đánh đấu những cồhg việc cần ưu tiến làm trước. Áp dụng
cách chia cật khống những có thể giúp bạn nhïn bao quát tất cả các công việc, mà còn giúp bạn tập hợp các công
việc theo từng loại. Ví dụ bạn cần gọi vài cuộc điện thoại,
bạn chỉ cần sắp xếp công việc gọi điện thoại trong thời gian nghỉ ngơi. Ví dụ bạn có vài bưu phẩm cần gửi đi, bạn nên dành một ít thời gian để chuẩn bị chúng, hoặc bạn có vài bức thư cần hoàn tất, bạn nên dành một khoảng thời gian để viết một mạch chọ xong.
Mỗi ngày xem lại bảng chỉ tiết một lần, .cố gắng hoàn
tất những công việc trong ngày hôm đó, như vậy chúng sẽ. không. tích tụ lại và không bị những trang khác đè lên, làm chúng dễ bị lãng quên. Song, việc giới hạn bảng chỉ
tiết trong phạm vi kế hoạch ngắn hạn có nghĩa là: không nên đưa những công việc được để cập đến hơn một lần
vào trong bảng chi tiết. Những công việc như vậy sẽ rơi vào một trong hai loại: hoặc là chúng không thuộc loại.
khẩn cấp, như vậy chúng phải được đưa vào hàng ngũ của
các mục tiêu dài hạn, chứ không nên liệt kê chúng vào bảng chi tiết; hoặc là bạn nên tạm gác chúng sang một bên, như vậy bạn buộc phải lựa chọn hoặc là từ bỏ chúng hoặc là thực hiện chúng ngay,
Lên kế hoạch tự bỏo vệ mình
Công việc bị gián đoạn không những làm mất thời gian, mà việc tiếp tục lại công việc bị gián đoạn lại càng
mất: thời gian hơn. Tuy một số công việc nào đó buộc bạn phải làm như vậy, nhưng cũng có. rất nhiều công việc
khác lại không buộc bạn;phải làm như thế, khí bạn tự bảo vệ mình để khỏi sa,lây vào những công:việc không cần:
90 Quản lý thời gian
thấy bị cắn rút. Nếu bạn có thư ký giúp việc, trong những lúc bạn rảnh hoặc không, anh ấy hoặc cô ấy cũng sẽ giúp
bạn tiếp điện thoại, nhưng trong tình huống thư ký đi vắng, bạn nên công bố thời gian biểu của mình, cho những người muốn liên hệ với bạn biết thời gian nào họ không
cần hẹn trước mà vẫn có thể gặp được bạn, đối với việc
sắp xếp thời gian như vậy, bạn nên rộng rãi một chút,
nếu quá khắc khe với họ, điều này không những có vẻ
không công bằng đối với những công việc khác, mà còn có
thể làm cho công việc trở nên chồng chất đến lúc người ta muốn liên hệ với bạn, đến lúc đó bạn sẽ cầm thấy rối
như tơ vò mà thôi.
Mục đích dùng cách này phân chia thời lượng như thế
này là để phân loại công việc. Đa số những người khác sẽ . tôn trọng cách làm của bạn, và phối HP với bạn. Khi họ
nghẹ bạn nhã nhặn nói với họ rằng: "quý vị đến không
được đúng lúc cho lắm" và để nghị họ đến vào lần sau như
trong lịch hẹn, thì sẽ không có một người nào đến sai hẹn trách móc bạn đâu.
Lên kế hoạch giảm bớt công việc giốy tờ
Một phần vấn đề tôn tại là: eon người rất ít chú ý đến giá trị của những tờ giấy cây cối dùng để sản xuất giấy. Với tư cách là một người làm nghề cầm bút, trong ký ức
cửa tôi, tôi rất thích nâng níu và trân trọng các tờ giấy. Đồng thời tôi cũng có thể tưởng tượng ra rằng, một họa sĩ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sẽ rất thích nâng nu giá vẽ của mình, vì thế tôi quả thực cảm thấy đau lòng khi nhìn thấy trong công việc (tôi Không hói đến trong cuộc sống) lại có quá nhiều giấy được dùng để viết đẩy những câu nói rỗng tuếch:và vô
Chương 4: Bạn và nhiệm vụ cửa bạn. 91 tích sự. Về vấn đề này, tôi sẽ nói rõ-hơn ở chương sáu khi
bàn về mối giao thiệp giữa các đổng nghiệp với nhau,
Song, đối với một.người biết cách quản lý thời gian chính
xác, dù có ở bất kỳ hoàn cảnh nào, anh ta cũng cân cố gắng giảm bớt mối quan tâm về các giấy tờ không cần thiết và sự bừa bộn do công việc văn thư mang lại.
“Trong cuộc sống nghề nghiệp của tôi, tôi không thể không thừa nhận lắm lúc tôi đã vứt bỏ những tài liệu quan
trọng, trong khi những người xung quanh tôi lại huênh hoang lấy những tài liệu đó từ trong cặp ra trước mắt tôi.. Nhưng tâm trạng khoan khoái khi vứt bỏ từng xấp tài liệu
vô dụng vào sọt giấy đủ để bù lấp lại sự sơ xuất đó. Để xử
lý công việc soạn thảo văn bản một cách có hiệu quả, có phương châm rõ ràng là rất quạn trọng, một trong những
cách có hiệu quả là thiết lập một trình tự cố định để xử lý mỗi một văn bản đã được phân loại, ví đụ:
Biên bản: gbì lại bất kỳ những thông tin nào quan
trọng trong biên bản như ngày tháng và những sự kiện vào
trong sổ tay, như vậy bạn có thể vứt bỏ 90% biên bản. Những cuốn sổ nhỏ: vứt bỗ những cuốn sổ nhỏ không
có liên quan, hoặc mang chúng phân phát cho đồng nghiệp
để sử dụng vào những mục đích khác, đừng vì sự hiếu kỳ.
táy máy mà xem chúng qua một lượt.
Bảng điêu tra: sau khi đã thể hiện sự trân trọng của mình đối với nhân viên điều tra bằng cách lắng nghe họ
trình bày xong thì bạn nên vứt bỏ những bảng điểu tra
đó. Nếu quả là bạn muốn điển vào những bảng điều tra đó, thì hoặc.là bạn lập tức, điển cho xong, hoặc là mang về nhà và điển ngay vào buổi tối hôm đó. Đừng chỉ vì
92 Quản lý thời gian
trộn. vào những tài liệu văn bản của bạn, nổ 'sẽ mang lại nhiều phiền phức cho bạn Sau. này.
Thư từ: để những cánh thiệp thăm hỏi và những bức thư với nét chữ rồng bay phượng múa vào trong một chiết
khay xử lý thư từ hằng ngày, ghỉ lại những thông tin và
địa chỉ cần thiết, sau đó vút đệ đi ngoại trừ những
bức thư cần lưu trữ vào file hồ sơ. Đối với những bức thư cần hồi âm “khẩn cấp, đừng để chứng bị chôn vùi dưới Khay hồ sơ đến, khi hồi âm, bạn cẩn phải viết một cách
rõ ràng và trực tiếp. Nếu người nhận thư của bạn lưôn than vấn rằng mình chưa bao giờ nhận được những 1á thư
quan trợng, thì bản hãy gửi bằng thư bảo đầm cho họ (nhưng dù thế nào thì cũng phải viết ngày gửi thư và họ tên người nhận thư vào tong sổ tay).
Bản báo cáo: riếu bản báo cáo rất quan trọng thì bạn hãy đán một mảnh stick lên trên nó, trên mảnh stiek này, bạn hãy để chữ "khẩn", sau đó bạn hãy dùng lời của
mình tóm' tắt quan điểm chú yếu tủa bẩn báo cáo và viết
lên mảnh stiek đó; nếu nội dung quá đài, bạn có thể nêu ra những trang đó nội dung chú yếu. Nếu bản báo cáo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
không tuân trọng và chẳng có tác dụng gì đối với bạn và các đồng nghiệp, thì bạn đừng nuối tiếc và hãy thẳng tay vứt chúng vào sọt giấy.
Tạp chí: chú ý những bài viết mà bạn cân đọc, đán một mẩnH stick lấn trang bìa và ghỉ rõ số trang của bài viết đó, sau đó để chúng sang một bên, đợi đến khi nào bạn
cho là thích hợp thì mới đọc. Bạn đừng nên đọc ngay, trừ
khi bạn muốn hy sinh thời gian cả một buổi sáng để đọc. Sếp xếp lịch trình cuộc họp: chú ý những mục bạn cần chuẩn bị trước, đồng thời nên nhanh chóng Bất tay vào
Chương 4: Bạn và nhiệm vụ của bạn 98 chuẩn bị, đừng đợi đến trước cuộc họp một ngày mới, bắt đâu chuẩn bị. Nhất định bạn phải ghỉ thời gian triệu tập
cuộc họp vào trong sổ tay.
.Biên. bẳn: cuộc Hep đọc qua một. lượt, sau đó lập: tức
-cho :khư ký biết về những vấn để.không chính xác và
chúng có thể phát sinh rắc rối.sawnày, và những vấn đề
bạn: muốn đưa vào,chương: trình.nghị sự lần: sau; sau đó lưu trữ chúng lại.
4.2.3 Thiết bị văn phòng
Một trong những công cụ hỗ trợ tốt nhất cho việc soạn thảo và xử lý văn bản tất nhiên là phải nói đến máy vì
tính. Tôi thường chủ “trương những người chuyển. nghiệp không những phải học được cách sử đụng ví tính, mà còn
phải học kỹ năng đánh máy để iâng dẫn năng suất công `