Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

b. Nhóm tài khoản kế toán phản ánh doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu

1.1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Cơ câu tổ chức bộ máy kế toán...115 ...115

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...115

Nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán...115 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty...116

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thức vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Kỳ kế toán là một năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ là VNĐ. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ). Trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo Công ty sử dụng theo đúng quy định theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC. Công ty chỉ lập báo cáo tài chính năm, không lập báo cáo tài chính giữa niên độ...116

Công ty ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung trên máy vi tính có sử dụng phần mềm kế toán. Hiện tại, phòng kế toán của Công ty cổ phần Nhựa Thăng Long được trang bị 4 máy tính để bàn có kết nối Internet và kết nối với mạng nội bộ Công ty. Việc hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty đều được thực hiện trên máy vi tính. Các máy vi tính của phòng đều được cài đặt phần mềm kế toán Misa sme.net 2010.R52 Enterprise. Dữ liệu máy chủ được cài tại máy vi tính của kế toán trưởng và có kết nối đến các máy còn lại trong phòng thông qua mạng nội bộ. Để bảo mật thông tin, kế toán của Công ty có sử dụng mật khẩu để truy cập vào phần mềm, tuy nhiên mật khẩu này được dùng chung cho toàn bộ các máy vi tính trong phòng kế toán. Các máy tính không có cài đặt khóa để bảo vệ..116 Chứng từ sử dụng...118

Để kế toán bán hàng và ghi nhận khoản phải thu khách hàng, kế toán của Công ty sử dụng những chứng từ sau: Hợp đồng kinh tế, lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác như báo cáo hàng xuất,…...118

Tài khoản kế toán sử dụng...118

Để kế toán bán hàng và ghi nhận phải thu khách hàng, kế toán Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi tiết TK 5111; TK 131 – Phải thu khách hàng; TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, chi tiết TK 33311; TK 632 – Giá vốn hàng bán; TK 155 – Thành phẩm.118 Trình tự kế toán bán hàng và ghi nhận khoản phải thu ...118

Khi đến thời hạn giao hàng theo quy định của từng hợp đồng kinh tế cụ thể đã ký với khách hàng, nhân viên phòng kế hoạch đầu tư và phát triển thị trường lập lệnh xuất hàng (3 liên) có xét duyệt của trưởng bộ phận, một liên được gửi tới phòng cung ứng vật tư, một liên được gửi tới phòng kế toán. Tại phòng CƯVT, thủ kho tiến hành thủ tục xuất kho thành phẩm, ghi thẻ kho. Tại phòng kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán sau đó in phiếu xuất kho (3 liên) và hóa đơn GTGT (3 liên). Các chứng từ này được chuyển đến cho lãnh đạo để xét duyệt. Sau đó, liên 2 của hóa đơn GTGT được chuyển trực tiếp cho khách hàng hoặc chuyển qua đường chuyển phát nhanh. Cả 3 liên của phiếu xuất kho được giao cho thủ kho. Thủ kho ký xác nhận vào cả 3 liên của phiếu xuất sau đó làm thủ tục ra cổng cho khách. Tại cổng, bảo vệ tiến hành kiểm tra hàng lần cuối và xác nhận vào cả 3 liên của phiếu xuất kho. 1 liên của phiếu xuất kho được giao cho khách. 2 liên còn lại được gửi trả lại cho thủ kho và kế toán mỗi nơi một liên để lưu theo số thứ tự (lưu đồ luân chuyển chứng từ trình bày ở phần mục lục)...118

Xét nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại Công ty trong tháng 2 năm 2012 thông qua lệnh xuất hàng sau:...119

Biểu 2.1: (Trích) Lệnh xuất hàng...119

Căn cứ vào lệnh xuất hàng, kế toán truy xuất vào phân hệ Bán hàng, chọn bán hàng chưa thu tiền và tiến hành nhập liệu cho phần Hóa đơn và phần Phiếu xuất.120 ...120

Giao diện 2.1: Bán hàng chưa thu tiền...120 Tiếp theo kế toán tiến hành in phiếu xuất kho (3liên) và hóa đơn GTGT (3 liên). ...120 Biểu 2.2: (Trích) Phiếu xuất kho số 00049...121 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...121 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...121 Mẫu số: 02-VT...121 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) ...121 PHIẾU XUẤT KHO...121 Ngày 20 tháng 02 năm 2012...121 Nợ: 632...121

PX 00049...121 Có: 155...121 Họ tên người nhận hàng: Tổng công ty Bia rượu NGK Hà Nội...121 Địa chỉ (bộ phận): Số 183 Hoàng Hoa Thám, Ba Đình, Hà Nội...121 Lý do xuất: Xuất bán...121

Xuất tại kho (ngăn lô) : Thành phẩm Địa điểm ………...121

STT...121 Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa121 Mã số...121 Đơn vị tính...121 Số lượng...121 Đơn giá...121 Thành tiền...121 Yêu cầu...121 Thực xuất...121 A...121 B...121 C...121 D...121 1...121 2...121 3...121 4...121 1...121 Két nhựa 20 chai in Hà Nội...121 HN20c in...121 cái...121 5500...121 Cộng...121

Tổng số tiền (Viết bằng chữ)

Số chứng từ gốc kèm theo ………...121

Ngày 20 tháng 02 năm 2012...121 Người lập phiếu...121 (Ký, họ tên)...121 Người nhận hàng...121 (Ký, họ tên)...121 Thủ kho...121 (Ký, họ tên)...121 TP. CƯVT...121 (Ký, họ tên)...121 Thủ trưởng đơn vị...121 (Ký, họ tên, đóng dấu)...122 Nguyễn Thị Thu Hà...122 Nguyễn Anh Sơn...122 Nguyễn Thị Xuyên...122 Nguyễn Thị Thu Thủy...122 Kế toán trưởng...122 Vũ Thị Hương...123 Biểu 2.3: (Trích) Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000327...124

Sau khi kế toán quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ trích lọc các thông tin cốt lõi như diễn giải, số hiệu tài khoản, số tiền, để ghi sổ nhật ký chung...125

Biểu 2.4: (Trích) Sổ nhật ký chung...125 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...125 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...125 20/02/2012...125 20/02/2012...125 20/02/2012...125 20/02/2012...125 20/02/2012...125 20/02/2012...125

20/02/2012...125 PX00049...125 20/02/2012...125 Két 20 chai in Hà Nội...125 20/02/2012...125 PX00049...125 20/02/2012...125 Két 20 chai in Hà Nội...125 ……...125 19/03/2012...125 19/03/2012...125 19/03/2012...125 19/03/2012...125 ……...125 Biểu 2.5: (Trích) Sổ chi tiết bán hàng sản phẩm két nhựa 20 chai in Hà Nội127 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...127 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...127 SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG...127 Quý I năm 2012...127 Tên sản phẩm: Két nhựa 20 chai in Hà Nội...127 Ngày, tháng ghi sổ...127 Chứng từ...127 Diễn giải...127 TK đối ứng...127 Doanh thu...127 Các khoản tính trừ...127 Số hiệu...127 Ngày, tháng...127 Số lượng...127 Đơn giá...127 Thành tiền...127 Thuế...127

Khác (521, 531, 532)...127 A...127 B...127 C...127 D...127 E...127 1...127 2...127 3...127 4...127 5...127 20/02...127 0000327...127 20/02...127 Bán két 20 chai in Hà Nội...127 131...127 5.500...127 69.262...127 380.941.000...127 …...127 Cộng phát sinh...127 Doanh thu thuần...127 Giá vốn hàng bán...127 Lãi gộp...127 Người ghi sổ...127 (Ký, họ tên)...128 Nguyễn Thị Thu Hà...128 Ngày … tháng…. Năm……...127 Kế toán trưởng...127 (Ký, họ tên)...127 Vũ Thị Hương...128

Biểu 2.6: (Trích) Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Tổng công ty Bia rượu NGK Hà Nội)...128

Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...128 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...128 20/02...128 0000327...128 20/02...128 Bán két 20 chai in Hà Nội...128 5111...128 20/02...128 380.941.000...128 20/02...128 0000327...128 20/02...128 …...128 …...128 …...128 …...128 …...128 …...128 …...128 …...128 Biểu 2.7: (Trích) Sổ cái tài khoản 511...130 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...130 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...130 20/02/2012...130 20/02/2012...130

Số dư cuối kỳ...130 Lũy kế từ đầu năm...130

Biểu 2.8: (Trích) Sổ cái tài khoản 131...132 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...132 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...132

20/02/2012...132 20/02/2012...132 20/02/2012...132 20/02/2012...132 9.797.673.461...132 5.480.282.127...132

Lũy kế từ đầu năm...132

9.797.673.461...132 Biểu 2.9: (Trích) Sổ cái tài khoản 632...134 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...134 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...134 20/02/2012...134 20/02/2012...134 Chứng từ kế toán sử dụng...135

Để ghi nhận nghiệp vụ thanh toán khoản phải thu khách hàng, kế toán của Công ty sử dụng chứng từ là Giấy báo có của ngân hàng...135

Tài khoản kế toán sử dụng...136

Để kế toán thanh toán khoản phải thu khách hàng, kế toán Công ty sử dụng TK 131 – Phải thu khách hàng, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, chi tiết TK 1121.136 Trình tự kế toán tại Công ty...136 Biểu 2.10: (Trích) Giấy báo có...136

Căn cứ vào giấy báo có, kế toán tiến hành nhập liệu bằng cách truy xuất vào phân hệ Ngân hàng, chọn Nộp tiền vào tài khoản sau đó nhập các số liệu cần thiết như trong giao diện dưới đây...136

...137 Giao diện 2.2: Nộp tiền vào tài khoản...137

Sau khi kế toán quyết định đưa chứng từ vào hạch toán, phầm mềm kế toán tự động cập nhật số liệu lên sổ nhật ký chung (biểu 2.4), sổ chi tiết thanh toán với người mua (biểu 2.6). Căn cứ số liệu từ nhật ký chung, phần mềm tự động cập nhật số liệu vào sổ cái TK 131 (biểu 2.8) và sổ cái TK 112...137

Biểu 2.11: (Trích) Bảng tổng hợp công nợ phải thu...138 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...138

Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...138 BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU...138 Quý I năm 2012...138 Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng...138 Mã KH...138 Tên khách hàng...138 TK...138 Đầu kỳ...138 Phát sinh...138 Lũy kế phát sinh...138 Cuối kỳ...138 Nợ...138 Có...138 Nợ...138 Có...138 Nợ...138 Có...138 Nợ...138 Có...138 …...138 …...138 ...138 …...138 …...138 …...138 ...138 …...138 …...138 …...138 ...138 BHN...138 Tổng công ty Bia rượu NGK Hà Nội...138

131...138 -...138 457.129.200...138 …...138 …...138 …...138 …...138 …...138 …...138 …...138 …...138 …...138 …...138 …...138 Tổng cộng...139 3.680.357.764...139 9.797.673.461...139 9.797.673.461...139 5.480.282.127...139 Người lập biểu...139 (Ký, họ tên)...139 Nguyễn Thị Thu Hà...139 Kế toán trưởng...139 (Ký, họ tên)...139 Vũ Thị Hương...139 Ngày 31 tháng 3 năm 2012...139 Giám đốc...139 (Ký, họ tên, đóng dấu)...139 Lê Hoàng...139 Biểu 2.12: (Trích) Biên bản đối chiếu & xác nhận công nợ...140 Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...140 Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...140

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU & XÁC NHẬN CÔNG NỢ...140 Bên bán: Công ty Cổ phần Nhựa Thăng Long...140 Địa chỉ: Số 360, Đường Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội...140 Mã số thuế: 0101619653...140 Bên mua:...140 Mã khách hàng...140 BHN...140 Khách hàng...140 Tổng Công ty Bia rượu NGK Hà Nội...140 Địa chỉ...140 Số 183, Hoàng Hoa Thám, Ba Đình, Hà Nội...140 Số ĐT...140 Thời điểm xác nhận: từ 01/01/2012 đến 31/03/2012...140 Các nội dung đối chiếu...140 1. Công nợ tồn đầu kỳ...140 0...140 2. Phát sinh tăng trong kỳ (2=2.1+2.2)...140 876.164.300...140 - Trong đó...140 2.1. Phải thu từ bán hàng...140 876.164.300...140 2.2. Phải thu khác...140 3. Phát sinh giảm trong kỳ (3=3.1+3.2)...140 419.035.100...140 3.1. Thanh toán trong kỳ...140 419.035.100...140 3.2. Giảm khác...140 4. Công nợ cuối kỳ (4=1+2-3)...140 5. Phát sinh công nợ lũy kế năm...140 876.164.300...140 6. Công nợ quá hạn thanh toán...140 419.035.100...140

Số tiền công nợ cuối kỳ viết bằng chữ:...141 Bốn trăn mười chính triệu không trăm ba lăm nghìn một trăm đồng chẵn.141 Trân trọng cảm ơn!...141 Xác nhận của khách hàng...141 (Ký, họ tên)...141 Phòng kinh doanh...141 (Ký, họ tên)...141 Kế toán trưởng...141 (Ký, họ tên)...141 Kế toán công nợ...141 (Ký, họ tên)...141

Hiện tại Công ty không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Thực hiện thống kê các khoản nợ quá hạn phải thu có được bảng sau:...141

Trong bảng trên, ta thấy Công ty có các khoản phải thu quá hạn trên 6 tháng nhưng Công ty không tiến hành trính lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối kỳ kế toán năm là sai so với quy định...142

Về hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ ban đầu của công ty được tổ chức hợp lý, khoa học; đã vận dụng tương đối đầy đủ hệ thống chứng từ mà Bộ tài chính ban hành. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có những căn cứ rõ ràng và chính xác. Việc phân loại chứng từ được thực hiện một cách nghiêm chỉnh. Các chứng từ đưa đến phòng kế toán đều được phân loại theo từng phần hành kế toán và đưa cho kế toán phụ trách phần hành đó. Trước khi tiến hành hạch toán, các chứng từ đều được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của chứng từ. ...143 Thứ hai: Kế toán bán hàng và phải thu khách hàng vẫn còn một số hạn chế145 Sử dụng tài khoản chi tiết ghi nhận doanh thu bán hàng chưa chính xác...146

Hiện tại kế toán của Công ty sử dụng TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa để ghi nhận doanh thu bán hàng cho tất cả các sản phẩm bán ra. Tuy nhiên hàng bán ra của Công ty bao gồm ba loại chính: Một là thành phẩm do Công ty sản xuất, hai là nguyên vật liệu do Công ty mua về với mục đích sản xuất nhưng sau đó lại bán cho công ty khác và thứ ba là sản phẩm nhận gia công cho khách hàng. Việc ghi nhận

doanh thu bán hàng đối với ba loại sản phẩm khác nhau vào cùng một tài khoản chi tiết là chưa chính xác...146

Hạch toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay không đúng với quy định....146

Các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay chủ yếu phát sinh khi có khách hàng mua lẻ các sản phẩm can, thùng nhựa. Cách thức hạch toán của kế toán Công ty đối với nghiệp vụ này có phần rườm rà và không đúng so với quy định. Theo quy định thì các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay sẽ không được hạch toán vào TK 131 – Phải thu khách hàng. Tại Công ty, để hạch toán nghiệp vụ này, kế toán hạch toán giống với nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền, có nghĩa là ghi Nợ TK 131. Sau đó kế toán tiến hành viết phiếu thu, ghi có vào TK 131. Việc này làm cho công việc của kế toán nhiều lên, giảm hiệu quả hoạt động...146

Thời gian phát hành hóa đơn phí gia công thường chậm so với quy định..146

Như đã trình bày ở trên, đối với hoạt động bán hàng nhận gia công, việc xuất kho hàng gửi cho khách diễn ra thường xuyên nhưng hóa đơn hàng bán chỉ xuất một lần vào ngày 22 hàng tháng. Tuy nhiện, thực tế các hóa đơn này thường chậm trễ so với quy định. Nguyên nhân chủ yếu là do công tác đối chiếu giữa thủ kho và kế toán VTTP chưa được thực hiện nghiêm chỉnh dẫn đến thời hạn lập báo cáo hàng đã xuất cho khách bị chậm trễ kiến cho công tác phát hành hóa đơn chậm trễ theo. Việc đối chiếu chỉ được thực hiện một lần khi gần đến ngày phải lập báo cáo tức là gần ngày 20 hàng tháng. Vì phải kiêm thêm kế toán thuế nên vào thời gian này kế toán VTTP phải tiến hành lên tờ khai thuế và các bảng kê để gửi cơ quan thuế nên không có đủ thời gian để đối chiếu với thủ kho khiến cho hoạt động phát hành hóa đơn bị chậm trễ...146

Việc phản ánh giá vốn đối với hoạt động nhận gia công chưa chính xác. .147

Như đã trình bày ở trên, viếc xuất hàng nhận gia công gửi cho khách diễn ra thường xuyên, nên khi xuất hàng, kế toán chỉ ghi phiếu xuất kho gửi kèm với hàng cho khách hàng. Việc viết hóa đơn, ghi nhận doanh thu chỉ được thực hiện định kỳ vào ngày 22 hàng tháng. Khi viết phiếu xuất, kế toán đã ghi Nợ TK 632 và Có TK 155. Về mặt giá trị, do tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ nên khi viết phiếu xuất, giá trị xuất được mặt định bằng 0 và do giá trị bằng 0 nên bút toán này chưa được cập nhật vào các sổ kế toán có liên quan. Tính đến trước thời điểm kế toán thực hiện tính giá xuất kho thì việc hạch toán này có thể chấp nhận được vì

thực tế bút toán chưa được phản ánh vào các sổ kế toán. Tuy nhiên, khi kế toán tiến hành tính giá xuất kho thì đơn giá nhập được cập nhật vào các chứng từ và bút toán trên được phản ánh vào các sổ kế toán có liên quan. Như vậy một thực tế là, thứ nhất, doanh thu của đơn vị chỉ được ghi nhận vào khoảng ngày 22 của tháng nhưng giá vốn tương ứng với doanh thu đó đã được ghi nhận từ trước đó. Thứ hai, giá trị của các phiếu xuất kho từ ngày 22 trở về sau đến hết tháng được phản ánh vào giá vốn của tháng này nhưng doanh thu tương ứng với nó lại được ghi nhận vào tháng