I. Những thành tựu trong công tác tuyển dụng và biên chế nhân lực tại doanh
3. Thành tựu trong công tác biên chế nhân lực
Số lượng nhân lực được biên chế chính thức phù hợp với nhu cầu hiện tại của công ty, và không có nhiều sự biến đổi.
Các chính sách và đãi ngộ của công ty dành cho đội ngũ lao động đã biên chế khá phù hợp và được lòng người lao động.
Qui trình biên chế được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc theo qui định hiện hành của công ty.
II. Những tồn tại trong công tác tuyển dụng và biên chế nhân lực tại Công ty 1. Tồn tại trong tuyển mộ lao động
Thứ nhất là chất lượng của hồ sơ xin việc gửi về công ty còn rất thấp. Việc này là do hình thức thu hút qua thông báo tuyển mộ của công ty tuy nhiều về phương pháp nhưng cách thực hiện còn quá sơ sài. Trong bản thông báo tuyển dụng chưa nêu ra được nhiều mặt tích cực, những ưu đãi nhân sự hơn với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường; Chưa đưa ra được hình ảnh ấn tượng của công ty đối với người đọc, vì vậy không kích thích được họ nộp ngay hồ sơ xin việc vào công ty. Hơn nữa những chính sách thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao còn rất hạn chế, nên những cử nhân, kỹ sư có trình độ chuyên môn cao khó lòng được thu hút nộp hồ sơ về xin việc tại công ty, làm giảm chất lượng của nguồn ứng viên.
Thứ hai là tỷ lệ sàng lọc chung cho cả quá trình tuyển mộ của công ty vẫn chưa hẳn là cao so với kinh phí mà công ty đã bỏ ra (năm 2011 công ty chi hơn 80 triệu đồng để tiến hành hoạt động tuyển mộ trên các phương tiện truyền thông đại
chúng). Tỷ lệ sàng lọc của công ty thường duy trì ở mức 30/1. Nếu trong thời gian tới có thể tăng tỷ lệ sàng lọc này lên khoảng 50/1 thì việc tuyển chọn sẽ có nhiều lựa chọn hơn, cơ hội tìm kiếm được ứng viên phù hợp với tổ chức sẽ cao hơn.
Thứ ba là phương pháp tuyển mộ của công ty chưa được khai thác hết. Ngày nay, việc khai thác tài nguyên mạng đang được rất nhiều lĩnh vực khai thác triệt để, tuyển dụng cũng không nằm ngoài số đó. Việc đang thông báo tuyển dụng lên các webside tuyển dụng lớn ở Việt Nam là một trong những phương pháp rất hiệu quả và ít tốn kém. Thông tin hiển thị cũng được đầy đủ và chi tiết hơn. Hơn nữa, từ những trang web này ta cũng có thể link sang web của công ty để ứng viên tìm hiểu rõ hơn về tình hình tài chính, các chính sách nhân sự, văn hóa tổ chức, thông tin chi tiết về vị trí tuyển dụng… nhờ vậy mà loại bỏ được những ứng viên không phù hợp với vị trí cần người, làm giảm áp lực lên khâu tuyển chọn của công ty. Tuy nhiên tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Huy hùng, phương pháp này chưa được khai thác một cách hiệu quả.
Thứ tư là trong bản thông báo tuyển mộ, công ty thường không nêu ra chi tiết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người lao động. Như vậy dễ dẫn đến việc hiểu nhầm, nộp hồ sơ một cách vu vơ, tuy có làm tăng số lượng ứng viên lên nhưng chất lượng nguồn ứng viên thì không được đảm bảo. Việc này gây áp lực lớn lên khâu tuyển chọn. Các “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình tuyển mộ. Vì “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” chính là căn cứ để làm quảng cáo, thông báo tuyển mộ, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyển mộ. “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” giúp cho người xin việc quyết định xem họ có nên nộp đơn hay không.
Như vây, trong công tác tuyển mộ của công ty có những mặt tích cực nhất đinh, song vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần được điều chỉnh trong những năm tiếp theo để hoạt động này diễn ra một cách hiệu quả hơn.
2. Tồn tại trong tuyển chọn nhân lực
Bước đầu tiên của quá trình tuyển chọn của công ty chính là bước tổ chức tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ. Có thể nói đây là bước rất quan trọng để có thể loại bỏ sớm được những ứng viên không phù hợp ngay từ ban đầu để tránh khỏi những tốn kém trong quá trình tuyển chọn về sau. Nhưng hiện tại công tác tiếp đón và sơ tuyển hồ sơ tại công ty chưa được chú trọng tới. Nếu như cán bộ phụ trách mảng này quan tâm hơn tới việc nhận xét hồ sơ và kết hợp phỏng vấn sơ bộ thì chắc chắn số lượng ứng viên không phù hợp lọt vào vòng kiểm tra trắc nghiệm sẽ còn giảm hơn nữa, góp phần giảm áp lực trong quá trình kiểm tra, thi tuyển vòng sau. Nguyên nhân của việc này một phần rất lớn là do quy định về hồ sơ xin việc của công ty là viết đơn xin việc theo một mẫu nhất đinh (xem phụ lục), mà mẫu đơn này là chưa thể hiện chi tiết về ứng viên, nên việc sơ tuyển qua hồ sơ là rất khó. Hơn nữa, số nhân viên đảm nhận công tác sơ tuyển hồ sơ còn quá mỏng, chỉ có 02 nhân viên thuộc phòng Tổ chức - Hành chính đảm nhận, trong khi lượng hồ sơ xin việc là tương đối lớn, vì vậy không thể có được chất lượng tốt trong quá trình sàng lọc này được.
Trong quá trình tiếp đón ban đầu, nhân viên của công ty vẫn chỉ đơn thuần là thu nhận hồ sơ chứ chưa chú trọng vào khai thác thêm thông tin về ứng viên ngay từ ban đâu để xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển không. Chính điều này đã làm cho rất nhiều những ứng viên có thể không phù hợp với vị trí cần người mà vẫn lọt vào vòng trong của quá trình tuyển chọn, gây lãng phí về cả thời gian lẫn kinh phi cho công ty và ứng viên xin việc.
Công ty đã thực hiện phương thức sàng lọc ứng viên qua kỳ thi trắc nghiệm, thể hiện sự ứng dụng khoa học nghiên cứu vào trong quá trình tuyển chọn. Tuy nhiên nội dung kỳ thì còn nghèo nàn, chậm cập nhật, có những đề thi được sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần không thay đổi làm giảm chất lượng kỳ thi do ứng viên rất có thể đã ôn luyện những câu hỏi đó từ trước. Hơn nữa, trong quá trình tổ chức thi trắc nghiệm, công tác giám sát ứng viên làm bài còn chưa nghiêm túc, nên có hiện tượng ứng viên sử dụng tài liệu hoặc trao đổi trong quá trình làm bài thi.
do chưa được đào tạo sâu về phương pháp khoa học nên chủ yếu là thực hiện phỏng vấn theo mẫu, gây nên sự nhàm chán cho cuộc trò chuyện. Hơn nữa, câu hỏi phỏng vấn còn chung chung, chưa đi sâu vào khai thác hết những thông tin chính xác của ứng viên làm cho chất lượng cuộc phỏng vấn không cao. Trong cuộc phỏng vấn chưa có sự trao đổi thoải mái giữa hai bên để có thể khai thác xem ứng viên mong muốn điều gì ở công ty cũng như giải đáp được những thắc mắc của ứng viên về vị trí việc làm.
Các phương pháp tuyển chọn tuy đã được thực hiện có bài bản nhưng còn thiếu bước kiểm tra sức khỏe và đánh giá thể lực của ứng viên. Bởi vì để có một nhân viên có thể cống hiến lâu dài cho tổ chức thì họ phải có một thể trạng nhất đinh, có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc. Bước này nên thực hiện sau cuộc phỏng vấn tuyển chọn vì chỉ có chuyên gia về y tế mới có thể đưa ra được kết luận chính xác nhất về thể trạng của ứng viên.
Sau khi kết thúc quá trình tuyển chọn, kết quả của ứng viên được dán công khai trên bảng tin của công ty làm, như vậy sẽ làm mất thời gian của ứng viên đến xem kết quả. Thông tin này nên được đưa vào web của công ty để ứng viên đỡ mất thời gian đi lại, giảm thời gian quá trình tuyển dụng xuống.
Công ty cô phần đầu tư xây dựng và thương mại Huy Hùng là tuyển chọn hoạt động trong lĩnh vực xây dựng kỹ thuật cao nên nhu cầu tuyển dụng được những nhân viên, cán bộ, kỹ sư có trình độ chuyên môn cao là rất cần thiết. Song trong điều kiện cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực chất lượng cao như hiên nay, để có thể thu hút về công ty lượng nhân viên, cán bộ, kỹ sư có trình độ chuyên môn cao thì một trong những biện pháp cần thực hiện trước tiên là cần phải có những phương hướng khắc phục được những hạn chế của quá trình tuyển mộ, tuyển chọn hiện nay của công ty, tăng chất lượng đầu vào của nguồn nhân lực – yếu tố quyết định đến sự thành công của bất kỳ tổ chức nào.
III. Đề xuất giải pháp
liên hệ mật thiết với các hoạt động khác trong một tổ chức, đặc biệt là những hoạt động của quản trị nhân sự như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc…
Để làm tốt công tác tuyển dụng thì cần có sự chuẩn bị chu đáo từ trước. Cụ thể là nếu muốn tuyển dụng có hiệu quả thì phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và có kế hoạch cụ thể. Muốn có được những cơ sở đó, trước hết phòng Tổ chức phải kết hợp thật chặt chẽ với các phòng ban, đơn vị để thực hiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác. Dựa vào kế hoạch nhân lực để biết được có cần thực hiện tuyển dụng không? Nếu có thì tuyển bao nhiêu và vào khi nào? Phân tích công việc để có thể đưa ra “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu thực hiện công việc”. Đây chính là công cụ, tiêu thức để tiến hành các hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn ứng viên. Đánh giá thực hiện công việc giúp nhà quản lý biết được nhân viên hiện tại còn thiếu những kỹ năng, kinh nghiệm gì, từ đó hoạch định chiến lược tuyển dụng phải thu hút được những ứng viên có phẩm chất ra sao; đối với nhân viên mới thì đánh giá thực hiện công việc sẽ cho thấy nhân viên mới có đáp ứng được yêu cầu của vị trí mới này không, từ đó có thể đưa ra được quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Trong những năm tới, công ty nên tiếp tục công tác tái cơ cấu lại các bộ phận, phòng ban. Tránh tình trạng bộ máy quản lý cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Bộ phận nhân sự (Phòng Tổ chức - Hành chính) cần được bổ xung lực lượng để có thể thực hiện công tác nhân sự một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, vì nếu lực lượng quá mỏng thì không thể đáp ứng được khối lượng công việc lớn như công tác tuyển dụng của cả công ty đươc (Phòng Tổ chức - Hành chính mới chỉ có 02 nhân viên chuyên trách về quản lý nhân sự).
Công ty cân có những chính sách khuyến khích, đãi ngộ những người tài, có năng lực thật sự để có thể giữ chân họ ở lại với tổ chức, vì có như vậy, số lượng nhân viên, kỹ sư có trình độ cao thôi việc, xin chuyển công tác mới giảm xuống, làm giảm khối lượng công tác tuyển dụng mà chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên vẫn được đảm bảo một cách bền vững.
Tận dụng nhũng cán bộ đã có kinh nghiệm và nhiều năm gắn bó với công ty đào tạo ngắn hạn hoặc đào tạo thêm về nghiệp vụ quản lý đội trưởng vị số này họ đã có kinh nghiệm thi công, nguyện vọng gắn bó lâu dài với công ty. Một số lực lượng gián tiếp là kỹ
Bên cạnh những giải pháp chung nhất đó, công ty cần có những thay đổi trong quá trình thực hiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn như sau:
1. Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển mộ
Cung cấp thông tin tuyển dụng và quảng bá những thông tin này một cách rộng rãi
Để thu hút được một lượng ứng viên lớn và có chất lượng trong quá trình tuyển mộ thì phải làm cho càng nhiều người biết thông tin tuyển dụng càng tốt. Nhân viên chuyên trách về nhân sự có thể sử dụng rất nhiều kênh thông tin để có thể quảng bá được thông báo tuyển dụng của công ty. Tuy công ty cô phần đầu tư thương mại và xây dựng Huy Hùng đã có được bản thông báo tuyển dụng nhưng kênh truyền tin vẫn chỉ dừng lại ở một số phương pháp như: đăng tin lên đài truyền hình, thông báo về các đơn vị, phòng ban chức năng, cử cán bộ đến cớ sở đào tạo, đăng tin lên webside của công ty mà chưa chú trọng đến một số hình thức quảng bá thông tin tuyển dụng vừa có hiệu quả lại vừa tiếc kiệm chi phí như: đăng tin tuyển dụng lên các webside tuyển dụng trực tuyến nổi tiếng hiện nay như: vietnamworks.com; vinahotjobs.com; hrvietnam.com; mangtuyendung.com; vieclam.thanhnien.com.vn... Những thuận lợi mang lại từ các webside này là không tốn chi phí đăng tin; hiệu quả lớn vì số người tìm việc qua những webside tuyển dụng hiện nay là rất lớn, đặc biệt là đối với những ứng viên còn trẻ, có năng lực cũng như trình độ cao; hơn nữa phương thức tìm tin ở những web này là rất nhanh chóng, chính xác, đưa những người lao động cần tìm đến đăng ký xin việc tại công ty.
Nội dung của thông tin tuyển dụng cần được hấp dẫn và chi tiết hơn Các thông báo tuyển dụng của công ty hiện nay tuy đã đưa ra được những thông tin cần thiết như: Đối tượng tuyển dụng; số lượng cần tuyển; tiêu chuẩn; chế độ - quyền lợi; địa điểm làm việc; thời hạn nhận hồ sơ. Tuy nhiên để hấp dẫn được
những người lao động có trình độ cao trong thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay thì công ty cần thiết phải đưa ra được những hình thức kích thích hấp dẫn để tuyển được những người phù hợp với yêu cầu của công việc với mục tiêu là tuyển được người tài và đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức.
Thực tế cho thấy, người nộp đơn xin việc thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao. Nên để thu hút được những ứng viên giỏi, công ty nên đưa ra bản thông báo mức lương của vị trí việc làm, mức lương này ít nhất phải bằng hoặc lớn hơn mức lương ở vị trí tương tự của những công ty cạnh tranh cùng nghành trên thị trường.
Hơn nữa, trong bản thông báo tuyển dụng của công ty cần nêu chi tiết hơn nữa nội dung của công việc dựa vào bản mô tả công việc cần tuyển người cũng như bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Hiện nay, công ty mới chỉ đưa ra tên của một vài chi tiết như đối tượng tuyển dụng (ví dụ: kỹ sư tốt nghiệp các trường Đại học chính quy; tiêu chuẩn: nam giới, cao trên 1.62m, nặng 50kg trở lên, tuổi đời dưới 30, sức khỏe loại 1; số lượng cần tuyển là kỹ sư xây dựng, kỹ sư thủy lợi: 04 người), chứ chưa đưa ra chi tiết tên công việc là công việc gì? Thực hiện công việc đó như thế nào?... như vậy sẽ gây ra sự mơ hồ cho người tìm việc, dẫn đến tình trạng nộp hồ sơ không chính xác, gây áp lực cho khâu tuyển chọn của công ty. Vì vậy, trong bản thông báo tuyển mộ này cần nêu ra được thêm chi tiết về các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, bằng cấp. Các yêu cầu cần phải rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho việc thực hiện sàng lọc ứng viên trong vong sơ tuyển hồ sơ