Trong những năm qua, hoà chung với sự đổi mới sâu sắc toàn diện của đất nước và cơ chế quản lý kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã có những đổi mới, tiến bộ nhảy vọt và góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển đất nước. Là công cụ quản lý quan trọng, kế toán các ngành sản xuất nói chung và kế toán chi phí tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng phải được hoàn thiện, đáp ứng ngày càng cao của công tác quản lý nhà nước. Theo đó, Công ty CPXD số 4- Hải Dương đã và đang có xu hướng ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán để hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời các chi phí sản xuất bỏ ra, từ đó đề ra những biện pháp nhằm hạ giá thành sản phẩm.
Hiện nay, cùng với sự chuyển đổi về mọi mặt, công tác quản lý, công tác kế toán nói chung, công tác kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng ở Công ty CPXD số 4- Hải Dương đã có những ưu và nhược điểm như sau:
1.1. Ưu điểm
Trải qua hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành( từ năm 1982 đến nay) Công ty CPXD số 4- Hải Dương luôn là một đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và phát triển cả về số lượng, chất lượng lẫn kinh nghiệm tổ chức thi công. Công ty đã tạo được một khối lượng cơ sở vật chất đáng kể, từ nghèo nàn lạc hậu nay đã xây dựng được một khối lượng cơ sở vật chất khang trang, quản lý sản xuất kinh doanh có nhiều tiến bộ, chất lượng sản phẩm công trình được đánh giá cao, đảm bảo uy tín với khách hàng cùng đội ngũ cán bộ kỹ sư
cao đẳng, trung cấp, công nhân lành nghề được rèn luyện và đúc rút nhiều kinh nghiệm. Công ty đã khẳng định được uy tín với chủ đầu tư thông qua việc thi công hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng các công trình, đặc biệt có 3 công trình đã được Bộ Xây dựng cấp 3 huy chương vàng là: công trình khách sạn Thành Đông, công trình nhà làm việc công ty vàng bạc đá quý Hải Dương, công trình huyện uỷ Nam Thanh – Hải Hưng. Có được những thành tựu trên là do sự nỗ lực và khả năng sẵn có của tập thể Ban giám đốc, các phòng ban và cán bộ công nhân viên của Công ty. Hơn nữa, trong quá trình thi công các công trình ở các địa phương, Công ty đã nhận được sự giúp đỡ từ phía chính quyền và nhân dân địa phương vì thế đã tạo ra được nhiều thuận lợi cho Công ty trong việc thi công công trình.
Công ty CPXD số 4- Hải Dương đã xây dựng được mô hình tổ chức quản lý, bộ máy kế toán đúng quy trình và có hiệu quả, phù hợp với điều kiện hiện nay, phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh.Công ty luôn giữ được uy tín trên thị trường, đứng vững được trong sự cạnh tranh và phát triển. Cổ phần hoá tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp huy động vốn, khả năng huy động từ những kênh thông thường như từ lợi nhuận tích luỹ, từ các tổ chức tín dụng vẫn duy trì mà còn huy động được từ chính người lao động trong doanh nghiệp.
Công ty có bộ máy gọn nhẹ, có trình độ nghiệp vụ cao, các phòng chức năng làm việc có hiệu quả giúp cho giám đốc Công ty trong công tác quản lý kinh tế, kịp thời nắm bắt được thị hiếu cũng như sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật để đưa vào thực tế. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, bộ máy kế toán được bố trí như vậy là rất hợp lý, khoa học, phân công công việc cụ thể, lập và nộp báo cáo đầy đủ. Do đó Ban giám đốc đánh giá công tác kế toán ở Công ty là hoàn thành tốt nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế.
Cụ thể là công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty đi vào nề nếp. Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối
tượng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình theo từng tháng là hợp lý và khoa học bởi có những phần khối lượng công việc hoàn thành trong tháng được bên chủ đầu tư chấp nhận thanh toán và Công ty cần thiết phải xác định được phần giá vốn khối lượng công việc hoàn thành được quyết toán. Nhất là trong điều kiện cơ chế hiện nay nó phù hợp với điều kiện sản xuất thi công của Công ty, phục vụ tốt công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh, quản lý đầu tư xây dựng. Công tác tính giá thành, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã có kết quả tốt.
Công ty tổ chức lao động một cách linh hoạt và sáng tạo, sử dụng thời gian một cách tối đa và có hiệu quả. Đồng thời Công ty cũng trang bị máy móc thi công rất đầy đủ, đáp ứng kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công tác kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang rất kịp thời, số liệu chính xác, cung cấp đầy đủ cho công tác tính giá thành.Công ty tính gía thành theo phương pháp trực tiếp là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất và điều kiện hạch toán.
Về hệ thống chứng từ kế toán: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được lập rất cẩn thận, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công ty đã từng bước trẻ hoá đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ văn phòng có trình độ chuyên môn cao. Điều đó đã tạo ra sự năng động và sáng tạo trong sản xuất kinh doanh của Công ty.
Những ưu điểm của công tác quản lý và kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm của Công ty như đã nêu trên có tác động tích cực đến việc tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm xây lắp và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty.
1.2. Nhược điểm
Bên cạnh ưu điểm, Công ty còn tồn tại một số nhược điểm :
Kế toán ở đội công trình còn cung cấp thông tin chậm dẫn đến công việc ở phòng kế toán Công ty gặp nhiều khó khăn. Công ty quy định kế toán đội bàn giao các chứng từ ban đầu … về phòng kế toán Công ty 10 ngày một lần. Chính vì vậy công việc của phòng kế toán thường bị dồn vào một thời điểm nhất định, dẫn đến sai sót trong việc ghi chép có thể xảy ra.
Khâu kiểm nghiệm vật tư ở Công ty chưa được tốt, có thể vật tư không đảm bảo chất lượng vẫn nhập vào kho, đến khi sử dụng mới phát hiện . Lúc đó, dù có xử phạt đối với nhân viên cung ứng vẫn làm ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Nếu có sự thoả thuận giữa những người bán và nhân viên cung ứng thì sẽ xảy ra hiện tượng đẩy giá vật tư lên cao để ăn chênh lệch và chắc chắn giá vật tư sẽ không ổn định. Về việc tân dụng và thu hồi phế liệu: Công ty chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Đôi lúc, một số vật tư xuất ra không sử dụng hết nhưng lại không được nhập kho ngay dẫn đến tình trạng công nhân sử dụng thời gian lao động để tận dụng lấy sắt thép trong cấu kiện bê tông bán ra ngoài. Số tiền thất thoát này cũng không nhỏ. Cơ sở hạ tầng kho bãi, máy móc thiết bị của Công ty qua nhiều năm sử dụng hư hỏng và xuống cấp, Công ty chưa có vốn để đầu tư mua sắm hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, sửa chữa và nâng cấp từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Công ty cũng chưa quan tâm đến kế toán thiệt hại trong sản xuất: Cụ thể Công ty không trích trước chi phí ngừng sản xuất thực tế trong kế hoạch. Mà chi phí này thường phát sinh không đều đặn dẫn đến ở kỳ các khoản chi phí này phát sinh lớn thì giá thành sản phẩm bị tăng lên đột ngột.
Mặt khác, Công ty hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các TK không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất được kế toán hạch toán là chi phí nhân công trực tiếp:
Nợ TK 622
Có TK 338
Các khoản trích theo lương của công nhân điều khiển sử dụng máy được coi là chi phí sử dụng máy thi công.
Nợ TK 623 Có TK 338
Hơn nữa, thực tế Công ty sử dụng TK 152.2 để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm CCDC là không đúng với chế độ. Thực tế khi xuất công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kể cả CCDC giá trị lớn như xô, thùng… và giá trị tương đối lớn đều được kế toán ghi:
Nợ TK 621 Có TK 152.2
Việc hạch toán như vậy là hoàn toàn chưa hợp lý.
Lãnh đạo Công ty đã trang bị máy vi tính cho phòng kế toán nhưng máy chưa phát huy được nhiều tác dụng, mới chỉ dùng để soạn thảo mà chưa áp dụng phần mềm kế toán.
Công ty chưa quản lý chặt chẽ một số khoản mục chi phí sản xuất chung như: chi phí tiếp khách, điện thoại cá nhân … dẫn đến chi phí cho những khoản mục này nhiều khi quá lớn làm tăng giá thành sản phẩm.
Công ty còn bỏ qua một số chứng từ và lập sổ không đầy đủ gây khó khăn trong việc chuyển sổ, cộng sổ.
2. NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP TẠI CÔNG TY.
2.1. Về công tác ghi sổ
Để đảm bảo cho việc ghi sổ ở phòng kế toán Công ty diễn ra thuận lợi, cung cấp số liệu chính xác, kịp thời thì Công ty nên quy định thời gian quyết toán sổ sách cho nhân viên kế toán đội. Chẳng hạn, khoảng 5 ngày nhân viên kế toán đội gửi chứng từ sổ sách cho phòng kế toán Công ty một lần. Làm như vậy,
kế toán Công ty sẽ nắm số liệu cập nhật hơn, ghi sổ đều đặn hơn, đó là cơ sở để đảm bảo việc ghi sổ không bị sai sót, nhầm lẫn. Từ đó, tính toán chi phí chính xác hơn, tính giá thành sản phẩm đúng hơn.
Thêm nữa có thể chọn phần mềm kế toán cho phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của Công ty, đảm bảo độ chính xác cao và nhất quán trong công tác hạch toán, tiết kiệm chi phí lao động, đáp ứng nhu cầu cập nhật thông tin của công tác quản lý trước nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của kinh tế thị trường.
2.2. Về hệ thống chứng từ
Vật liệu ở Công ty bao gồm rất nhiều loại. Cách phân loại chúng của Công ty đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, Công ty nên tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh điểm vật liệu” theo mẫu sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn gía Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL
Mặt khác, sổ danh điểm vật liệu cũng giúp cho việc áp dụng máy tính được dễ dàng hơn. Việc nhập vào máy nhanh, đơn giản và ngắn gọn hơn.
Đối với việc giao máy thi công cho các đội công trình, Công ty cũng phải quản lý chặt chẽ hơn làm cơ sở cho việc ghi sổ chính xác chi phí hoạt động của
máy thi công. Công ty nên lập phiếu theo dõi ca xe máy thi công tránh việc sử dụng không hiệu quả máy theo mẫu sau:
PHIẾU THEO DÕI CA XE MÁY THI CÔNG
Từ ngày………. đến ngày……… Tên xe máy: Họ tên người sử dụng: Ngày tháng Đối tượng sử dụng Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Chữ ký bộ phận sử dụng xe, máy
Đối với hệ thống chứng từ trong đánh giá sản phẩm dở dang, Công ty còn sử dụng chứng từ trùng lặp. Hiện tại Công ty sử dụng: biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành có xác nhận của bên A, bảng thanh toán khối lượng thi công hoàn thành, bảng xác định chi phí sản xuất dở dang. Công ty nên đơn giản như sau: Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công ty, chỉ huy công trường, đội xây dựng tổ chức nghiệm thu khối lượng thực tế đã hoàn thành và lập bảng thanh toán khối lượng thi công hoàn thành. Tiếp theo, khi nghiệm thu thanh toán của chủ đầu tư, xác định được khối lượng bên A chấp nhận thanh toán, lập bảng xác định chi phí sản xuất dở dang, bảng này cũng bao hàm nội dung của biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành có xác nhận của bên A. Bảng này được trình bày như sau:
BẢNG XÁC ĐỊNH CHI PHÍ SẢN XUẤT DỞ DANG S T T Hạng mục KL do BCH công trường nghiệm thu nội bộ KL được A chấp nhận thanh toán KL chưa được A chấp nhận thanh toán Đơn giá Chi phí sản xuất dở dang 2.3. Về phương pháp hạch toán
Thứ nhất, Công ty nên sử dụng TK 153 để phản ánh CCDC như giàn giáo, côppha, dao bay… Có rất nhiều CCDC có thời gian sử dụng dài, giá trị sử dụng có thể chưa hết sau khi kết thúc một công trình. Những CCDC này kế toán nên tiến hành phân bổ cho các công trình xây dựng, từ đó có thể giảm bớt chi phí, hạ gía thành sản phẩm.
Khi xuất CCDC có giá trị nhỏ dùng cho sản xuất thi công, kế toán ghi: Nợ TK 627
Có TK 153
Khi xuất CCDC có giá trị tương đối lớn, sử dụng thời gian tương đối dài thì kế toán phản ánh gía trị thực tế CCDC xuất dùng cho sản xuất:
Nợ TK 142(142.1) Có TK 153
Khi phản ánh phân bổ dần giá trị CCDC vào chi phí sản xuất thì kế toán ghi: Nợ TK 627
Có TK 142
Thứ hai, các khoản trích theo tiền lương theo tỷ lệ quy định( 19%) của nhân viên quản lý đội xây dựng, công nhân trực tiếp tham gia xây lắp, công nhân sử dụng máy thi công phải được hạch toán vào TK 627- chi phí sản xuất chung. Khi trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ này, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 627( chi tiết 627.1)
Có TK 338 Hạch toán như vậy mới phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Thứ ba, công ty phải tiến hành trích trước đối với chi phí thiệt hại do ngừng sản xuất trong kế hoạch. Đồng thời Công ty cũng phải tập hợp chi phí thiệt hại ngừng sản xuất ngoài kế hoạch rồi sau đó mới phân bổ vào chi phí các kỳ. Từ đó tránh gây ra sự chênh lệch lớn giữa các báo cáo kế toán các kỳ của doanh nghiệp. Nó cũng giúp Công ty có thể so sánh được hoạt động giữa các kỳ kế toán và nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Kế toán có thể hạch toán theo sơ đồ sau:
TK 152, 334, 338,…. TK 335 TK 622, 627,642 Chi phí ngừng sản xuất Trích trước chi phí ngừng
thực tế trong kế hoạch sản xuất trong kế hoạch
TK 1381 TK 1388, 111… Giá trị bồi thường
Chi phí ngừng sản xuất
thực tế ngoài kế hoạch TK 632, 415 Thiệt hại thực tế
2.4. Về vấn đề tiết kiệm chi phí
Về chi phí vật liệu: vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm( ở Công ty CPXD số 4- Hải Dương chi phí vật liệu chiếm khoảng 65%