*Xây dựng công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ hồ sơ đề tài NCKH là các phương tiện tra tìm hồ sơ nhằm cung cấp cho đối tượng khai thác tài liệu thoả mãn các yêu cầu khai thác nhanh chóng và chính xác. Về cơ bản, công cụ tra cứu thường được sử dụng bao gồm các sổ thống kê tài liệu, các bộ thẻ tra tìm tài liệu và các cơ sở dữ liệu đề tài NCKH.
Hiện nay công cụ tra cứu hồ sơ đề tài chủ yếu là danh mục đề tài được phê duyệt hàng năm. Loại công cụ này phục vụ có hiệu quả khi hồ sơ đề tài được lưu giữ tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH. Tuy nhiên, khi các hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ thì những danh mục này chỉ là một trong những cơ sở để xây dựng các công cụ tra cứu hồ sơ lưu trữ đề tài NCKH.
Như đã phân tích ở trên, khi hồ sơ đề tài được thu về kho và tiến hành các nghiệp vụ lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ xây dựng các sổ thống kê hồ sơ đề tài để phục vụ tra cứu hồ sơ. Ngoài ra, một loại công cụ tra cứu hiệu quả khác có thể được sử dụng là phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đề tài NCKH. Phần mềm này phải có các sản phẩm đầu ra là thông tin về: mục lục các đề tài NCKH được lưu trữ, mục lục các đề tài NCKH theo chuyên đề, mục lục các đề tài NCKH theo tác giả... Cơ sở dữ liệu này phải đảm bảo một số yêu cầu như:
- Lưu trữ toàn bộ thông tin của hồ sơ đề tài
- Có thể cập nhật và chỉnh sửa các thông tin về đề tài trong cơ sở dữ liệu
- Có khả năng chiết xuất thông tin theo các sản phẩm thông tin đầu ra - Đảm bảo khai thác, tra tìm nhanh chóng
- Dễ thao tác, sử dụng, đảm bảo tính bảo mật và an toàn đối với dữ liệu Cơ sở dữ liệu về hồ sơ đề tài NCKH này có thể được xây dựng dựa trên phần mềm quản lý đề tài KHCN do Phòng QLNCKH&ĐTSĐH cập nhật thông tin.
* Xác định trách nhiệm phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
Hiện nay, khi toàn bộ hồ sơ đề tài được lưu giữ tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH thì Phòng có trách nhiệm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuộc Phòng. Cán bộ phụ trách khối hồ sơ đề tài nào thì đồng thời phục vụ luôn các nhu cầu khai thác liên quan đến những hồ sơ đó.
Sau khi đã phân cấp và xác định bộ phận lưu trữ của Trường có trách nhiệm tổ chức lưu trữ hiện hành khối hồ sơ đề tài NCKH thì trách nhiệm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đương nhiên thuộc về bộ phận lưu trữ và các cán bộ lưu trữ. Việc phục vụ khai thác này là công việc quan trọng nhất và là mục đích cuối cùng của lưu trữ hồ sơ đề tài NCKH. Do vậy, Phòng Hành chính - Quản trị cần bố trí nhân lực có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ khai thác có hiệu quả hồ sơ đề tài.
* Xác định đối tƣợng khai thác sử dụng tài liệu
Để có thể phục vụ khai thác tài liệu có hiệu quả, bộ phận lưu trữ cần xác định được các đối tượng và các nhóm nhu cầu mà mình sẽ phục vụ. Căn cứ vào ý nghĩa của tài liệu NCKH có thể tạm xác định một số nhóm đối tượng có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu như sau:
- Các cán bộ quản lý: bao gồm các cán bộ lãnh đạo, các chuyên viên quản lý hoạt động NCKH, quản lý công tác tổ chức cán bộ của Trường. Nhóm đối tượng này có nhu cầu khai thác các thông tin về đề tài để phục vụ hoạt động quản lý như xây dựng các kế hoạch khoa học công nghệ, phục vụ thống kê, lập các báo cáo định kỳ....
- Cán bộ giảng viên; nhóm đối tượng này là chủ thể sản sinh ra tài liệu. Họ có nhu cầu khai thác để phục vụ các mục đích cá nhân như nghiên cứu hồ sơ phục vụ việc triển khai các đề tài nghiên cứu trong việc hệ thống lịch sử nghiên cứu vấn đề trong các công trình đã nghiên cứu có liên quan, kế thừa các tri thức đã có, sử dụng các kết quả nghiên cứu mang tính liên ngành, tránh trùng lặp với những nghiên cứu đã có. Ngoài ra, việc khai thác các hồ sơ đề tài còn phục vụ cho việc biên soạn các giáo trình bài giảng ở các cấp đào tạo. Mặt khác, thông tin từ hồ sơ còn phục vụ cho việc minh chứng cho các hồ sơ đề nghị phong học hàm học vị, xét tặng danh hiệu thi đua của các chủ trì đề tài.
- Sinh viên: hiện nay, nhóm đối tượng này có rất ít nhu cầu khai thác, tuy nhiên khi đã tổ chức lưu trữ tốt các hồ sơ đề tài và có những biện pháp giới thiệu thông tin về đề tài một cách rộng rãi chắc chắn nhóm đối tượng này sẽ tăng lên một cách đáng kể. Nhu cầu khai thác được dự đoán sẽ tập trung vào một số loại cơ bản như: khai thác các công trình NCKH tiêu biểu của sinh viên, các công trình nghiên cứu của các giảng viên phục vụ việc làm tiểu luận, khoá luận tốt nghiệp, các bài tập ...
- Những độc giả khác: nhóm đối tượng này rất rộng rãi, bao gồm các nhà nghiên cứu, cán bộ giảng viên, sinh viên, học viên sau đại học của các đơn vị đào tạo, nghiên cứu khác có nhu cầu khai thác các đề tài nghiên cứu phục vụ các mục đích riêng của mình.
Tóm lại, các đối tượng khai thác sử dụng hồ sơ NCKH rất phong phú với nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Nếu lưu trữ tốt và có những biện pháp thông báo về tài liệu lưu trữ NCKH để các độc giả có thể tiếp cận được thông tin về đề tài thì hiệu quả khai thác sẽ rất lớn.
Muốn vậy, bộ phận lưu trữ cần xây dựng các hình thức giới thiệu tài liệu hiệu quả, phổ biến rộng rãi để nhiều người biết thông tin về khối hồ sơ này. Đồng thời, bộ phận lưu trữ cần tích cực triển khai đồng bộ các
biện pháp tổ chức phục vụ khai thác như xây dựng các loại công cụ tra cứu, mở rộng hình thức phục vụ khai thác đọc tại chõ, mượn về hoặc cung cấp thông tin qua mạng, viết các bài giới thiệu tổng quan, giới thiệu theo chuyên đề...
* Biện pháp tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
Như đã phân tích, tài liệu NCKH được sử dụng vào nhiều mục đích nên các kho lưu trữ của các cơ quan thường áp dụng nhiều hình thức khác nhau, tập trung ở một số hình thức như: khai thác tài liệu tại phòng đọc, thông báo tài liệu lưu trữ, cấp phát bản sao, triển lãm tài liệu, công bố tài liệu....
Các hình thức phục vụ tổ chức khai thác sử dụng cần được đa dạng hóa. Hình thức phòng đọc thường bị giới hạn bởi không gian và thời gian nên những người ở xa và không có thời gian vào giờ hành chính thì khó có thể tiếp cận được tài liệu. Ngày nay, với sự mở rộng hợp tác đào tạo quốc tế, các đối tượng cần nghiên cứu loại tài liệu này càng trở nên phong phú và đa dạng hơn. Vì vậy, các hình thức phục vụ mới như cung cấp thông tin qua hòm thư; cung cấp thông tin qua mạng...sẽ tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nghiên cứu ở bất cứ nơi đâu và trong bất cứ thời điểm nào
Khối tài liệu NCKH có giá trị rất lớn đối với hoạt động quản lý của Nhà trường, hoạt động NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh viên...
Cần tích cực thông báo rộng rãi về tài liệu cho những đối tượng có nhu cầu được biết và có khả năng tiếp cận với tài liệu thông qua các hình thức thông báo tài liệu lưu trữ trên trang Web của Trường, công bố danh mục và tóm tắt nội dung các công trình khoa học đã được nghiệm thu trong tháng, trong năm.
Hiện nay, việc khai thác những hồ sơ này chủ yếu là để phục vụ hoạt động quản lý của bộ phận chức năng và phục vụ cho cá nhân chủ trì
đề tài khi cần tra tìm và sao lại những giấy tờ liên quan đến đề tài mình đã thực hiện nhằm hoàn thiện các hồ sơ thi đua khen thưởng, phong học hàm giáo sư và phó giáo sư, phong các danh hiệu Nhà giáo nhân dân, Nhà giáo ưu tú... Việc khai thác nhóm tài liệu này cho mục đích nghiên cứu khoa học còn rất hạn chế. Hầu như rất ít cán bộ, giảng viên, sinh viên và các nhà nghiên cứu khai thác hồ sơ đề tài phục vụ cho hoạt động nghiên cứu. Thực tế này xuất phát từ chỗ họ không biết đến những tài liệu này, không biết chúng được lưu tại đâu, thủ tục khai thác ra sao. Cán bộ trong trường đã vậy, các đối tượng độc giả ngoài trường còn không hề biết đến. Trong hơn mười năm qua, những thông tin lưu trữ trong các hồ sơ không hề phục vụ cho bất kỳ đối tượng nào ngoài trường. Điều này dẫn đến sự lãng phí tiền bạc, trí tuệ của các nhà khoa học khi công trình mà họ tâm huyết, say mê nghiên cứu khi hoàn thiện xong, được giải ngân thì coi như cũng kết thúc. Công trình được bó gói và cất vào tủ, khả năng xã hội hóa, nhiều người biết đến rất hạn chế. Nếu chủ trì đề tài nào kết hợp được việc nghiên cứu với xuất bản giáo trình, bài giảng, các sách tham khảo, chuyên khảo hoặc các bài viết công bố trên các tạp chí ngành thì công trình nghiên cứu còn được phát huy giá trị. Tuy nhiên hầu như phần lớn các công trình được cất kín trong tủ của cán bộ quản lý khoa học khiến cho giá trị của chất xám bị lãng phí.
Ngoài ra, việc lưu trữ những tài liệu này không thực hiện đúng người, đúng chỗ nên cũng gây khó khăn cho hoạt động quản lý. Do chưa có sự quản lý chặt chẽ nên nếu có yêu cầu cần thống kê các thông tin liên quan đến đề tài thì phải mất rất nhiều thời gian và công sức để tra tìm thông tin, đôi khi còn cho những thông tin không chính xác.
Do vậy yêu cầu cấp thiết là cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ NCKH nhằm cung cấp thông tin về đề tài một cách chính xác và nhanh chóng. Phải thiết kế
phần mềm ứng dụng có thể lưu trữ thông tin toàn văn của đề tài nhằm phục vụ các đối tượng có nhu cầu khai thác toàn văn các công trình nghiên cứu.
Một biện pháp hiệu quả đối với phục vụ khai thác tài liệu NCKH là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dưng cơ sở dữ liệu thông tin tài liệu NCKH.
Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ khiến cho các phương tiện lưu trữ thông tin rất phong phú. Kết quả của mỗi công trình nghiên cứu khoa học không chỉ có tài liệu được chế bản vi tính mà còn được lưu trữ trong các đĩa mềm, đĩa CD hoặc các phương tiện ghi tin điện tử khác. Do vậy, những người có nhu cầu sử dụng không những có thể tiếp cận trực tiếp tài liệu giấy mà còn có thể được sử dụng kết quả nghiên cứu dưới dạng tài liệu điện tử. Tuy nhiên, để có thể sử dụng kết quả nghiên cứu khoa học dưới dạng điện tử, cần phải xây dựng thêm những quy định chặt chẽ hơn nữa.
Việc tra tìm thông tin về các đề tài nghiên cứu khoa học sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nếu như hệ thống cơ sở dữ liệu được chuẩn bị tốt. Người có nhu cầu sử dụng có thể tra tìm theo những trường thông tin khác nhau như theo tên tác giả, tên đề tài, vấn đề nghiên cứu, năm nghiên cứu, chất lượng của đề tài…
Tóm lại, biện pháp tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu NCKH có nhiều, song trước mắt, bộ phận lưu trữ của Trường cần tập trung vào các biện pháp chính: phục vụ đọc tại chỗ, cho mượn tài liệu, cấp phát bản sao tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin lưu trữ về hồ sơ đề tài, đẩy mạnh thông báo và giới thiệu về thông tin đề tài trên trang Web của trường và của Đại học Quốc gia Hà Nội, tổ chức các buổi triển lãm tài liệu.