Xác định trách nhiệm quản lý tài liệu
Như đã nêu ở trên, trách nhiệm quản lý tài liệu NCKH ở giai đoạn văn thư là nhiệm vụ của Phòng QLNCKH&ĐTSĐH. Điều này là hoàn toàn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng chức năng và phù hợp với các quy định quản lý hoạt động NCKH của cơ quan quản lý ngành (Bộ Khoa học và Công nghệ) và đơn vị chủ quản (Đại học Quốc gia Hà Nội). Ở giai đoạn này, Phòng đã làm tốt chức năng của mình trong vấn đề quản lý hồ sơ đề tài từ việc thu thập, bổ sung tài liệu, lưu giữ và tổ chức khai thác sử dụng phục vụ các mục đích của hoạt động quản lý của Trường nói chung và phục vụ các nhu cầu cá nhân cán bộ, giảng viên, sinh viên...
Vấn đề cần giải quyết trước mắt là việc xác định đơn vị nào của Trường có chức năng lưu trữ những hồ sơ đề tài này sau khi kết thúc giai đoạn văn thư nhằm chấm dứt tình trạng lưu giữ hồ sơ đề tài năm này qua năm khác tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH. Mặt khác, trong thực tế khối lượng hồ sơ đề tài tăng gần 100 hồ sơ mỗi năm đã đặt ra tình trạng quá tải cho Phòng QLNCKH&ĐTSĐH. Nếu không nhanh chóng xác định rõ lưu trữ cơ quan phải là đơn vị có trách nhiệm thu thập, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ đề tài sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ quản lý NCKH sẽ phải làm công việc của cán bộ lưu trữ, sẽ phân loại, bảo quản và phục vụ các nhu cầu khai thác tài liệu. Điều này gây ảnh hưởng đến sự chuyên môn hóa trong hoạt động của cán bộ, dẫn đến sự chồng chéo trong việc thực thi nhiệm vụ của viên chức.
Theo chúng tôi, căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước và các cơ quan quản lý lưu trữ, bộ phận lưu trữ của Trường phải có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đề tài NCKH do Phòng QLNCKH&ĐTSĐH giao
nộp. Thời gian giao nộp được xác định dựa trên những đặc thù riêng của tài liệu, bao gồm thời gian thực hiện đề tài, cấp độ đề tài...
Căn cứ vào những vấn đề lý luận và sau khi nghiên cứu tình hình thực tế hoạt động triển khai NCKH của Trường, chúng tôi dự kiến thời gian giao nộp hồ sơ đề tài NCKH vào lưu trữ cơ quan là 1 năm sau khi đề tài được nghiệm thu. Sở dĩ chúng tôi đưa ra mốc thời gian như vậy bởi vì theo Nghị định 110/2004/-CP của Chính phủ có quy định thời hạn giao nộp tài liệu NCKH vào lưu trữ hiện hành "sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức". Do vậy, hồ sơ đề tài được đảm bảo thu thập bổ sung đầy đủ theo trình tự hình thành, triển khai nghiên cứu và nghiệm thu của đề tài. Thời hạn lưu giữ 01 năm tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH là hoàn toàn phù hợp. Thời hạn này được áp dụng cho hồ sơ của tất cả các cấp độ đề tài, từ đề tài cấp cơ sở, đề tài cấp Đại học Quốc gia, đề tài trọng điểm, đề tài đặc biệt.
Phòng QLNCKH&ĐTSĐH có trách nhiệm thu thập toàn bộ tài liệu liên quan đến đề tài sau khi nghiệm thu và hồ sơ của từng đề tài phải hoàn chỉnh khi giao nộp vào lưu trữ. Giai đoạn tiếp theo, hồ sơ các đề tài NCKH sẽ do bộ phận lưu trữ của Trường quản lý.
Gắn liền với việc xác định trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đề tài, Trường cần xây dựng bản quy chế về công tác lưu trữ nói chung và có những điều khoản quy định cụ thể đối với lưu trữ tài liệu NCKH.
Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu NCKH * Nghiệp vụ thu thập, bổ sung
Thực trạng lưu trữ tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV đã khẳng định yêu cầu cấp thiết là phải thu thập, bổ sung khối hồ sơ đề tài NCKH hiện đang bảo quản tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH để đưa vào lưu trữ hiện hành. Việc thu thập, bổ sung tài liệu NCKH của Trường ĐH
KHXH&NV có thể thực hiện dựa trên các cơ sở pháp lý: Bộ Luật Dân sự, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia...
Tại Điều 747 của Bộ Luật Dân sự của nước CHXHCN Việt Nam quy định một trong các loại hình tác phẩm được bảo vệ là các công trình khoa học. Điều này đồng nghĩa với việc những tài liệu NCKH của các trường đại học nói chung cũng như Trường ĐH KHXH&NV nói riêng được pháp luật bảo vệ. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các trường đại học là thành phần quan trọng trong Phông Lưu trữ Quốc gia, là một trong những di sản quý báu về nhiều phương diện kinh tế, khoa học, văn hóa...
Tại Điều 27 của Pháp lệnh cũng quy định cơ quan, tổ chức trong phạm vị nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ và những quy định về thu thập, quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ của cơ quan được nêu rõ tại Điều 11 và Điều 15 của Pháp lệnh.
Nhằm mục đích bảo vệ an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu NCKH đáp ứng yêu cầu quản lý, đáp ứng nhu cầu của xã hội. bộ phận lưu trữ của Trường ĐH KHXH&NV có đủ thẩm quyền thực hiện việc thu thập và quản lý toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động khoa học của Nhà trường. Việc thu thập cần được tiến hành đối với những hồ sơ đề tài NCKH từ năm 1996 đến nay và đối với những hồ sơ hình thành trong thời gian tới. Nếu Nhà trường xây dựng được quy chế thu thập và tạo được nền nếp trong công tác giao nộp tài liệu sẽ góp phần từng bước tập trung quản lý thống nhất các hồ sơ lưu trữ NCKH của Trường.
Việc thu thập bổ sung tài liệu NCKH có thể tạm phân chia thành hai giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là trong quá trình triển khai, nghiệm thu đề tài, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH có trách nhiệm thu thập đầy đủ tài liệu liên quan đến đề tài chậm nhất là 30 ngày sau khi công trình chính thức
được nghiệm thu. Trên cơ sở các tài liệu đã có gồm phiếu đăng ký, bản thuyết minh đề tài; quyết định giao đề tài hoặc bổ nhiệm chủ trì đề tài, hợp đồng triển khai nghiên cứu; công văn và quyết định liên quan đến nghiệm thu công trình; sản phẩm nghiên cứu; chuyên viên quản lý có trách nhiệm thu thập đầy đủ các tài liệu liên quan đến nghiệm thu đề tài như biên bản họp Hội đồng, phiếu đánh giá, công trình đã chỉn sửa theo ý kiến Hội đồng (nếu có)... Hồ sơ sau khi được thu thập cần đảm bảo tính hoàn chỉnh của hồ sơ, phản ánh được quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của công trình nghiên cứu.
Giai đoạn thứ hai là thu thập hồ sơ đề tài NCKH vào lưu trữ hiện hành. Sau một năm kể từ khi công trình được nghiệm thu, những hồ sơ này được giao nộp cho bộ phận lưu trữ của cơ quan. Lưu trữ hiện hành chỉ thu hồ sơ đề tài vào lưu trữ khi hồ sơ đã có đầy đủ thành phần tài liệu theo quy định.
* Nghiệp vụ phân loại tài liệu
Về mặt lý thuyết, phân loại tài liệu là căn cứ vào những đặc trưng của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm để tạo điều kiện cho bảo quản, thống kê, tra tìm và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Trên thực tế, nếu nghiệp vụ phân loại được làm tốt thì sẽ tạo tiền đề thuận lợi cho mọi nghiệp vụ khác. Do vậy, đây là một mắt xích quan trọng không thể thiếu đối với công tác lưu trữ tài liệu NCKH.
Tiến hành phân loại tài liệu NCKH có tác dụng quan trọng trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu, giải quyết triệt để tình trạng bó gói các công trình NCKH, chuẩn bị tốt cho việc xã hội hóa các tri thức về khoa học công nghệ, phục vụ cho sự nghiệp giáo dục đào tạo của Trường nói riêng và phục vụ cho sự phát triển của đất nước nói chung.
Nếu thực hiện phân loại thì mới có thể xác định giá trị tài liệu đưa vào lưu trữ, từ đó lựa chọn được những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
Ngoài ra, nếu thực hiện tốt việc phân loại tài liệu sẽ phục vụ thiết thực cho tra tìm tài liệu nhanh chóng.
Việc phân loại khối hồ sơ đề tài NCKH được thực hiện tại hai bộ phận, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH và bộ phận lưu trữ của trường.
Theo chúng tôi, tại Phòng QLNCKH&ĐTSĐH, việc phân loại chỉ mang tính chất tạm thời nhằm phục vụ việc quản lý tài liệu ở giai đoạn văn thư. Tại đây, hồ sơ đề tài được phân loại theo phương án sau: Năm - Cấp độ đề tài - Mã số đề tài.
Tại bộ phận lưu trữ, khối tài liệu NCKH của Trường dự kiến vẫn được phân loại theo phương án: Năm - Cấp độ đề tài - Mã số đề tài.
Tài liệu được chia thành các nhóm lớn theo năm, sau đó chia theo cấp độ đề tài
- Nhóm 1: Hồ sơ đề tài cấp Nhà nước (KX)
- Nhóm 2: Hồ sơ đề tài trọng điểm cấp Đại học Quốc gia (QGTĐ) - Nhóm 3: Hồ sơ đề tài đặc biệt cấp Đại học Quốc gia (QGĐB) - Nhóm 4: Hồ sơ đề tài cấp Đại học Quốc gia (QX)
- Nhóm 5: Hồ sơ đề tài cấp Trường (T)
- Nhóm 6: Hồ sơ đề tài NCKH của sinh viên dự thi giải cấp Trường, cấp Bộ
Trong mỗi nhóm, hồ sơ đề tài được phân chia thành các đơn vị bảo quản theo thứ tự trong mã số của đề tài.
Sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ:
Hồ sơ lưu trữ tài liệu NCKH có đặc điểm riêng là toàn bộ hồ sơ được hình thành trong quá trình đăng ký, phê duyệt, triển khai nghiên cứu
và nghiệm thu đề tài, được cán bộ quản lý NCKH thu thập đầy đủ và sắp xếp theo trật tự nhất định. Các văn bản trong một hồ sơ bao gồm:
- Phiếu đăng ký đề tài
- Quyết định phê duyệt và giao đề tài - Hợp đồng nghiên cứu
- Công văn của cấp quản lý có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài
- Báo cáo quá trình thực hiện đề tài
- Tóm tắt kết quả nghiên cứu (tiếng Việt và tiếng Anh) - Báo cáo tổng quan của đề tài
- Các bài báo công bố liên quan đến đề tài - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu
- Các bản nhận xét của phản biện và các thành viên khác trong Hội đồng (nếu có)
- Phiếu đánh giá kết quả nghiên cứu của đề tài - Biên bản họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu
- Các tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực hiện đề tài, đơn đề nghị thay đổi nội dung nghiên cứu của đề tài…)
*Nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu
Trên thực tế, những tài liệu được sản sinh ra đều mang những giá trị nhất định. Để có thể lựa chọn được những tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ chúng ta phải tiến hành xác định giá trị của tài liệu hay còn gọi là đánh giá giá trị của tài liệu.
Trong Từ điển Thuật ngữ lưu trữ được xuất bản năm 1988 của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế có định nghĩa: “Đánh giá tài liệu là một chức năng
cơ bản của công tác lưu trữ nhằm quyết định số phận cuối cùng của tài liệu dựa vào giá trị lưu trữ của chúng”.
Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam có nêu xác định giá trị tài liệu là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên tắc tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và loại huỷ những tài liệu không có giá trị.
Đối với loại hình tài liệu NCKH trước khi đưa vào lưu trữ cũng cần thiết phải được tiến hành xác định giá trị. Tuy nhiên, do tài liệu NCKH có những đặc thù riêng được quy định trong quá trình hình thành tài liệu cũng như tính chất của tài liêu nên không thể áp dụng những tiêu chuẩn hay phương pháp xác định giá trị thông thường như đối với tài liệu hành chính.
Trước hết, về mặt thành phần tài liệu, những tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH đều được hình thành dựa trên các bước của quy trình đề xuất, xét duyệt, triển khai và nghiệm thu đề tài. Bản thân quy trình này rất chặt chẽ nên các tài liệu hình thành nên có giá trị cao về mặt pháp lý, thông tin trong tài liệu đảm bảo chính xác và không trùng lặp. Mặt khác, mỗi đề tài NCKH đều đã được đánh giá thông qua Hội đồng nghiệm thu đề tài. Mỗi báo cáo tổng quan về công trình nghiên cứu đều phải đảm bảo chất lượng về nội dung và hình thức theo những quy chuẩn của hoạt động NCKH. Nếu công trình nào không đảm bảo chất lượng sẽ không được nghiệm thu hoặc có trường hợp chỉ được thông qua sau khi sửa chữa theo ý kiến đóng góp của Hội đồng. Do vậy, hầu như toàn bộ tài liệu của một hồ sơ NCKH được giữ lại toàn bộ kể từ khi chủ trì đề tài hoàn tất các văn bản cần nộp theo quy định sau khi nghiệm thu đề tài.
Mặt khác, chúng ta cũng không thể xác định giá trị của hồ sơ đề tài NCKH dựa trên cấp độ đề tài vì không thể đánh giá được rằng đề tài ở cấp độ cao thì có giá trị khoa học hơn đề tài ở cấp độ thấp hơn. Cụ thể là đề tài trọng điểm có giá trị hơn đề tài đặc biệt hoặc đề tài cấp Đại học Quốc gia có giá trị hơn đề tài cấp Trường. Mặc dù, mức độ và quy mô
của các loại hình đề tài này là khác nhau, song bất kỳ đề tài nào cũng đều phải được thực hiện nghiêm túc, đạt những quy chuẩn về mặt nghiên cứu khoa học. Có chăng chỉ khác nhau về phạm vi nghiên cứu còn chất lượng khoa học thì khó có thể xác định đề tài nào tốt hơn. Do vậy, tiêu chuẩn cấp độ đề tài chỉ là một yếu tố để xác định đề tài nào cần đưa vào lưu trữ và đề tài nào cần loại huỷ.
Ngoài ra, trong số những đề tài NCKH của Trường ĐH KHXH&NV còn có những đề tài NCKH của sinh viên. Những đề tài này cần được xác định giá trị và xác định thời hạn bảo quản. Theo chúng tôi, đối với các công trình NCKH của sinh viên chỉ cần giữ lại những công trình có giá trị khoa học tiêu biểu.
Trên thực tế, hiện nay tất cả các hồ sơ đề tài NCKH và công trình NCKH của sinh viên đều được lưu giữ toàn bộ từ hồ sơ đến từng tài liệu bên trong hồ sơ. Cũng do đặc điểm riêng của loại hình tài liệu này là gắn với chủ trì đề tài nên thời hạn bảo quản không được quy định.
Kết quả của công tác xác định giá trị là bảo quản một khối lượng tài liệu tối thiểu nhưng phải chứa đựng một lượng thông tin tối đa nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Để tránh tình trạng các công trình nghiên cứu khoa học có giá trị khác nhau lại bảo quản cùng một thời gian, một địa điểm, khi xác định giá trị các tài liệu nghiên cứu khoa học cần tôn trọng các nguyên tắc và tiêu chuẩn chung trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Theo chúng tôi, do tài liệu nghiên cứu khoa học có những đặc điểm riêng và có giá trị về nhiều mặt nên khi xác định giá trị cần xem xét những tiêu chuẩn riêng như:
+ Tiêu chuẩn hiệu quả kinh tế: kết quả nghiên cứu của công trình đó phải là những phát minh, cải tiến kỹ thuật đem lại hiệu quả kinh tế cao trong lao động sản xuất, cụ thể là hiệu quả cho hoạt động đào tạo của Trường và hiệu quả đối với xã hội.