với các sinh viên chƣa có hình thức kỷ luật thích đáng điều này làm cho sinh viên có nhiều hoạt động ảnh hƣởng đến chất lƣợng đào tạo của nhà trƣờng chẳng hạn nhƣ đi học muộn, trốn tiết, đánh giết nhau.
- Về các hoạt động của trƣờng: Nhiều hoạt động còn chƣa hợp lý, chẳng hạn nhƣ đào tạo các ngành mà khách hàng ít mong muốn hoặc không có
33
nhu cầu chẳng hạn nhƣ khoa triết học Mác - Lênin (mỗi năm chỉ có vài ngƣời). Ít có các hoạt động thực tế của mỗi môn học đặc biệt là các môn chuyên ngành.
Bƣớc 5: Thiết kế và lập hệ thống văn bản quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008. Thiết kế và lập hệ thống căn bản quản lý chất lƣợng là yêu cầu và là nội dung cơ bản của xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008. Việc làm này thể hiện sự quán triệt đầy đủ các nguyên tắc quản lý theo quá trình.
Điều quan trọng là xác định quá trình đào tạo gồm những công việc gì? tiến hành theo quy trình nào? trƣờng đã thiết kế quy trình theo một mô hình và theo các khâu các công việc của quá trình đó đã xây dựng mục tiêu chính sách chất lƣợng và văn bản quản lý.
TT01: Thủ tục kiểm soát tài liệu TT02: Thủ tục kiểm soát hồ sơ
TT03: Thủ tục đánh giá chất lƣợng nội bộ
TT04: Thủ tục kiểm soát chất lƣợng sản phẩm không phù hợp TT05: Thủ tục hành động khắc phục
TT06: Thủ tục hành động phòng ngừa.
TT 07: Thủ tục quản lý trang thiết bị dạy và học
TT08: Thủ tục tuyển dụng và đào tạo bồi dƣỡng phát triển cán bộ
Xã hội Thị trƣờng Quá trình dạy và học TT09, TT110, TT11, TT12, TT18 Quá trình phục vụ dạy và học TT07, TT08, TT17
Đo lƣờng, phân tích, cải tiến
TT01, TT02, TT03, TT04, TT05, TT06, TT16
Đầu vào Đầu ra
34
TT09: Thủ tục thiết kế và phát triển chƣơng trình đào tạo đại học TT10: Thủ tục thiết kế và phát triển chƣơng trình đào tạo thạc sĩ. TT11: Thủ tục thiết kế chƣơng trình và quy trình đào tạo tiến sĩ. TT12: Thủ tục kiểm soát việc dạy của giảng viên
TT13: Thủ tục tuyển sinh
TT14: Thủ tục kiểm soát và đánh giá kết quả học tập của sinh viên và học viên.
TT15: Thủ tục kiểm soát và đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên. TT16: Thủ tục xử lý thông tin phản hồi của khách hàng
TT17: Thủ tục lựa chọn nhà cung ứng
TT18: Thủ tục sửa đổi chƣơng trình, tài liệu giảng dạy. Bƣớc 6: Đánh giá nội bộ chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
- Tập huấn cán bộ chủ chốt và đánh giá nội bộ - Đánh giá một số đơn vị nhận thấy ƣu điểm.
- Nhà trƣờng và phòng ban đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ. Nhƣng thực hiện có nơi, có chỗ chƣa tốt. Cần hoàn thiện cơ chế thực hiện.
- Có sự phối hợp tốt các phòng ban trong đào tạo nguồn lực và trong quản lý.
- Thông qua kiểm định và đánh giá chất lƣợng theo 10 tiêu chuẩn và 53 tiêu chí của bộ đã thực hiện yêu cầu cụ thể về đánh giá, đo lƣờng.
- Một số lƣu ý: Cần lƣu trữ các hồ sơ quản lý của bộ môn, khoa phòng ban, lƣu ý đánh giá chất lƣợng đầu ra so với yêu cầu xã hội, tỷ lệ có việc làm sau khi ra trƣờng và có viện phù hợp với đào tạo tại trƣờng.
Bƣớc 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận.Trƣờng ĐHKTQD trong quá trình cố gắng đã hoàn thành hệ thống quản lý, đảm bảo chất lƣợng và ISO 9001: 2008. Cho đến giờ, ĐHKTQD tập trung sức lực, trí tuệ toàn trƣờng thực hiện tốt các hoạt động quản lý, đảm bảo chất lƣợng, đã hoàn thành việc đánh giá trong và đánh giá ngoài để nhận chứng chỉ ISO 9001: 2008,
35
Bƣớc 8: Duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 sau khi đƣợc chứng nhận. Quá trình hòan thiện hệ thống quản lý chất lƣợng ở ĐHKTQD còn tiếp tục song hành với sự tồn tại và phát triển của ĐHKTQD. Duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 theo các hƣớng sau:
- Xây dựng hệ thống quản lý đảm bảo chất lƣợng đồng bộ hoàn thiện ở ĐHKTQD.
- Thƣờng xuyên hoàn thiện mục tiêu, chính sách chất lƣợng và nội dung hoạt động kiểm soát chất lƣợng ở ĐHKTQD đến các thế hệ giáo viên cán bộ, sinh viên của trƣờng.
- Xây dựng chƣơng trình kiểm soát, kiểm định chất lƣợng ở ĐHKTQD bao gồm kiểm định các chƣơng trình đào tạo, kiểm định các đơn vị bộ phận trong trƣờng và kiểm định nhà trƣờng, gắn việc thực hiện ISO 9001:2008 với việc hoàn thiện các công tác quản lý khác, đƣa hoạt động kiểm định chất lƣợng ở ĐHKTQD thành nề nếp, thành hoạt động thƣờng xuyên, định kỳ, phù hợp với quá trình đánh giá các hoạt động trong nhà trƣờng gắn với tổng kết học kỳ, tổng kết năm.
- Dần dần triển khai kiểm định các chƣơng trình đào tạo kiểm định các đơn vị bộ phận trong trƣờng và đƣa các hoạt động này thành nề nếp.
- Củng cố, tăng cƣờng lực lƣợng cho trung tâm khảo thí và kiểm định chất lƣợng cả về số lƣợng và đối tƣợng qua tuyển dụng, sắp xếp lại lao động và tập huấn cán bộ về kiểm định chất lƣợng hình thành nên hệ thống, mạng lƣới kiểm định chất lƣợng từ trƣờng xuống các đơn vị cơ sở. Trƣờng ĐHKTQD có bộ môn quản trị chất lƣợng, chuyên ngành quản trị chất lƣợng. Trƣờng cần khai thác thế mạnh này trong việc củng cố hệ thống quản trị chất lƣợng của nhà trƣờng: (tham gia các hoạt động tập huấn đánh giá và đánh giá...) nếu có điều kiện, có thể hoàn thành trung tâm đánh giá ngoài chẳng hạn.
36
- Xây dựng hệ thống tài liệu về kiểm định chất lƣợng ở ĐHKTQD: các bài tập huấn, tài liệu, Video giới thiệu về hệ thống quản lý chất lƣợng của trƣờng và quá trình phát triển của nó (bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh). - Hình thành mối liên hệ hợp tác với các tổ chức quốc tế về kiểm định chất
lƣợng, nhất là kiểm định đại học và đánh giá ngoài, các trƣờng đại học trong và ngoài nƣớc về kiểm định chất lƣợng.
- Tiếp tục mở rộng áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 tới các hệ và loại hình đào tạo còn lại thực hiện đƣợc những điều đó sẽ sớm góp phần hình thành ở ĐHKTQD công nghệ đào tạo tiên tiến, quá trình quản lý tiên tiến và hiện đại, nâng cao chất lƣợng đào tạo, NCKH và tƣ vấn ngang tầm khu vực, có khả năng hội nhập quốc tế và khu vực.
2.3.7. Tình hình áp dụng ISO 9001:2008 tại ĐHKTQD
Trƣờng đang đi vào từng bƣớc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008, ở tất cả các mặt đã nêu ở trong sổ tay chất lƣợng.
Do việc áp dụng ISO 9001:2008 còn quá mới mẻ đối với ngành giáo dục, mặt khác trƣờng lại là một trong những những đơn vị đầu tiên áp dụng do đó còn có nhiều khó khăn. Chẳng hạn nhƣ trong việc tuyên truyền cho mọi ngƣời cùng tham gia đặc biệt là các sinh viên (vẫn còn tình trạng bỏ học, quay cóp,...), đối với các giảng viên vẫn còn tình trạng làm ngoài ảnh hƣởng đến chất lƣợng dạy.
Trƣờng cũng đã và đang dần dần khắc phục những mặt hạn chế để đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2008. VD: đang xây dựng công trình của trƣờng với quy mô lớn , trang bị máy tính đầy đủ cho các giảng viên (mỗi giảng viên một máy) đào tạo nhiều ngành...
2.4. Nhận xét về việc áp dụng ISO 9001:2008 ở các trường Đại học thuộc khối kinh tế ở Việt Nam
Hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 là điều không phải bàn cãi: trong quá trình áp dụng ISO và thực hiện kiểm định chất lƣợng, chúng ta sẽ thấy đó là việc làm bổ ích, thực sự nâng cao nhận thức về
37
phƣơng pháp quản lý, sự trƣởng thành trong nghiệp vụ và đem lại nhiều kinh nghiệm cho đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên nhà trƣờng. Song song đó, Nhà trƣờng cũng phải thực hiện tiêu chuẩn kiểm định chất lƣợng Đại học của Bộ GD&ĐT một cách nghiêm túc, từ đó làm nền tảng cho trƣờng xây dựng và phát triển đạt tiêu chuẩn ISO một cách bền vững nhằm hội đủ các điều kiện hội nhập các nền GD&ĐT trong khu vực và trên thế giới...
Phỏng vấn hiệu trƣởng trƣờng Đại Học Kinh Tế Công Nghiệp Long An: Thầy có thể chia sẻ thêm về lợi ích cũng nhƣ tầm quan trọng khi áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO trong việc nâng cao chất lƣợng đào tạo của Nhà trƣờng? TS. Lê Đình Viên: Áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 là phƣơng pháp làm việc khoa học, đƣợc xem là công nghệ quản lý mới, giúp các nhà quản lý tổ chức hoạt động, sáng tạo, đạt hiệu quả công việc cao trong quy trình hoạt động đào tạo của nhà trƣờng. Cụ thể là giúp cho BGH tránh đƣợc những vụ việc sai phạm không cần thiết; kiểm soát đƣợc cả hệ thống của Nhà trƣờng từ đào tạo đến nghiên cứu khoa học, tổ chức hành chính - trị sự, tiết kiệm.
Mặt khác, khi áp dụng tiêu chuẩn ISO là chúng ta buộc phải đối đầu với những khó khăn mà trƣờng sẽ không thể tránh khỏi. Chẳng hạn, với cách quản lý tiên tiến, toàn diện buộc tổ chức phải cải cách lề lối làm việc là việc không dễ dàng. Tuy vậy, trong quá trình áp dụng ISO và thực hiện kiểm định chất lƣợng, chúng ta sẽ thấy đó là việc làm bổ ích, thực sự nâng cao nhận thức về phƣơng pháp quản lý, sự trƣởng thành trong nghiệp vụ và đem lại nhiều kinh nghiệm cho đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên nhà trƣờng. Song