2. Tổ chức công tác kế toán
2.3.5. Kế toán bán hàng và phải thu khách hàng
Bán hàng là việc chuyển sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ, doanh nghiệp thu được tiền hay được quyền thu tiền. Đó là quá rình vận động vốn của kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng iền và hình thành kết quả.
Chứng từ: Hoá đơn mua hàng Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 331 Sổ, thẻ kế toán chi tiết phải trả nhà cung cấp Bảng tổng hợp chi tiết phải trả nhà cung cấp Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
Tại công ty Cổ phần Viễn Đông luôn ghi chép đầy đủ, kịp thời hàng háo bán ra, tính toán đúng đắn giá trị vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và xác định đúng đắn kết quả bán hàng. Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận phân phối lợi nhuận và làm nghĩa vụ với Nhà nước. Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng xác đinh kết quả và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp
Quy trình luân chuyển chứng từ
Công việc luân chuyển Bộ phận luân chuyển
Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ
Đề nghị mua hàng Người mua Lập hoá đơn bán hàng doanh tổng hợpPhòng kinh Ký hoá đơn bán hàng Kế toán trưởng
Viết phiếu thu Kế toán bán
hàng
Thu tiền Thủ quỹ
Xuất hàng Thủ kho
Ghi sổ Kế toán hàng
tồn kho
Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì không có bước viết phiếu thu tiền của kế toán bán hàng và thu tiền của thủ quỹ.
Tổ chức sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng và phải trả nhà cung cấp
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ: Hoá đơn mua hàng Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131 Sổ, thẻ kế toán chi tiết
phải thu khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết Phải thu khách hàng Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối Số phát sinh
III.Đánh giá chung về tổ chức kế toán tại công ty
Khi nền kinh tế bước vào thời kỳ hội nhập, tạo ra nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn do sự cạnh tranh khốc liệt của kinh tế thị trường. Là một doanh nghiệp trẻ nhưng công ty Cổ phần Viễn Đông không chỉ không chỉ đứng vững mà ngày càng mở rộng và phát triển. Đó là sự nỗ lực của cán bộ nhân viên trong công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng. Được sự quan tâm đặc biệt của Ban giám đốc công ty, phòng kế toán luôn tổ chức tốt công tác kế toán đảm bảo yêu cầu và nhiệm vụ, cũng như chấp hành tốt chế độ kế toán nói riêng và Luật pháp nói chung. Sau đây là một số ưu, nhược điểm trong tổ chức kế toán tại công ty:
Ưu điểm: Tổ chức kế toán tại công ty tinh gọn và hiệu quả, lao động kế toán tại được phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo sự độc lập tương đối trong việc thực hiện các nhiệm vụ. Kế toán theo hình thức tập trung nên giải quyết các công việc nhanh chóng, chính xác. Hơn nữa cán bộ nhân viên trong phòng kế toán đều là những cán bộ trẻ giàu nhiệt huyết, hăng say trong công việc, tiếp thu nhanh chóng những tiến bộ khoa học kỹ thuật và nhạy bén với những biến động của thị trường.
Trong điều kiện còn hạn chế về kinh phí nhưng kế toán tại công ty đã có những ứng dụng nhất định khi tổ chức kế toán trên Excel, tuy vẫn chỉ là hình thức kế toán thủ công nhưng đó là bước đầu cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán. Từ đó hạn chế những sai sót cơ học trong tính toán. Công tác kế toán của công ty luôn tuân thủ chặt chẽ chế độ kế toán, từ năm 2006 trở về trước kế toán tại công ty thực hiện theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, và theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính kể từ năm 2007 trở đi. Do vậy chứng từ kế toán tại công ty luôn đảm báo đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định; việc sắp xếp chứng từ khoa học theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng, dựa theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định. Việc áp dụng hinh thức chứng từ ghi sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh thương mại của công ty;sổ kế toán được dùng tại công ty Cổ phần Viễn Đông dùng để ghi chép, hệ thống, lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh; sổ sách kế toán này phản ánh kịp thời,
rõ ràng, đầy đủ theo nội dung sổ, chính xác và trung thực với chứng từ; các nghiệp vụ được vào sổ theo đúng trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ tài chính và được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ; việc khóa sổ kế toán được thực hiện vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính; do công tác hạch toán kế toán vẫn mang tính chất thủ công nên không tránh khỏi những sai sót, nên việc sửa chữa sổ sách kế toán theo một trong ba phương pháp tùy thuộc vào thời điểm phát hiện các sai sót đó.
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành dựa trên những số liệu từ sổ sách, chứng từ kế toán và theo đúng thẩm quyền; lập báo cáo tài chính được lập vào cuối kỳ kế toán năm đúng với nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán (trong những năm vừa qua báo cáo tài chính của công ty được lập thống nhất theo quyết định số 167 – TC/QĐ/CĐKT ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính); hàng năm báo cáo tài chính được nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng thời hạn; nội dung báo cáo tài chính luôn phản ánh công khai tình hình tài sản, nợ phải trả , vốn chủ sở hữu, kết quả kinh doanh…
Nhược điểm: Tuy có nhiều ưu điểm, nhưng công tác tổ chức kế toán tại công ty Cổ
phần Viễn Đông cũng không tránh khỏi những khuyết điểm. Việc cập nhật chế độ kế toán mới chưa kịp thời ảnh hưởng lớn đến việc hạch toán và ra các thông tin kế toán thích hợp, công việc kế toán còn thủ công nên thông tin đôi lúc chưa kịp thời ảnh hưởng lớn đến việc ra quyết định kinh tế, một số chứng từ xuất ra nhưng chưa có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì việc chiếm dụng vốn và bị chiêm dụng vốn với số lượng lớn và diễn ra thường xuyên. Thế nhưng tại công ty vẫn không lập dự phòng phải thu khó đòi điều này ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính khi các khách hàng đang nợ không có khả năng thanh toán hoặc phá sản.
Việc phân loại giữa thành phẩm và hàng hóa chưa tốt. Đối với mặt hàng xe máy, công ty trực tiếp mua nguyên vật liệu (các thiết bị, phụ tùng) sau đó thuê ngoài việc lắp giáp và đưa về nhập kho thành phẩm, số lượng sản phẩm này lẽ ra phải hạch toán vào tài khoản 155 – Thành phẩm, nhưng công ty lại hạch toán toàn bộ vào tài khoản 156 – Hàng hóa.
Như đã nói ở trên, do không cập nhật kịp thời các chế độ kế toán ban hành nên trong công ty vẫn còn sử dụng tài khoản doanh thu hoạt động tài chính – 711 và tài khoản chi phí hoạt động tài chính – 811.
Công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Cổ phần Viễn Đông đã có những mặt mạnh và còn có những mặt hạn chế. Nhưng với sức trẻ và chiến lược kinh doanh phù hợp không những phòng kế toán mà toàn bộ hệ thống tổ chức bộ máy của công ty sẽ ngày càng hoàn thiện về mọi mặt để hoạt động có hiệu quả hơn nữa.
Kết luận
Thực tập đối với mỗi sinh viên là điều hêt sức cần thiết, bởi qua đó sinh viên thấy được sự vận dụng cụ thể những kiến thức đã học vào thực tế. Thời gian thực tập vừa qua tại công ty đã trang bị cho em thêm không chỉ là những kiến thức kế toán mà còn trang bổ sung thêm những kiến thức về tổ chức bộ máy quản lý nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng, khả năng tiếp thị, bán hàng… Tuy là một doanh nghiệp trẻ, nhưng do có chiến lược kinh doanh cụ thể, nắm bắt nhu cầu của thị trường, công ty Cổ phần Viễn Đông không ngừng lớn mạnh. Mặc dù tập chung chủ yếu ở lĩnh vực kinh doanh xe máy, nhưng công ty thường xuyên phân tích nhu cầu và biến động thị trường để có những chiến lược kinh doanh phù hợp. Do đó kết quả kinh doanh của công ty luôn có lãi, đây là những tiền đề tốt để công ty Cổ phần Viễn Đông tiếp tục phát triển và không ngừng mở rộng thị trường kinh doanh mà còn mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh khác.
Công tác kế toán tại công ty luôn được chú trọng và tuân thủ các chuẩn mực, chế độ kế toán và Luật pháp của Nhà nước. Như hầu hết các doanh nghiệp của Việt Nam, từ năm 2006 trở về trước công tác tổ chức hạch toán kế toán theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, và theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính từ năm 2007 trở đi.
Những chính sách kế toán chung được áp dụng dựa vào đặc điểm kinh doanh của doanh của công ty nên về cơ bản là hợp lý. Bộ máy tổ chức theo cơ chế tập trung đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp vối laọi hình kinh doanh của công ty. Tuy nhiên công tác kế toán tại công ty còn có những điểm hạn chế nhất định.
Việc Việt Nam ra nhập WTO tạo ra những vận hội mới, thách thức mới. Để tranh thủ được những thuận lợi khi nước ta mở cửa, công ty Cổ phần viễn Đông đang tiếp tục hoàn thiện bộ máy quản lý, hạn chế những khuyết điểm để phát triển và lớn mạnh không ngừng.
Phụ lục 1- Hệ thống tài khoản kế toán
Số Số
hiệu
TấN TÀI KHOẢN GHI CHÚ
TT 4 5
LOẠI TK 1
TÀI SẢN LƯU ĐỘNG &ĐẦU TƯ NGẮN HẠN
01 111 Tiền mặt
02 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo
ngõn hàng
04 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
Cổ phiếu
Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu
05 128 Đầu tư ngắn hạn khác
Tiền gửi có kỳ hạn Đầu tư ngắn hạn khác
06 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo
khách hàng
08 133 Thuế GTGT được khấu trừ
10 138 Phải thu khác
Tài sản thiếu chờ xử lý Phải thu khác
12 141 Tạm ứng Chi tiết theo
đối tượng
13 142 Chi phí trả trước ngắn hạn
14 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
15 151 Hàng mua đang đi đường
16 152 Nguyên liệu, vật liệu
20 156 Hàng hóa
23 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
LOẠI TK 2
TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ DÀI HẠN
25 211 Tài sản cố định hữu hình
28 214 Hao mòn tài sản cố định
31 222 Vốn góp liên doanh
33 228 Đầu tư dài hạn khác
36 242 Chi phí trả trước dài hạn
LOẠI TK 3
NỢ PHẢI TRẢ
40 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
41 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo
đối tượng
42 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
43 334 Phải trả người lao động 47 338 Phải trả, phải nộp khác
Tài sản thừa chờ giải quyết Kinh phí công đoàn
Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế
48 341 Vay dài hạn
LOẠI TK 4
VỐN CHỦ SỞ HỮU
55 411 Nguồn vốn kinh doanh
62 421 Lợi nhuận chưa phân phối
LOẠI TK 5
DOANH THU
67 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
70 521 Chiết khấu thương mại
71 531 Hàng bán bị trả lại
72 532 Giảm giá hàng bán
LOẠI TK 6
CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 74 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
75 622 Chi phí nhân công trực tiếp
79 632 Giá vốn hàng bán
81 641 Chi phí bán hàng
82 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
LOẠI TK 7
THU NHẬP KHÁC
83 711 Thu nhập hoạt động tài chớnh
LOẠI TK 8
CHI PHÍ KHÁC 84 811 Chi phí hoạt động tài chớnh
LOẠI TK 9
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
Phụ lục 2 – Báo cáo kế toán
CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN ĐÔNG Mẫu sè B01/DN
Địa chỉ: Phòng 414, Nơ 9A, Khu đô thị bán đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội
Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ - BTC ngày25/10/2000, bổ sung theo Thông t 25/10/2000, bæ sung theo Th«ng t 89/2002/TT-
BTCngày 09/10/2002 và Thông t ngµy 09/10/2002 vµ Th«ng t sè 105/2003/TT-
BTCngày 04/11/2003 của Bộ tr ngµy 04/11/2003 cña Bé trởng Bộ Tài chính
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Tại ngày tháng năm
Đơn vị tính: VNĐ
TÀI SẢN MÃSỐSè 31/12/N+1 31/12/N
A. TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VÀ ĐẦU TƯ NGẮN
HẠN 100
I. Tiền 110
1. Tiền mặt tại quỹ 111
2. Tiền gửi ngân hàng 112
II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120
1. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 2. Đầu tư ngắn hạn khác 128
III. Các khoản phải thu 130
1. Phải thu của khách hàng 131
2. Trả trước cho ngời bán 132 3. Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ 133
5. Phải thu khác 139
IV. Hàng tồn kho 140
1. Nguyên vật liệu 142
2. Công cụ dụng cụ trong kho 143 3. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 144
4. Thành phẩm tồn kho 145
5. Hàng hoá tồn kho 146
6. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 149
V. Tài sản lưu động khác 150
1. Tạm ứng 151
2. Chi phí trả trước 152
3. Chi phí chê kết chuyển 153
4. Tài sản thiếu chờ xử lý 154
5. Thế chấp ký quỹ ký cược 155
B. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, ĐẦU TƯ DÀI HẠN 200 I. Tài sản cố định 210
- Nguyên giá 212 - Giá trị hao mòn luỹ kế 213
2. Tài sản cố định vô hình 217
- Nguyên giá 218
- Giá trị hao mòn luỹ kế 219
II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 220
1. Đầu tư chứng khoán dài hạn 221
2. Góp vốn liên doanh 222 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 250 NGUỒN VỐN A. NỢ PHẢI TRẢ 300 I. Nợ ngắn hạn 310 1. Vay ngắn hạn 311 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 312
3. Phải trả cho người bán 313
4. Ngời mua trả tiền trước 314 5. Thuế và các khoản phải nép Nhà nước 315
6. Phải trả công nhân viên 316
7. Các khoản phải trả phải nép khác 318
II. Nợ dài hạn 320
1. Vay dài hạn 321
III. Nợ khác 330
B. NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 400 I. Nguồn vốn, quỹ 410
1. Nguồn vốn kinh doanh 411
2. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 413
3. Quỹ dự phòng tài chính 414
4. Lợi nhuận chưa phân phối 415
II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 420 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 430
Hà nội, ngày tháng năm
CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN ĐÔNG Mẫu sè B01/DN
Địa chỉ: Phòng 414, Nơ 9A, Khu đô thị bán Ban hành theo QĐ số 167-TC/QĐ/CĐ/KT
đảo Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
Năm
PHẦN I - LÃI, LỖ Đơn vị tính: VNĐ