Đối với nhiệm vụ xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng, các doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần xây dựng và hoàn thiện đầy đủ các quy chế ràng uộc và tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kế toán, kiểm soát chất lượng kế toán ằng các quy chế, quy trình công tác, quy trình nghiệp vụ đối với kế toán viên. Dựa trên quy chế quản lý chất lượng nghề hiện tại đã có và quy chế đánh giá chấm điểm chất lượng dịch vụ kế toán do Bộ Tài chính và Hội Kế toán – Kiểm toán Việt Nam soạn thảo, các doanh nghiệp dịch vụ kế toán chủ động xây dựng cho mình một bộ tiêu chí đánh giá chất lượng và quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ. Quy trình này cần được đảm bảo bắt đầu từ trước khi ký hợp đồng kế toán, trong khi thực hiện hợp đồng và đến khi kết thúc hợp đồng, dựa trên cả ý kiến của kế toán viên, quản lý và khách hàng. Kết quả đánh giá có thể được công bố, hoặc cũng có thể lưu để sử dụng nội bộ. Như đã nêu ở trên, quy trình này có thể học hỏi theo quy trình kiểm soát chất lượng đối với hoạt động kiểm toán. Nếu xây dựng và triển khai được quy trình như vậy, không những chất lượng dịch vụ dịch vụ được chú trọng và đánh giá một cách toàn diện, thường xuyên, góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ kế toán. Mặt khác, quy trình này có thể giúp giám sát kế toán viên, đảm bảo trách nhiệm của mỗi kế toán viên đối với công việc của mình. Hơn thế nữa, quy trình sẽ đạt được mục tiêu dịch vụ “hướng khách hàng đặt khách hàng là trọng tâm của dịch vụ, qua đó làm cho khách hàng thấy được vai trò quan trọng của mình trong quá trình kế toán để có trách nhiệm hơn với việc này. Ngoài ra, kết quả của quy trình kiểm soát chất lượng giúp các cấp lãnh đạo doanh nghiệp có căn cứ mạnh mẽ để thống kê, đánh giá về mọi mặt hoạt động trong công ty, từ đó có hình thức khen thưởng, kỉ luật thích đáng, cũng như những giải pháp để hoàn thiện quy trình và chất lượng dịch vụ mình cung cấp. Do đó, theo ý kiến của em, đây là một trong những giải pháp hàng đầu nhằm kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ kế toán hiện nay.
Đối với công tác quản trị doanh nghiệp, các doanh nghiệp kế toán cần phải
có tầm nhìn chiến lược dài hạn để phát triển ền vững tổ chức hoạt động và kinh doanh, phát triển thị trường, phải xây dựng cho công ty mình triết lý kinh doanh ph hợp, xây dựng một thương hiệu mạnh, uy tín cao và rộng rãi trên thị trường.
Muốn vậy, trước hết, các đơn vị cần kiện toàn lại bộ máy lãnh đạo và quy trình hoạt động, phân công phân nhiệm rõ ràng từ việc kí hợp đồng kế toán đến khi chuyển giao cho kế toán viên và bàn giao kết thúc hợp đồng hay tiếp tục gia hạn hợp đồng. Lãnh đạo có thể không phải người trực tiếp làm công việc kế toán nhưng cần hiểu rõ những công việc của kế toán để có căn cứ phân bổ công việc cho phù hợp với từng cá nhân và tuyển dụng thêm nhân sự khi cần. Việc này vừa đảm bảo mỗi kế toán có thể tiền hành công việc một cách thận trọng, tỉ mỉ cà có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng, chú trọng đến những dịch vụ gia tăng như tư vấn hay kiểm tra sổ sách.
Các doanh nghiệp dịch vụ cũng nên chú trọng đầu tư trang thiết bị hiện đại như các phần mềm kế toán hay các thiết bị lưu trữ, truyền tin dung lượng lớn, áp dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc cung cấp dịch vụ. Chẳng hạn, đối với việc liên hệ với khách hàng, ngoài điện thoại di động là phương tiện truyền thống, các đơn vị có thể sử dụng thêm những phương tiện khác, hiện đại và tiện lợi hơn hiện nay như Zalo, Viber, Skype chat,…. Đối với việc chia sẻ và truyền tin, ngoài các các thông thường như USB, email,…doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ chia sẻ như Dropbox, Google drive, … hoặc trực tiếp thông qua mạng LAN tại đơn vị. Các doanh nghiệp cũng cần ý thức được rằng sự có mặt của các phần mềm kế toán hiện nay đã tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều cho công việc kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu, ứng dụng những phần mềm tiện ích nhất, vừa để giảm tải công việc cho kế toán viên, vừa nâng cao chất lượng báo cáo tài chính.
Một khó khăn hiện nay của loại hình dịch vụ này đó là giá phí quá thấp, đôi khi chưa đủ để doanh nghiệp kế toán đắp những chi phí trong quá trình cung cấp dịch vụ. Muốn giải quyết được khó khăn này, các nhà quản trị cần xem xét,
cắt giảm những chi phí không cần thiết, tập trung vào 2 đối tượng chính là nhân viên kế toán và khách hàng nhẳm đảm bảo tâm lý nhân viên được nhận thù lao xứng dáng và khách hàng cảm thấy hài lòng với chất lượng dịch vụ. Đây là một bài toán khó với tất cả các doanh nghiệp hiện nay khi mà lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu trong kinh doanh. Do đó, ản thân các doanh nghiệp dịch vụ kế toán có thể đề xuất lên hội nghề nghiệp mặt bằng giá phí hợp lý, để Hội xem xét và ban hành thành văn ản có tính pháp lý. Một mặt, việc này sẽ giúp ổn định thị trường dịch vụ kế toán, điều tiết giá cả; mặt khác sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng nói tăng giá với khách hàng mà không sợ khách hàng phản ứng tiêu cực vì một khi đã thành quy định thì không thể nào làm trái được.
Để quảng á thương hiệu và tăng tính cạnh tranh cho dịch vụ kế toán của mình, các đơn vị, ngoài việc đẩy mạnh các kênh quảng cáo, sales, thì nên tham gia các hiệp hội nghề nghiệp. Như trên đã trình ày, hội là diễn đàn để học tập, trao đổi, đại diện cho tiếng nói và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho hội viên, do đó tham gia vào hội nghề nghiệp không những là cơ hội để các đơn vị học hỏi lẫn nhau, các kế toán viên trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vi trí và tiếng nói của mình trong nghề. Chẳng hạn như hiện nay, VICA đã và đang thường xuyên đưa ra danh sách những doanh nghiệp dịch vụ kế toán đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ, đồng thời công khai kết quả chấm điểm chất lượng dịch vụ của các doanh nghiệp. Kết quả có tính so sánh này là sự công nhận của bên thứ 3 có uy tín về chất lượng dịch vụ của đơn vị. Nhờ vậy, các doanh nghiệp tăng cường được tính cạnh tranh và nâng cao vị thế của mình trên thị trường. Đồng thời với những doanh nghiệp xếp hạng thấp, đây là động lực để cố gắng phấn đấu cải thiện chất lượng dịch vụ, môi trường doanh nghiệp nhằm tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Nếu doanh nghiệp dịch vụ chưa tham gia vào Hội nghề nghiệp, thì những điểm thuận lợi nêu trên là không có, doanh nghiệp mất đi nột kênh quảng bá uy tín và hiệu quả.
Tuy nhiên, một khi đã tham gia vào hội, Các công ty kế toán Việt Nam cần tuân thủ các quy định điều lệ, các hướng dẫn của Hội nghề nghiệp về tổ chức
hoạt động, quản lý nghề nghiệp, nghiệp vụ chuyên môn. Các công ty cần có tính liên kết với nhau, có tính tổ chức chung trong một hiệp hội, tránh tình trạng mạnh ai ấy hay , không có tổ chức, không có trách nhiệm với nhau, hoặc tham gia tổ chức hiệp hội chỉ là hình thức... Điều này không chỉ có ý nghĩa xây dựng, phát triển hội bền vững mà quan trọng hơn, đó là cơ hội để các doanh nghiệp dịch vụ hợp tác lẫn nhau, tăng cường trao đổi, tạo quan hệ hữu nghị tốt đẹp nhằm giúp đỡ nhau trong quá trình công tác, hành nghề.
Về kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán, Chương 2 khóa luận đã chỉ ra hạn chế hiện tại của quy chế chấm điểm là mới chỉ dựa trên chủ quan của doanh nghiệp để đánh giá, mà chưa xem x t đến yếu tố quan trọng nhất là khách hàng – đối tượng tiếp nhận dịch vụ. Để giải quyết vấn đề này không thể thiếu vai trò của của doanh nghiệp dịch vụ. Họ sẽ là người lấy ý kiến và tổng hợp kết quả các ý kiến của khách hàng về chất lượng dịch vụ, hợp nhất với kết quả tự đánh giá và báo cáo lên hội nghề nghiệp. Kết quả này cùng với kết quả kiểm tra cơ sở thường kì của hội sẽ cho được những điểm số đáng tin cậy hơn so với cách thức hiện nay đang tiến hành. Đồng thời, việc lấy ý kiến thường xuyên đối với khách hàng sẽ tạo cho khách hàng thấy tầm quan trọng của mình, qua đó thúc đẩy hợp đồng kế toán k o dài hơn và tăng cảm giác hài lòng từ phía khách hàng.
Đối với nguồn nhân lực, doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần xây dựng, tập
hợp được một đội ngũ kế toán viên có đầy đủ năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp có thể đáp ứng được tốt công việc. Những chinh sách để thực hiện giải pháp này như:
Một là, chính sách tuyển dụng. việc tuyển dụng nhân viên hiện nay cần đảm bảo nguyên tắc:
-Đảm bảo tính độc lập, khách quan trong quá trình tuyển dụng, loại bỏ yếu tố tình cảm, cá nhân trong việc lựa chọn kế toán viên, tuyển dụng công khai để có thể lựa chọn được đúng đối tượng cần thiết, đảm bảo chất lượng hoạt động;
-Các tiêu chí lựa chọn trước hết cần dựa vào chuyên môn nghiệp vụ. Nhân viên kế toán cần được đào tạo cơ ản về kế toán ở các trường đại học trong và
ngoài nước. Việc có kinh nghiệm hay chưa chỉ là yếu tố để xác định vị trí làm việc. Điều quan trọng không kém là phải xem x t tư cách đạo đức: có tư cách, phẩm chất tốt, nhiệt tình, cầu thị, cẩn thận, kỉ luật, có hiểu biết và tôn trọng đạo đức nghề nghiệp kế toán.
Hai là, về chính sách đào tạo. Đào tạo và duy trì công tác đào tạo là điều kiện cần để các kế toán viên dịch vụ có đủ năng lực để thực thi trách nhiệm của mình, cũng như cung cấp các dịch vụ gia tăng tốt nhất cho khách hàng. Đối với công tác đào tạo, bản thân các doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần đào tạo kỹ năng dựa trên thực tế yêu cầu của nghề nghiệp. Cân đối thời gian cà đảm bảo thời gian cần thiết cho mỗi nhân viên để có thể tự trau dồi và mở rộng kiến thức của mình.
Ba là, các doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần có chính sách thu hút và giữ chân lao động. Chất lượng dịch vụ thể hiện ở chất lượng công việc của từng nhân viên kế toán trong đơn vị. Vì vậy, mỗi đơn vị cần chú trọng và khuyến khích tinh thần làm việc có trách nhiệm của mỗi nhân viên. Doanh nghiệp cần có cơ chế để đánh giá, khen thưởng cũng như kỉ luật kịp thời để tạo động lực cho nhân viên phấn đấu trong quá trình làm việc, đồng thời giữ chân nhân viên tốt để hạn chế tình trạng nhân viên có kinh nghiệm chuyển sang công ty khác. Đây cũng là một thực trạng gây không ít khó khăn trong công tác quản lý nhân sự của các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua đánh giá nhân viên, doanh nghiệp có cơ sở để bố trí nhân viên và phân bổ công việc phù hợp với năng lực của từng người, từ đó góp phần nâng cao chất lượng công việc của mỗi kế toán viên, cũng là chất lượng dịch vụ nói chung của toàn công ty.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập một môi trường làm việc bình đẳng, thân thiện cho mỗi nhân viên. Một môi trường làm việc tốt, có tính cạnh tranh có thể tác động tích cực đến thái độ lam việc của mỗi nhân viên. Điều này có ý nghĩa to lớn vì dù kiểm tra có chặt chẽ đến mấy cũng không thể đảm bảo chất lượng công việc một khi nhân viên đã thiếu tinh thần trách nhiệm, chống đối, không hợp tác,….
Thêm vào đó, nhân viên ở lại một công ty khi xác định nơi đó mình có thể phát triển được tốt, được đãi ngộ đầy đủ và xứng đáng. Vì vậy, doanh nghiệp dịch vụ kế toán cần tạo điều kiện để nhân viên có cơ hội phát triển, tăng cường những lợi ích phi vật chất cho nhân viên. Ngoài yếu tố tiền lương – thu nhập, doanh nghiệp còn phải đầu tư cho nhân viên đi học để nâng cao trình độ, hiểu biết. Doanh nghiệp cần tổ chức làm sao để mọi nhân viên đều có cơ hội thăng tiến trong nghề, phát triển chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực quản lý,…
Con người luôn là nhân tố quyết định trong mọi hoạt động kinh tế - xã hội nói chung và hoạt động cung cấp dịch vụ kế toán nói riêng. Đối với hành nghề kế toán, công việc mà họ làm tạo nên dịch vụ mà họ cung cấp, chất lượng dịch vụ phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng công việc của các kế toán viên. Do đó, tập trung phát triển nguồn nhân lực là một trong những giải pháp hàng đầu để thực hiện thắng lợi mục tiêu kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ kế toán hiện nay.
3.2.4. Về phía khách hàng kế toán – đối tƣợng sử dụng dịch vụ
Một thực tế hiện nay là đại đa số các doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức tới công cụ quản lý kế toán. Vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán rất lỏng lẻo và hời hợt. Chính vì vậy mà hầu hết các thông tin áo cáo cho các cơ quản quản lý là những thông tin “ảo , gây nghi ngờ cho các nhà đầu tư. Đây là rào cản lớn đối với doanh nghiệp khi muốn tiền xa hơn với những dự định và kế hoạch dài hơi hơn. Vì doanh nghiệp sẽ có những đối tác lớn, báo cáo tài chính sẽ là nguồn cung cấp thông tin để đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, không chỉ năm hiện tại mà từ khi doanh nghiệp mới thành lập, đối tác sẽ có quyết định hợp tác hay không. Chẳng hạn, ngân hàng sẽ có quyết định giải ngân vốn vay, nhà cung cấp sẽ quyết định thời gian và khối lượng tín dụng thương mai,…. Chương 1 đã chỉ ra vai trò quan trọng của thông tin tài chính và “nguyên vật liệu đối với kế toán cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng báo cáo tài chính hay chất lượng dịch vụ kế toán. Do vậy, các doanh nghiệp cần nhận thức được điều này và hiểu rõ rằng, d ai là người làm ra
báo cáo tài chính thì cuối c ng, giám đốc doanh nghiệp và người đứng tên kế toán trưởng doanh nghiệp vẫn là người đầu tiên chịu trách nhiệm nặng nề đối với tính đúng đắn trên báo cáo tài chính. Hơn thế nữa, trong tương lai, một cơ chế mới về công khai thông tin sẽ đòi hỏi các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn tới việc xây dựng một ộ máy quản lý trong sạch, vững mạnh, hướng đến các thông tin kế toán đáng tin cậy hơn. Do đó, các doanh nghiệp cần có định hướng xây dựng bộ máy kế toán ổn định, có trình độ để giúp việc cho doanh nghiệp đối với những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Trong những năm đầu thành lập, chưa có đủ nguồn lực tài chính và hiểu biết để tổ chức được bộ máy kế toán, doanh nghiệp nên tìm đến các dịch vụ kế toán vì những lợi ích mà loại hình dịch vụ này đem lại cho doanh nghiệp là không hề nhỏ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc chọn doanh nghiệp dịch vụ đã có đăng kí kinh doanh và cam kết chất lượng rõ ràng để đảm bảo chất lượng báo cáo tài chính của đơn vị mình, không vì giá phí rẻ mà bất chấp lựa chọn những dịch vụ “chui , không đảm bảo chất lượng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến những năm tài chính sau này và hình ảnh của doanh nghiệp tại cơ quan thuế. Nếu các doanh nghiệp làm được điều này sẽ tạo nên sự