2. Tổ chức công tác kế toán
2.3.2. Kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất,kinh doanh dở dang hay nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Đối với công ty cổ phần Viễn Đông hàng tồn kho chủ yếu vật liệu và thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động. Do đó công ty luôn đảm bảo mua, dự trữ hàng hóa hợp lý cả về số lượng và giá trị, đảm bảo chất lượng và kết cấu hàng hóa; tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản để kinh doanh có lãi. Hiểu rõ được tầm quan trọng của hàng tồn kho, kế toán tại đơn vị luôn ghi chép đầy đủ, kịp thời số liệu và tình hình luân chuyển của vật tư, hàng hóa cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng giá vốn vật tư xuất kho và giá vốn hàng tiêu thụ cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
Quy trình luôn chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trong phần hành kế toán hàng tồn kho tại công ty chủ yếu là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư thành phẩm, bảng kê mua hàng. Phần hành kế toán kế toán hàng tồn kho gồm nghiệp vụ nhập kho và xuất kho.
Quy trình luôn chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ nhập kho (hình dưới)
Đối với nghiệp vụ xuất kho thì quy trình luôn chuyển chứng từ cũng tương tự. Một điểm khác biệt nhỏ là không cần lập biên bản kiểm nhận mà sau khi có đơn xin xuất vật tư kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt lệnh xuất thì thủ kho sẽ xuất hàng.
Công việc luân chuyển Bộ phận luân chuyển
Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho vật tư
Đề nghị nhập Lập biên bản kiểm nhận vật tư Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Nhập hàng Ghi sổ Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng vật tư Thủ kho Kế toán vật tư
Tổ chức sổ sách kế toán hàng tồn kho
Sổ sách phần hành kế toán hàng tồn kho gồm: sổ chi tiết vật tư hàng hóa, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sổ cai tài khoản 152, 156.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ: phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, 156 Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối Số phát sinh