2. Những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm
2.2. Về hệ thống chứng từ
Vật liệu ở Công ty bao gồm rất nhiều loại. Cách phân loại chúng của Công ty đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, Công ty nên tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh điểm vật liệu” theo mẫu sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn gía Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL
Mặt khác, sổ danh điểm vật liệu cũng giúp cho việc áp dụng máy tính được dễ dàng hơn. Việc nhập vào máy nhanh, đơn giản và ngắn gọn hơn.
Đối với việc giao máy thi công cho các đội công trình, Công ty cũng phải quản lý chặt chẽ hơn làm cơ sở cho việc ghi sổ chính xác chi phí hoạt động của
máy thi công. Công ty nên lập phiếu theo dõi ca xe máy thi công tránh việc sử dụng không hiệu quả máy theo mẫu sau:
PHIẾU THEO DÕI CA XE MÁY THI CÔNG
Từ ngày………. đến ngày……… Tên xe máy: Họ tên người sử dụng: Ngày tháng Đối tượng sử dụng Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Chữ ký bộ phận sử dụng xe, máy
Đối với hệ thống chứng từ trong đánh giá sản phẩm dở dang, Công ty còn sử dụng chứng từ trùng lặp. Hiện tại Công ty sử dụng: biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành có xác nhận của bên A, bảng thanh toán khối lượng thi công hoàn thành, bảng xác định chi phí sản xuất dở dang. Công ty nên đơn giản như sau: Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công ty, chỉ huy công trường, đội xây dựng tổ chức nghiệm thu khối lượng thực tế đã hoàn thành và lập bảng thanh toán khối lượng thi công hoàn thành. Tiếp theo, khi nghiệm thu thanh toán của chủ đầu tư, xác định được khối lượng bên A chấp nhận thanh toán, lập bảng xác định chi phí sản xuất dở dang, bảng này cũng bao hàm nội dung của biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành có xác nhận của bên A. Bảng này được trình bày như sau:
BẢNG XÁC ĐỊNH CHI PHÍ SẢN XUẤT DỞ DANG S T T Hạng mục KL do BCH công trường nghiệm thu nội bộ KL được A chấp nhận thanh toán KL chưa được A chấp nhận thanh toán Đơn giá Chi phí sản xuất dở dang 2.3. Về phương pháp hạch toán
Thứ nhất, Công ty nên sử dụng TK 153 để phản ánh CCDC như giàn giáo, côppha, dao bay… Có rất nhiều CCDC có thời gian sử dụng dài, giá trị sử dụng có thể chưa hết sau khi kết thúc một công trình. Những CCDC này kế toán nên tiến hành phân bổ cho các công trình xây dựng, từ đó có thể giảm bớt chi phí, hạ gía thành sản phẩm.
Khi xuất CCDC có giá trị nhỏ dùng cho sản xuất thi công, kế toán ghi: Nợ TK 627
Có TK 153
Khi xuất CCDC có giá trị tương đối lớn, sử dụng thời gian tương đối dài thì kế toán phản ánh gía trị thực tế CCDC xuất dùng cho sản xuất:
Nợ TK 142(142.1) Có TK 153
Khi phản ánh phân bổ dần giá trị CCDC vào chi phí sản xuất thì kế toán ghi: Nợ TK 627
Có TK 142
Thứ hai, các khoản trích theo tiền lương theo tỷ lệ quy định( 19%) của nhân viên quản lý đội xây dựng, công nhân trực tiếp tham gia xây lắp, công nhân sử dụng máy thi công phải được hạch toán vào TK 627- chi phí sản xuất chung. Khi trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ này, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 627( chi tiết 627.1)
Có TK 338 Hạch toán như vậy mới phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Thứ ba, công ty phải tiến hành trích trước đối với chi phí thiệt hại do ngừng sản xuất trong kế hoạch. Đồng thời Công ty cũng phải tập hợp chi phí thiệt hại ngừng sản xuất ngoài kế hoạch rồi sau đó mới phân bổ vào chi phí các kỳ. Từ đó tránh gây ra sự chênh lệch lớn giữa các báo cáo kế toán các kỳ của doanh nghiệp. Nó cũng giúp Công ty có thể so sánh được hoạt động giữa các kỳ kế toán và nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Kế toán có thể hạch toán theo sơ đồ sau:
TK 152, 334, 338,…. TK 335 TK 622, 627,642 Chi phí ngừng sản xuất Trích trước chi phí ngừng
thực tế trong kế hoạch sản xuất trong kế hoạch
TK 1381 TK 1388, 111… Giá trị bồi thường
Chi phí ngừng sản xuất
thực tế ngoài kế hoạch TK 632, 415 Thiệt hại thực tế
2.4. Về vấn đề tiết kiệm chi phí
Về chi phí vật liệu: vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm( ở Công ty CPXD số 4- Hải Dương chi phí vật liệu chiếm khoảng 65% đến 80% giá thành sản phẩm). Việc tiết kiệm chi phí vật liệu là một trong những phương hướng chính để giảm giá thành sản phẩm xây lắp. Giảm bớt lượng vật liệu tiêu hao điều này không có nghĩa là bớt nguyên vật liệu, không đảm bảo lượng nguyên vật liệu như định mức ban đầu. Giảm nguyên vật liệu theo kiểu cắt xén nguyên vật liệu theo định mức là một việc làm rất nguy hiểm, nó dẫn đến chất lượng công trình không được đảm bảo. Hành vi này đã đựơc lên án rất nghiêm khắc. Chính vì vậy quản lý nguyên vật liệu phải tương đối chặt chẽ, nhất
là trong điều kiện thiếu vốn lưu động, Công ty càng phải tổ chức tốt khâu nhập, xuất và bảo quản vật tư. Nắm chắc giá cả vật tư trên thị trường, theo dõi chặt chẽ sự lên xuống giá cả của từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với hoá đơn mua về của nhân viên cung ứng. Bên cạnh đó, Công ty phải tiến hành tận thu phế liệu phát sinh ra trong quá trình sản xuất, những vật liệu không dùng hết phải tiến hành nhập kho ngay, tránh tình trạng lãng phí. Vì đặc thù của ngành xây dựng là di chuyển theo địa điểm công trình nên vật tư tập trung tại nơi thi công phải được bảo quản nghiêm ngặt. Công ty phải tổ chức tốt khâu chuẩn bị sân bãi, kho, thường xuyên củng cố và kiểm tra để tập kết vật liệu tránh thất thoát.
Công ty phải thiết lập được một hệ thống các nguồn cung cấp ổn định, giữ chữ tín trong quan hệ. Công ty nên ra các quyết định khen thưởng rõ ràng đối với cán bộ công nhân viên tìm được nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng mà giá lại rẻ. Công ty nên cho ký các hợp đồng với các nhà cung cấp theo thời gian dài để tránh được sự đột biến về giá cả và ổn định được nguồn vật tư cung cấp cho công tác xây dựng.
Về chi phí nhân công : Trong quá trình xây dựng các công trình con người phải di chuyển từ địa điểm này tới địa điểm khác mà không cố định ở một chỗ. Đây là điểm khác biệt giữa ngành xây dựng và các ngành khác. Nó cũng gây ra những khó khăn nhất định cho Công ty trong việc tổ chức sản xuất và cải thiện điều kiện lao động cho người công nhân, làm nảy sinh nhiều chi phí cho khâu di chuyển lực lượng sản xuất và công trình tạm phục vụ sản xuất như lán, trại… Điều này đòi hỏi Công ty phải lợi dụng tối đa nguồn nhân lực tại chỗ. Đồng thời, Công ty không nên để lao động làm việc quá sức, quá thời gian. Nếu để lao động làm việc như vậy sẽ dẫn đến tình trạng công nhân chán nản và mệt mỏi, hiệu quả làm việc không cao. Phải luôn luôn đảm bảo lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần cho người lao động. Người lao động chỉ thực sự quan tâm đến công việc khi lợi ích nhu cầu của họ được thoả mãn. Về tình thần, Công ty nên tổ chức
các buổi giao lưu, liên hoan văn nghệ, gặp mặt các cháu- con em công nhân có thành tích học tập cao… để động viên công nhân giúp họ tăng năng suất lao động.
Về chi phí sản xuất chung : Nhìn vào bảng kê chứng từ thanh toán của Công ty, ta thấy phần thanh toán chi phí tiếp khách rất lớn. Thiết nghĩ, Công ty nên quy định một giới hạn cụ thể có thể chấp nhận được của một số khoản chi phí như: chi phí tiếp khách, điện thoại cá nhân… tránh tình trạng lấy của công để phục vụ cho lợi ích cá nhân. Điều này cũng góp phần đáng kể trong việc quản lý chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm xây lắp.
Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức cấp vốn cho các đội. Theo hình thức này thì kế toán tại các đội xây dựng công trình có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ ban đầu, ghi chép và lập bảng kê chi tiết… , kế toán tại công ty sẽ dựa trên các chứng từ hợp lệ mà các đội chuyển lên để tính giá thành sản phẩm. Nhược điểm của việc áp dụng hình thức này là lãng phí, thất thoát vốn đầu tư. Có những công trình ở xa công ty, các đội sẽ tự mua nguyên vật liệu từ bên ngoài. Để đảm bảo nhu cầu thi công, các đội buộc phải mua các dụng cụ… của những nhà bán lẻ không có hoá đơn, hoặc có hoá đơn nhưng số liệu không còn đúng nữa, do có sự thoả thuận dẫn đến việc công ty không kiểm soát được chi phí chính xác của mình. Theo hình thức này, Công ty sẽ duyệt những chứng từ ở dưới đội chuyển lên và chấp nhận thanh toán. Lợi dụng điều này, ở dưới các đội có thể sử dụng tài sản và các dịch vụ khác của Công ty vào mục đích riêng… Do phần chi phí này nhiều hay ít thì các đội không trực tiếp gánh chịu mà Công ty là người gánh chịu trực tiếp. Chính vì vậy, Công ty nên áp dụng hình thức khoán. Đây là hình thức mà trước khi tiến hành thi công, Công ty lập hợp đồng giao khoán với các đội, trong hợp đồng đó quy định rõ phần chi phí mà các đội được phép thực hiện. Có như vậy sẽ quản lý được vốn đầu tư, đem lại lợi nhuận cao cho Công ty.
2.5. Về đánh giá sản phẩm dở dang
Hiện tại Công ty đang đánh giá sản phẩm dở dang theo giá trị dự toán. Thiết nghĩ, Công ty nên tính gía sản phẩm dở dang theo hai cách. Sản phẩm dở dang trong sản xuất xây lắp được xác định bằng phương pháp kiểm kê hàng tháng. Việc tính giá sản phẩm dở dang trong sản xuất xây lắp phụ thuộc vào phương thức thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành giữa bên nhận thầu và chủ đầu tư.
Thứ nhất, đối với những công trình mà quy mô không quá lớn, bên chủ đầu tư nhận khối lượng hoàn thành bàn giao khi sản phẩm xây lắp hoàn thành toàn bộ thì giá trị sản phẩm dở dang là tổng chi phí phát sinh từ lúc khởi công đến cuối tháng đó. Giá trị sản phẩm dở dang theo phương pháp này chính là số dư cuối kỳ của TK 154- chi tiết theo công trình.
Thứ hai, đối với những công trình có quy mô lớn, Công ty nên quy định thanh toán sản phẩm xây lắp theo điểm dừng kỹ thuật hợp lý( xác định được giá trị dự toán) thì sản phẩm dở dang là các khối lượng xây lắp chưa đạt tới điểm dừng kỹ thuật hợp lý và được tính theo chi phí thực tế trên cơ sở phân bổ chi phí của hạng mục công trình đó cho các giai đoạn, tổ hợp công việc đã hoàn thành và giai đoạn còn dở dang theo giá trị dự toán của chúng.
2.6. Về hệ thống báo cáo
Từng khoản mục chi phí của Công ty cần được phản ánh là biến phí hay định phí hay nói cách khác là phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí để có thể kiểm soát được tình hình biến động của chi phí trong quá trình sản xuất, phục vụ cho mục đích sử dụng nội bộ của người quản lý trong doanh nghiệp. Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung thì phân bổ theo cách này giúp xây dựng dự toán về định mức chi phí sản xuất chung. Dựa vào đó giúp các nhà quản lý sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp trong việc phân tích, nghiên cứu mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận. Từ đó, ra quyết định ngắn hạn nhằm tối đa hoá
lợi nhuận của doanh nghiệp. Công ty nên lập báo cáo quản trị riêng định kỳ gửi cho nhà quản lý một cách kịp thời.
Trong doanh nghiệp xây dựng giá thành sản phẩm xây dựng mang tính chất cá biệt. Mỗi công trình, hạng mục công trình hay khối lượng xây lắp sau khi hoàn thành đều có một giá thành riêng. Hơn nữa, sản phẩm xây dựng có giá trị lớn, thời gian thi công dài… do đó mỗi công trình, mỗi hạng mục công trình đều có giá trị dự toán của nó. Dựa vào giá thành dự toán và giá thành thực tế, Công ty nên lập bảng phân tích gía thành cho từng công trình theo mẫu sau:
BẢNG PHÂN TÍCH GIÁ THÀNH Công trình:
Khoản mục Giá thành dự toán Giá thành thực tếTiền % Tiền % TiềnChênh lệch% Chi phí NVL trực tiếp
Chi phí NC trực tiếp Chi phí sử dụng máy Chi phí sản xuất chung Cộng
Qua bảng này, ta có thể thấy được mối quan hệ giữa các loại giá thành để có kiến nghị giải pháp nhằm hạ giá thành sản phẩm.
KẾT LUẬN
Qua các phần trình bày ở trên, có thể khẳng định tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm xây lắp trong quản lý kinh tế cũng như quản trị doanh nghiệp. Thực tế tại Công ty CPXD số 4- Hải Dương đã cho thấy công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp đã cung cấp những thông tin chính xác kịp thời các khoản chi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành sản phẩm đầy đủ cho Ban lãnh đạo Công ty. Điều đó giúp cho Ban lãnh đạo Công ty nắm bắt tình hình sản xuất và đưa ra biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Mặt khác, Công ty CPXD số 4- Hải Dương đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình là vừa cung cấp những công trình đẹp, giá cả hợp lý phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng vừa hạch toán kinh tế sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận để phù hợp với nhu cầu quản lý hiện nay.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty CPXD số4- Hải Dương, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, trong quá trình nghiên cứu kết hợp giữa lý thuyết cơ bản và tìm hiểu thực tế em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tại Công ty. Tuy nhiên do thời gian tìm hiểu thực tế và trình độ có hạn nên vấn đề đưa ra không tránh khỏi thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận được các ý kiến đóng góp của thầy cô giáo và bạn đọc để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn về mặt thực tiễn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Quang , Ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán tài vụ Công ty CPXD số 4- Hải Dương đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.